Вопрос о необходимости ведения трудовых книжек актуален для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения‚ особенности электронного и бумажного формата‚ порядок оформления‚ хранения и выдачи документа‚ а также последствия несоблюдения требований.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 и ст. 66.1 регулируют ведение трудовых книжек (в т.ч. электронных).
- Приказ Минтруда России № 320н от – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
- ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ‑125 «О социальном страховании» – устанавливают обязанность передачи сведений в Социальный фонд РФ (СФР).
Согласно ст. 66 ТК РФ‚ работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если работа у данного работодателя является для работника основной. Эта норма распространяется как на бумажные‚ так и на электронные трудовые книжки.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Из информации‚ предоставленной различными источниками‚ следует‚ что обязанность возникает у:
- Юридических лиц (ООО‚ АО и др.).
- Индивидуальных предпринимателей‚ которые выступают в качестве работодателя и несут ответственность за учёт‚ хранение‚ выдачу и достоверность сведений в трудовых книжках.
Если работник трудоустраивается впервые в жизни‚ компания оформляет ему трудовую книжку в электронном виде и далее отчитывается в СФР обо всех кадровых изменениях (ст. 66.1 ТК РФ).
Электронная и бумажная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Хранится в Социальном фонде РФ; доступ к ней имеют работник‚ работодатель и уполномоченные органы.
- Содержит личные данные (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения) и сведения о трудовой деятельности (приёмы‚ переводы‚ увольнения‚ награды и т.д.).
- Оформление ЭТК осуществляется работодателем при приёме на работу; дальнейшее ведение – передача сведений в СФР в электронном виде.
- Если у нового сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ он может:
- попросить вести параллельно бумажную и электронную книжки;
- полностью отказаться от бумажной в пользу электронной.
Бумажная трудовая книжка
- Оформляется на бланке‚ утверждённом Приказом Минтруда № 320н.
- Ведётся работодателем в случае‚ если работник выбрал такой способ ведения документа или ещё не принял соответствующее решение (см. материал «Оформление и ведение бумажной трудовой книжки в 2026 году»).
- Ответственность за учёт‚ хранение и выдачу бланков лежит на работодателе (см. раздел «Правила заполнения трудовой книжки» от Контур).
Порядок ведения и хранения трудовых книжек
- Ведение – внесение записей о приёме‚ переводах‚ увольнениях‚ наградах‚ других значимых событиях в трудовой деятельности.
- Хранение – трудовые книжки (бумажные) хранятся у работодателя в течение 50 лет после увольнения работника (по действующим нормам). Электронные записи хранятся в СФР бессрочно.
- Учёт бланков – работодатель должен вести журнал учёта полученных и использованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
Выдача трудовой книжки при увольнении
Согласно ст. 84.1 ТК РФ (часть шестая) и разъяснениям прокуратуры:
- В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним полный расчёт.
- Если выдать книжку невозможно из‑за отсутствия работника или его отказа‚ работодатель направляет уведомление о необходимости явится за документом либо получает согласие на отправку книжки по почте.
- По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней выдать трудовую книжку (в целях обязательного социального страхования)‚ за исключением случаев‚ когда трудовая книжка на работника не ведётся.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Нарушение требований ТК РФ и приказа Минтруда может повлечь:
- административные штрафы для должностных лиц и организации (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение трудового законодательства);
- дисквалификацию должностных лиц;
- возможные гражданские иски от работников в случае ущерба‚ связанного с утратой или недостоверностью сведений в трудовой книжке.
Практические рекомендации для работодателей
- Определить формат ведения трудовой книжки (бумажный‚ электронный или комбинированный) в соответствии с предпочтениями работника и внутренними регламентами компании.
- При приёме на работу оформить электронную трудовую книжку и сразу же передать сведения в СФР (ст. 66.1 ТК РФ).
- Если работник предпочитает бумажный вариант – обеспечить наличие бланков‚ вести журнал их учёта и правильно заполнять записи.
- Обеспечить надёжное хранение бумажных трудовых книжек (сериалов‚ сейфов‚ архивов) и контролировать доступ к ним.
- При увольнении соблюсти трёхдневный срок выдачи трудовой книжки по заявлению работника или выдать её в день расторжения договора.
- В случае невозможности личной выдачи – направить уведомление о необходимости явиться за документом или получить согласие на почтовую отправку.
- Регулярно проводить внутренний аудит соответствия ведения трудовых книжек требованиям ТК РФ и приказа Минтруда.
Да‚ работодатель обязан вести трудовые книжки на своих работников‚ если работа у данного работодателя является для работника основной и срок её превышает пять дней. Обязанность распространяется как на бумажные‚ так и на электронные трудовые книжки. Выбор формата зависит от заявления сотрудника‚ но в любом случае работодатель несёт ответственность за корректное ведение‚ хранение‚ выдачу и достоверность сведений‚ а также за своевременную передачу информации в Социальный фонд РФ. Несоблюдение этих требований влечёт административную ответственность и возможные финансовые потери.