Самое главное помнить: С 2020 года работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности работников. Это основа для формирования электронных трудовых книжек (ЭТК). Несвоевременная или некорректная подача этих сведений влечёт административную ответственность.
Правовая основа
Обязанность установлена:
― Федеральным законом от № 439-ФЗ (часть 2 ст. 2) — о введении ЭТК;
─ Федеральным законом от № 125-ФЗ (ст. 11) — о порядке подачи сведений;
― Постановлением Правления ПФР от № 730п, утверждает Порядок заполнения формы СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица).
Кто и когда обязан подавать сведения?
Работодатель (страхователь) обязан направить в ПФР сведения в следующих случаях:
- Приём на работу (включая работу по совместительству).
- Перевод на другую постоянную работу (изменение существенных условий трудового договора).
- Увольнение работника.
- Подача работником письменного заявления о выборе вида ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Ключевой срок
Сведения представляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие или было подано заявление работника.
Пример: Если работник уволен 10 октября 2025 года, сведения по форме СЗВ-ТД должны быть поданы в ПФР не позднее 15 ноября 2025 года.
Какие сведения и в какой форме подавать?
Форма отчётности: СЗВ-ТД
Основная форма для передачи данных о трудовой деятельности. В неё вносятся:
― Данные о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
─ Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН);
― Информация о каждом периоде работы (дата начала/окончания, должность, подразделение, основание для прекращения);
― Отметка о заявлении работника (если оно подавалось): «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
Форма отчётности: ЕФС-1 (с 2024 года)
С 1 января 2024 года сведения о трудовой деятельности также включаются в расчётную форму ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности), которая подаётся в ПФР ежемесячно вместе со страховыми взносами. Это упрощает отчётность, так как информация передаётся в одном пакете.
Процедура подачи сведений
Подать сведения можно несколькими способами:
- Через личный кабинет страхователя на сайте ПФР (pfr.gov.ru) — наиболее удобный и рекомендуемый способ. Требуется электронная подпись (ЭЦП).
- Через систему электронного документооборота (ЭДО) с ПФР, если работодатель к ней подключён.
- На бумажном носителе (в исключительных случаях), напрямую в отделение ПФР или через МФЦ. Но этот способ нежелателен, так как ПФР перешёл на безбумажный документооборот.
Выбор вида ведения трудовой книжки: ключевой момент
С года работник имеет право выбрать:
- Электронную трудовую книжку (ЭТК) — все сведения вносятся только в электронный формат. Бумажная книжка не ведётся и не выдаётся.
- Бумажную трудовую книжку, ведётся в традиционном виде, но сведения о ней также передаются в ПФР в электронном виде (форма СЗВ-ТД).
Важно: Если работник выбрал ЭТК, работодатель обязан направить в ПФР заявление работника о выборе вида ведения (или соответствующую запись в СЗВ-ТД) и все сведения о его трудовой деятельности. После этого работнику на руки не выдается бумажная трудовая книжка. Работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение (п. 5 ст; 2 439-ФЗ).
Что делать работодателю: пошаговая инструкция
- Получить от работника письменное заявление о выборе вида ведения трудовой книжки (если он ещё не сделал этого ранее).
- При кадровом событии (приём, перевод, увольнение) подготовить данные для формы СЗВ-ТД (или включить их в ЕФС-1).
- Внести в отчётность отметку о заявлении работника, если оно было подано.
- Сформировать и направить отчётность в ПФР в установленный срок (до 15-го числа следующего месяца).
- При выборе работником бумажной книжки: оформить её в соответствии с ТК РФ, внести все записи, выдать работнику под расписку. Сведения о её ведении всё равно передать в ПФР.
- При выборе работником электронной книжки: не выдавать бумажный вариант. Передать все сведения в ПФР. Работник сможет ознакомиться со своей ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР.
Как работник может проверить свои данные?
Для заказа выписки или ознакомления с электронной трудовой книжкой работник должен:
─ Зайти в личный кабинет застрахованного лица на сайте pfr.gov.ru.
─ В разделе «Электронная трудовая книжка» использовать сервис «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
― Также данные можно увидеть в личном кабинете на портале «Госуслуги».
Ответственность за нарушение
За непредставление или несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности в ПФР предусмотрена административная ответственность по ст. 15.33 КоАП РФ в виде штрафа:
─ Для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 рублей;
― Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.
За повторное нарушение штрафы увеличиваются.
Предоставление сведений в ПФР о ведении трудовых книжек, это обязательная и регулярная процедура для каждого работодателя. Ключевые правила:
- Срок — до 15-го числа следующего месяца.
- Форма — СЗВ-ТД (для отдельных событий) или ЕФС-1 (ежемесячно).
- Основание — любое кадровое событие или заявление работника о выборе вида книжки.
- Способ, только в электронном виде через личный кабинет ПФР или ЭДО.
Соблюдение этих требований защищает как работодателя от штрафов, так и работника — от потери информации о своём трудовом стаже.
Примечание: Материал носит информационный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным редакциям законов и получать консультации у юристов или в ПФР.