Краткий ответ: Да, в большинстве случаев ведение трудовой книжки (в т.ч. электронной) являеться обязательным для работодателя при наличии с работником трудовых отношений, регулируемых Трудовым кодексом РФ. Сам по себе факт заключения трудового договора не отменяет этой обязанности.

Трудовой договор и трудовая книжка, это разные, но взаимосвязанные правовые институты. Если трудовой договор, это соглашение сторон об условиях труда, то трудовая книжка, это основной документ, удостоверяющий трудовую деятельность и стаж работника.

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Обязанность работодателя по ведению трудовых книжек закреплена в статье 66 ТК РФ. Согласно ей:

• При приеме на работу (заключении трудового договора) работодатель обязан оформить трудовую книжку на работника, если она у него имеется.
• Если трудовая книжка у работника отсутствует (в т.ч. при первом трудоустройстве), работодатель обязан оформить ее в установленном порядке;
• Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку не позднее следующего дня со дня фактического допущения к работе.

Система электронных трудовых книжек (с 2021 года)

С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменило порядок, но не отменило обязанность.

Ключевые правила:

1. Приоритет электронной формы. С 2021 года при приеме на работу работодатель в первую очередь должен запросить у гражданина сведения об электронной трудовой книжке (если она у него есть) через портал «Работа в России» или напрямую в СФР.
2. Бумажная книжка — по заявлению. Бумажная трудовая книжка выдается работнику только по его письменному заявлению. Если заявления нет, работодатель вносит сведения только в ЭТК.
3. Первое трудоустройство. При приеме на работу человека, который никогда не работал (нет ни бумажной, ни электронной книжки), работодатель обязан создать ему электронную трудовую книжку в СФР и внести в нее первую запись.

Важно: Даже если работник не предоставил заявление на бумажную книжку, факт ведения его электронной трудовой книжки и внесения в нее записей, это исполнение работодателем обязанности, предусмотренной ТК РФ.

Исключения и особые случаи

Несмотря на общее правило, есть категории работников и ситуации, где ведение трудовой книжки не требуется:

• Граждане, заключившие гражданско-правовой договор (например, договор ГПХ, договор подряда). Трудовой кодекс на такие отношения не распространяется, поэтому и трудовую книжку не ведут.
• Руководители и члены коллегиального исполнительного органа организации, избранные (назначенные) на должность. Их трудовые отношения регулируются отдельными федеральными законами (например, ФЗ «Об акционерных обществах»), и запись в трудовую книжку может не вноситься, если иное не предусмотрено уставом или трудовым договором.
• Сельскохозяйственные работы у сельскохозяйственных предприятий в отдельных случаях (по согласованию с профсоюзом).
• Временные и сезонные работы продолжительностью менее одного месяца (если это прямо предусмотрено ТК РФ или иным федеральным законом).

Внимание! Даже если договор оформлен как трудовой, но фактически отношения носят гражданско-правовой характер (например, «замаскированный» договор ГПХ), суд может признать наличие трудовых отношений, и тогда отсутствие записи в трудовой книжке будет нарушением.

Практические рекомендации для работника

1. Уточните у работодателя. При приеме на работу спросите, как будет вестись ваша трудовая книжка: в электронном или бумажном виде.
2. Подайте заявление. Если вы хотите получить бумажную книжку (например, для подтверждения стажа в будущем или при переезде в регион с плохим интернетом), подайте работодателю письменное заявление об этом. Без заявления он вправе вести только ЭТК.
3. Контролируйте запись. После приема на работу проверьте, что запись о приеме внесена в вашу электронную книжку (через личный кабинет на портале «Работа в России») или в бумажную. Это нужно сделать в течение нескольких дней.
4. При увольнении также убедитесь, что запись об увольнении внесена правильно, с указанием точной даты и основания (статья ТК РФ).

Что насчет иностранных граждан?

Для иностранных граждан, легально работающих в РФ, также действует правило об обязательном ведении трудовой книжки (электронной или бумажной по их заявлению). Отсутствие бумажной книжки у гражданина другого государства (например, Республики Узбекистан) не является основанием для отказа в ее оформлении в России. Работодатель должен создать работнику ЭТК в СФР.

Ответственность работодателя

Неисполнение обязанности по ведению трудовых книжек влечет для работодателя административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, это может привести к сложностям для работника при оформлении пенсии, пособий, подтверждении стажа.

Трудовой договор и трудовая книжка — неразрывно связаны. Если между вами и работодателем заключен трудовой договор, то он обязан вести вашу трудовую книжку (преимущественно в электронном виде). Отсутствие у вас бумажной книжки или ваше нежелание ее получать не снимает с работодателя эту обязанность. Ваша задача — контролировать правильность и своевременность внесения записей в вашу электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Работа в России».

Статья подготовлена на основе анализа Трудового кодекса РФ и действующего законодательства о цифровизации трудовых отношений. Законодательство может меняться, для получения точной консультации по вашему случаю обращайтесь к юристу.