Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные бланки по-прежнему используются‚ и многие работодатели продолжают их выдавать․ Один из самых частых вопросов у кадровиков и бухгалтеров: обязан ли работодатель удерживать стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша в нее из заработной платы сотрудника? В этой статье мы подробно разберем правовые нюансы‚ порядок действий и типичные ситуации․
Главное правило: только с согласия работника
Согласно действующему трудовому законодательству‚ работодатель не вправе удерживать из заработной платы работника стоимость трудовой книжки или вкладыша без его письменного заявления․ Это строгое правило‚ нарушение которого влечет за собой административную ответственность․
Трудовой кодекс РФ четко регламентирует перечень удержаний из зарплаты․ Удержание стоимости бланка не относится к обязательным (как‚ например‚ НДФЛ или алименты) и не относится к удержаниям по инициативе работодателя (для возврата аванса‚ счетной ошибки и т․д․)․ Следовательно‚ это удержание может производиться исключительно по инициативе самого работника․
Когда стоимость бланка оплачивает работодатель
Существуют ситуации‚ когда работодатель не имеет права требовать от сотрудника возмещения стоимости бланка․ В таких случаях расходы несет предприятие․ К таким ситуациям относятся:
- Неправильное первичное заполнение — если сотрудник кадровой службы испортил бланк при внесении первых записей․
- Порча вследствие небрежного хранения, если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя (например‚ залита водой или утеряна в отделе кадров)․
В этих случаях стоимость испорченных бланков оплачивается за счет средств предприятия․
Когда работник обязан оплатить бланк
Если бланк трудовой книжки или вкладыша был испорчен не по вине работодателя‚ а по вине самого работника‚ либо если сотрудник впервые устраивается на работу и получает новую трудовую книжку‚ стоимость бланка удерживается с работника․
Также удержание стоимости трудовой книжки из доходов сотрудника производится при его увольнении‚ если ранее этот момент не был урегулирован․
Как правильно оформить удержание?
Чтобы процедура удержания была законной‚ необходимо соблюсти следующий алгоритм:
- Уведомление работника, сотруднику сообщают о стоимости выдаваемого бланка (вкладыша)․
- Написание заявления — работник пишет заявление на удержание стоимости трудовой книжки из его зарплаты․ Без этого документа вычесть деньги нельзя․
- Издание приказа — на основании заявления издается приказ (или распоряжение) об удержании․
- Бухгалтерский учет, бухгалтерия производит удержание из заработной платы сотрудника на основании заявления и приказа․
Бухгалтерский учет и налоговые нюансы
Учет трудовых книжек имеет свои особенности‚ о которых должен знать каждый бухгалтер:
- Проводки: Если плата за выдачу бланка трудовой книжки удерживается из зарплаты работника‚ бухгалтер делает соответствующую проводку (Дебет 70 Кредит 73 — удержание из зарплаты стоимости бланка)․
- НДС: Минфин России разъяснил‚ что при удержании из зарплаты работника стоимости трудовой книжки или вкладышей в нее‚ сумма НДС должна быть выделена и учтена соответствующим образом‚ однако реализацией товаров эта операция не признается в классическом смысле․
- Применение ККТ: Также при удержании из зарплаты работника стоимости трудовой книжки или вкладышей в нее не применяется контрольно-кассовая техника (ККТ)․ Это означает‚ что выбивать кассовый чек в данном случае не нужно․
Сколько стоит трудовая книжка?
Работодатель удерживает с работника именно ту сумму‚ за которую сам приобрел бланки․ Государственных тарифов на трудовые книжки нет‚ цены зависят от поставщика․ На текущий момент стоимость 1 бланка трудовой книжки в среднем составляет от 350 до 450 рублей․ Цена может варьироваться в зависимости от региона‚ объема закупки и производителя․
Если работник отказывается писать заявление
Если работник отказывается писать заявление об удержании стоимости бланка из зарплаты‚ работодатель не имеет права производить удержание самостоятельно․ В таком случае работодатель может:
- Предложить работнику внести стоимость бланка наличными деньгами в кассу организации․
- Провести с работником разъяснительную беседу о том‚ что выдача бланка требует компенсации затрат работодателя․
Самовольное удержание стоимости бланка без заявления — это нарушение ст․ 137 ТК РФ‚ которое может стать поводом для жалобы со стороны работника в трудовую инспекцию․
Стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее может удерживаться из заработной платы работника‚ но эта процедура строго регламентирована․ Ключевым документом является письменное заявление работника․ Без него любые удержания незаконны․ Если бланк испорчен по вине работодателя‚ все расходы несет предприятие․ Соблюдение этих простых правил поможет избежать штрафов и трудовых споров․