Вопрос о необходимости проставления печати в трудовой книжке индивидуальным предпринимателем (ИП), один из самых частых как у начинающих, так и у опытных работодателей. Связано это с тем, что законодательство в сфере кадрового делопроизводства претерпело значительные изменения, и правила, которые были актуальны десятилетие назад, сегодня уже не действуют. В этой статье мы подробно разберем, обязан ли ИП иметь печать, нужно ли ей заверять записи в трудовых книжках наемных работников, и как действовать, если печати нет.
Обязан ли ИП иметь печать?
Для начала важно прояснить статус самой печати у индивидуального предпринимателя. По действующему законодательству Российской Федерации ИП не обязан изготавливать и использовать печать. В нормативно-правовых актах прямо не указано, что в трудовых договорах, приказах или трудовых книжках в обязательном порядке должны присутствовать печати юридических лиц или ИП.
Предприниматель имеет полное право вести свою деятельность без печати. В деловом обороте ее наличие или отсутствие, это исключительно личный выбор бизнесмена. Если ИП работает без штампа, никто не вправе оштрафовать его за это.
Что говорит закон о записях в трудовой книжке?
Главным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н. Согласно этому нормативному акту:
- В бумажной трудовой книжке предусмотрено специальное место для печати работодателя.
- Однако, если у организации или ИП печатей нет (в т.ч. печатей кадровой службы), то записи в трудовой книжке печатью не заверяются.
- В таком случае подлинность записей заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Таким образом, отсутствие печати в трудовой книжке сотрудника не является нарушением, если ИП работает без нее. Штрафные санкции за это не предусмотрены.
Если печать у ИП есть
Несмотря на то, что печать не обязательна, многие предприниматели все же заказывают ее для удобства работы с контрагентами, банками или по привычке. Если компания имеет собственную печать, наличие которой может быть отражено в уставе или внутренних документах, однозначно применяйте её для подтверждения подлинности записей в трудовой книжке.
В 2026 году актуально правило: заверить печатью запись об увольнении в трудовой книжке должен каждый работодатель, то есть и ИП с наемными работниками, если у него есть штамп. Печать ставится на ьном листе при первичном оформлении книжки, а также при увольнении работника (после записи об увольнении).
Нужно ли писать «Б/П» (без печати)?
Среди кадровиков долгое время велся спор: если ИП работает без печати, нужно ли в специально отведенном для нее месте (на ьном листе или после записи об увольнении) ставить отметку «Б/П» (без печати) или аналогичную?
Законодательство не требует проставления подобных отметок. Приказ Минтруда № 320н говорит лишь о том, что при отсутствии печати записи заверяются подписью. Поэтому писать «Б/П» не обязательно, хотя и не запрещено. Это остается на усмотрение работодателя. Достаточно просто поставить подпись ИП или ответственного лица.
Важные нюансы и частные случаи
Трудовая книжка самого ИП
Часто предприниматели задаются вопросом: нужно ли вносить запись о своей деятельности в свою собственную трудовую книжку? Ответ однозначный: нет. Индивидуальному предпринимателю не следует вносить в свою трудовую книжку запись о деятельности в качестве ИП. К такому выводу пришли специалисты Минтруда. Трудовой стаж для назначения пенсии в качестве ИП подтверждается иными документами (выписками из ЕГРИП, квитанциями об уплате страховых взносов).
Подтверждение стажа без печати
Иногда работники, уволенные от ИП без печати, сталкиваются с проблемами при подтверждении стажа в Социальном фонде или у новых работодателей. Чтобы избежать сложностей:
- Справка от ИП. При увольнении сотруднику можно выдать справку, подтверждающую работу у данного предпринимателя, заверенную подписью ИП.
- Письмо об отсутствии печати. ИП может заранее подготовить официальное письмо (уведомление) о том, что он работает без печати. Этот документ можно выдавать сотрудникам вместе с трудовой книжкой при увольнении.
- Нотариальное заверение. В редких случаях, если иного выхода нет, при отсутствии печати у ИП можно заверить копию трудовой книжки у нотариуса. Для этого предоставляется свидетельство о регистрации ИП, трудовой договор и сама книжка.
Электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки. Если работник перешел на электронный формат, вопрос о печати отпадает сам собой, так как данные передаются в Социальный фонд напрямую (ЕФС-1). Однако, если вы используете бумажные трудовые книжки, необходимо соблюдать описанные выше правила.
Резюме
- ИП имеет законное право работать без печати.
- Отсутствие печати в трудовой книжке работника не является нарушением трудового законодательства.
- Если печати нет, записи заверяются только подписью ИП или ответственного лица.
- Ставить аббревиатуру «Б/П» в трудовой книжке не обязательно.
- ИП не вносит записи о своей предпринимательской деятельности в свою личную трудовую книжку.
- Если печать есть, ее необходимо ставить на ьном листе и при увольнении сотрудника.
Соблюдение этих простых правил позволит индивидуальному предпринимателю вести кадровое делопроизводство грамотно и в строгом соответствии с актуальными нормами закона на 2026 год.