Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы сотрудника. С ее помощью можно подтвердить периоды работы для назначения пенсии или социальных выплат. Однако с переходом на электронные форматы и изменением законодательства у многих кадровиков и руководителей возникает вопрос: обязан ли работодатель проверять трудовую книжку при приеме на работу? Давайте разберемся в этом подробно.
Что говорит законодательство о проверке трудовой книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан проверять трудовую книжку при приеме на работу. Это не просто право, а прямая обязанность кадрового специалиста или руководителя. Проверка необходима для:
- Подтверждения стажа и опыта работы кандидата;
- Установления причин увольнения с предыдущего места работы;
- Выявления возможных подделок или незаконных записей;
- Определения общего или непрерывного стажа для расчета больничных листов и иных выплат.
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или отсутствует по иной причине, работодатель обязан оформить новую по заявлению сотрудника.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Вся информация в ЭТК хранится в Социальном фонде. В ней отражаются личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также сведения о трудовой деятельности.
В связи с этим работодатели обязаны до 30 июня каждого года уведомлять сотрудников о возможности выбрать бумажную или электронную трудовую книжку, а также информировать об изменениях в законодательстве. При приеме на работу сотрудника с ЭТК, работодатель проверяет данные через систему электронного взаимодействия с Социальным фондом (СФР).
Как правильно проверить бумажную трудовую книжку?
Проверка бумажной трудовой книжки должна быть тщательной и состоять из нескольких этапов:
Внешний осмотр документа
Необходимо убедиться в подлинности бланка. С 2003 года выдаются бланки нового образца, имеющие соответствующие степени защиты. Если документ вызывает подозрения, работодатель имеет право запросить справки с предыдущих мест работы.
Проверка записей и печатей
- Соответствие дат: даты приема и увольнения должны быть логичными, без «провалов» в стаже.
- Читаемость: все записи должны быть четкими, без помарок и исправлений (если они не заверены надлежащим образом).
- Печати и подписи: каждая запись об увольнении должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Проверка соответствия данных
Сведения на титульном листе (ФИО, дата рождения, образование) должны совпадать с данными паспорта и документами об образовании.
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки
Не менее важный аспект — это выдача трудовой книжки при увольнении. Как показывает судебная практика, работодатель несет серьезную ответственность за несвоевременный возврат этого документа сотруднику.
Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки, он обязан возместить работнику неполученный заработок за весь период задержки. Это подтверждается судебными решениями: граждане успешно взыскивают компенсацию с бывших работодателей через суд.
Важно помнить: днем увольнения в случае задержки выдачи трудовой книжки считается день выдачи документа на руки. Работодатель обязан внести в трудовую книжку запись о том, что увольнение аннулировано, и оформить новое увольнение датой фактической выдачи документа.
Работодатель обязан проверять трудовую книжку — будь то бумажный бланк или данные из электронной системы Социального фонда. Эта процедура защищает компанию от приема некомпетентного или недобросовестного сотрудника, а также позволяет корректно рассчитывать стаж. С другой стороны, халатное отношение к хранению и своевременной выдаче документа грозит работодателю финансовыми потерями и судебными разбирательствами.