Вопрос о том, обязана ли организация вести трудовую книжку у сотрудника, который трудоустроен по трудовому договору, часто возникает у работодателей и работников․ Ответ зависит от ряда факторов: вида договора, формы трудового договора (бумажный или электронный), отрасли и особенностей законодательства РФ․ Ниже подробно разберём, когда трудовая книжка обязательна, а когда её можно не вести․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема и увольнения, должность, основание прекращения трудовых отношений, сведения о повышении квалификации и т․д․ Ведение трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и приказом Минтруда России от № 3н․
Обязанность вести трудовую книжку
Согласно ст․ 67 ТК РФ, все работодатели обязаны вести трудовые книжки у работников, заключивших с ними трудовой договор․ Исключения составляют лишь случаи, когда применяется электронная трудовая книжка (ЭТК) – в этом случае бумажный документ не требуется․
Трудовой договор в бумажной форме
- Работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней со дня начала работы․
- Записи в книжку вносятся в порядке, установленном ТК РФ (дата, должность, основание увольнения и пр․)․
- Работник обязан хранить книжку и предоставлять её при смене места работы․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- ЭТК вводится в действие с 1 января 2023 года и полностью заменяет бумажный документ․
- Для её использования необходимо, чтобы работник был зарегистрирован в системе «Госуслуги» и согласился на электронный формат․
- Записи в ЭТК вносятся работодателем через специальный сервис Минтруда․ Работник получает доступ к своей книжке онлайн․
- Если работник отказался от ЭТК, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку․
Какие договоры требуют трудовой книжки?
- Трудовой договор (ТД) – любой тип (полный рабочий день, частичная занятость, совместительство, сезонный и т․д․)․
- Договор подряда (гражданско‑правовой) не требует трудовой книжки, так как он не создает трудовых отношений․
- Если работник оформлен по гражданско‑правовому договору (ГПХ), то трудовая книжка не ведётся, но в случае, когда фактически создаются трудовые отношения (например, постоянный график, подчинение, контроль), инспекция труда может признать такой договор «фиктивным» и потребовать оформить трудовой договор с ведением книжки․
Особые случаи, когда трудовая книжка может не вестись
Стажировка и практика
Для студентов‑практикантов, проходящих учебную практику, трудовая книжка не обязательна, если они находятся в статусе «стажёр» и не заключают трудовой договор․
Работа в рамках государственных программ
В некоторых программах (например, «молодежный совет», «проект «Работа в России»), где трудоустройство оформляется через специальные реестры, может использоваться электронный реестр вместо традиционной книжки․ Однако в большинстве случаев такие реестры считаются эквивалентом трудовой книжки․
Сотрудники, работающие по договору подряда, но без трудовых обязанностей
Если лицо действительно является независимым подрядчиком (самозанятым) и не подчиняется внутреннему распорядку работодателя, то трудовая книжка не требуется․
Как оформить электронную трудовую книжку?
- Работодатель регистрируется в системе «Электронный документооборот в сфере труда» (ЭДО)․
- Работник подтверждает согласие на электронный формат через личный кабинет «Госуслуги»․
- При приёме на работу в системе указывается номер и сериальный номер электронного документа․
- Все записи (приём, перевод, повышение квалификации, увольнение) вносятся в ЭТК автоматически, а работник получает уведомление по СМС/почте․
- При необходимости работник может распечатать выписку из ЭТК для предъявления в другие организации․
Что делать, если трудовая книжка не была выдана?
- Обратиться к работодателю с письменным требованием выдать книжку в течение 5 дней․
- Если работодатель отказывается, подать жалобу в инспекцию труда (по месту нахождения организации)․
- В случае необходимости обратиться в суд за возмещением морального вреда и взысканием штрафа за нарушение ТК РФ․
Итак, если работник оформлен по трудовому договору, то трудовая книжка обязательна – в бумажном или электронном виде․ Исключения существуют только при использовании электронной трудовой книжки (при согласии работника) или в случаях, когда отношения не являются трудовыми (гражданско‑правовой договор, стажировка без трудового договора)․
Для работодателей важно правильно классифицировать тип договора и своевременно вести учет трудовых отношений, чтобы избежать штрафов и конфликтов с инспекцией труда․ Для работников – знать свои права и требовать оформления трудовой книжки, так как она является ключевым документом при поиске новой работы, получении пенсии и подтверждении стажа․
Статья подготовлена на основе Трудового кодекса РФ, приказов Минтруда России и практики работы инспекций труда на 2026 год․