Обновлено: 22 мая 2026 года

Правовые основы ведения трудовых книжек в 2026 году

Электронные трудовые книжки: новый стандарт

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон №439-ФЗ, который внёс изменения в Трудовой кодекс РФ. Согласно этому закону:

• Все основные сведения о трудовой деятельности работника формируются работодателем в электронном виде;
• Информация передаётся для хранения в Пенсионный фонд России (ПФР), который теперь называется Социальный фонд России (СФР);
• Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР.

Важно понимать, что понятия «электронная трудовая книжка» как отдельного документа не существует. Это не копия бумажной версии, а электронная база данных, где хранится информация о трудовом стаже работника.

Бумажные трудовые книжки: сохранение традиций

Несмотря на переход к электронному формату, бумажные трудовые книжки не отменены полностью. Работодатель обязан:

• Вести бумажную трудовую книжку для сотрудников, у которых она была оформлена до 2021 года;
• Принимать и правильно заполнять существующие бумажные трудовые книжки;
• Оформлять новую бумажную трудовую книжку только в случае её утраты, повреждения или по письменному заявлению работника (часть 5 статьи 65 ТК РФ).

При этом уничтожать старые бланки 2003 года не требуется. Работодатели могут продолжать использовать их до полного расходования.

Обязан ли работодатель оплачивать трудовую книжку?

Исключения из правил

Есть ситуации, когда работодатель может взять на себя расходы по приобретению трудовой книжки:

• Корпоративная политика компании. Некоторые работодатели, особенно крупные корпорации, могут компенсировать стоимость трудовой книжки в рамках социального пакета;
• Трудовой договор. Если в трудовом договоре или коллективном соглашении прописана обязанность работодателя оплачивать стоимость трудовой книжки;
• Служебная необходимость. В некоторых случаях, если работодатель требует от сотрудника предоставить трудовую книжку в короткие сроки и не может ждать, пока работник её приобретёт, он может компенсировать расходы.

Что делать, если работодатель отказывается заполнять трудовую книжку?

Если работодатель не ведёт или отказывается заполнять трудовую книжку, работник может:

1. Написать письменное заявление на имя работодателя с требованием заполнить трудовую книжку;
2. Обратиться в инспекцию по труду или прокуратуру;
3. Подать жалобу в суд на основании статьи 66 ТК РФ;
4. Потребовать возмещения материального ущерба, если отсутствие записей в трудовой книжке привело к проблемам с трудоустройством или начислением пенсии.

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовых книжек

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административная ответственность: по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства), штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц;
• Материальная ответственность: если задержка выдачи трудовой книжки при увольнении привела к потере заработка, работодатель обязан его возместить (статья 234 ТК РФ);
• Уголовная ответственность: в случае грубых нарушений, повлёкших тяжкие последствия для работника.

Практические советы для работников и работодателей

Для работников:

• Проверяйте правильность внесённых записей в трудовую книжку не реже 1 раза в год;
• Своевременно сообщайте об ошибках работодателю;
• Если трудовая книжка утеряна, сразу пишите заявление о её восстановлении;
• Получайте выписки из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг;
• Не отказывайтесь от электронной трудовой книжки — она удобнее и надёжнее.

Для работодателей:

• Следите за изменениями в законодательстве — с 2020 года приоритет за электронными трудовыми книжками;
• Своевременно вносите записи в трудовую книжку (не позднее 7 дней с момента издания приказа);
• Выдавайте трудовую книжку при увольнении в последний рабочий день;
• Храните бумажные трудовые книжки в надёжном месте (сейф, архив);
• Информируйте сотрудников о возможности перехода на электронную трудовую книжку;
• При оформлении новой трудовой книжки по заявлению работника, не требуйте с него оплаты — это его обязанность.

Таким образом, работодатель не обязан оплачивать стоимость трудовой книжки. Это личная обязанность работника, если у него нет действующей трудовой книжки. Работодатель лишь ведёт и заполняет документ, но не несёт расходы на его приобретение.

С переходом на электронные трудовые книжки ситуация упрощается — теперь вся информация хранится в базе данных СФР, и работнику не нужно беспокоиться о сохранности бумажного документа. Однако, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан её правильно оформлять и хранить.

Если у вас возникли спорные ситуации с работодателем по поводу трудовой книжки, рекомендуется обратиться за консультацией к профсоюзному представителю, в трудовую инспекцию или к квалифицированному юристу по трудовому праву.

*Информация актуальна на май 2026 года. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется уточнять положения трудового законодательства на официальных сайтах: КонсультантПлюс, Гарант, Роструд.