Трудовая книжка – один из самых важных документов в трудовой истории работника. В России она существует в разных «образцах» (форматах), которые менялись в течение десятилетий. В статье мы разберём, какие именно старые трудовые книжки считаются действительными, как долго они могут храниться, какие требования предъявляются к копиям и как банки оценивают их срок действия.
История образцов трудовых книжек
- 1938 год – первый официальный образец, утверждённый постановлением Совмин СССР.
- 1973 год – новый образец, утверждённый Постановлением Совмин СССР от N 656. Введён в действие в 1975 году.
- 2003 год – последний «старый» образец, который оставался в силе до 1 января 2023 года.
- 2004 год – обновлённый образец, который начал действовать с 1 января 2004 года. Он был заменён новым форматом в 2023 году.
- 2023 год – введён новый образец трудовой книжки, действующий до 1 сентября 2027 года.
Что считается «действительной» старой трудовой книжкой?
В настоящее время в России действительными считаются только те трудовые книжки старого образца, которые были выданы работникам до 01 января 2004 года. Они не требуют переоформления на новый образец и могут использоваться без ограничения срока.
С 1 января 2023 года в работе применяются бланки нового образца. Однако собственные бланки и вкладыши старого образца, находящиеся у работодателя, остаются действительными и могут использоваться в процессе оформления трудовых записей.
Срок хранения трудовой книжки
Ранее срок хранения трудовой книжки составлял 75 лет, но с учётом изменений в законодательстве он был сокращён до 50 лет. Это правило применимо к старым трудовым книжкам, выданным до 01 января 2004 года.
Если трудовая книжка была выдана до 01 января 2004 года, то её срок хранения составляет 50 лет. Например, если вы получили книжку в 1973 году, то она будет храниться до 2023 года.
Копии трудовой книжки и их срок действия
Копия трудовой книжки – это ксерокопия оригинала, которую обычно выдаёт банк при открытии счёта, оформлении кредита и т.д. Срок действия копии определяется не законодательством, а внутренними правилами банков.
- Обычно банки ограничивают срок действия копии одним месяцем после даты её заверения.
- В некоторых случаях срок может быть сокращён до двух недель, а иногда даже до трёх дней.
- Поэтому важно внимательно следить за датой заверения копии и своевременно обновлять её.
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки
Если трудовая книжка потеряна, украдена или повреждена, работник имеет право подать заявление о выдаче дубликата. Согласно новому Порядку, запись о выдаче дубликата не заверяется личной подписью работника при увольнении.
При подаче заявления менее чем за три рабочих дня до увольнения, копия трудовой книжки должна быть выдана не позднее дня увольнения (п. 35 Порядка).
Электронный формат трудовой книжки
С 31 декабря 2020 года для новых сотрудников бумажные трудовые книжки не оформляются. Все сведения хранятся в электронном виде. Это упрощает процесс проверки трудовой истории и позволяет избежать потери бумажного документа.
Штрафы за отсутствие трудовой книжки
В 2026 году было зафиксировано, что работники, не имеющие трудовой книжки, могут быть оштрафованы до 1000 рублей или даже подвергнуты тюремному заключению до полугода. Поэтому важно сохранять и правильно хранить этот документ.
Практические рекомендации
- Проверьте образец – убедитесь, что ваша трудовая книжка относится к старому образцу (1938, 1973, 2003). Если она выдана после 01 января 2004 года, она уже не считается «старой»;
- Сохраняйте оригинал – храните его в надёжном месте, защищённом от влаги и огня.
- Регулярно обновляйте копии – если вы открываете счёт в банке, убедитесь, что копия заверена не более одного месяца назад.
- Подавайте заявление о дубликате – если потеряли книжку, сделайте заявление в течение 3 рабочих дней до увольнения.
- Переходите на электронный формат – если вы впервые устраиваетесь на работу после 31 декабря 2020 года, убедитесь, что ваши данные хранятся в электронном виде.
Старые трудовые книжки остаются действительными, если они были выданы до 01 января 2004 года. Их срок хранения составляет 50 лет, а копии, используемые банками, действительны только в течение ограниченного периода, обычно одного месяца. Следуя рекомендациям, вы сможете избежать штрафов и проблем с работодателем или банком.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуется обратиться к юристу или в отдел кадров вашей организации.