Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её ведение и хранение регулируются Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами. Многие работодатели, особенно владельцы малого бизнеса, задаются вопросом: обязан ли работодатель хранить трудовую книжку? Ответ однозначен — да, обязан. Ниже мы подробно разберём все аспекты этой обязанности, сроки хранения, условия и правовые последствия нарушений.
Законодательная основа
Основной нормативный акт, регулирующий вопросы ведения и хранения трудовых книжек — Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). В частности, статья 66 ТК РФ прямо устанавливает:
- Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
- Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших более пяти дней;
- Работодатель несёт ответственность за хранение трудовых книжек в течение всего периода трудовых отношений и после их прекращения.
Также важны Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». В нём детально прописаны правила хранения, учёта и сроки.
Обязан ли работодатель хранить трудовую книжку после увольнения?
Да, обязан. После увольнения работника работодатель не вправе передавать трудовую книжку ему на руки без оформления надлежащего приёма-передачи. Если работник не явился за документом в день увольнения, работодатель должен:
- Уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (письменно, по почте или электронно — с подтверждением получения);
- Хранить трудовую книжку до востребования — это прямая обязанность работодателя по закону.
Согласно п. 40 Правил № 225, если трудовая книжка не востребована работником или его наследниками в течение 75 лет с момента увольнения, она подлежит передаче в архив организации или в государственный архив.
Важно:
- Даже если работник уволился и не пришёл за книжкой — она остаётся на хранении у работодателя.
- Невостребованная трудовая книжка не может быть уничтожена или передана в архив раньше 75 лет.
Где и как хранить трудовые книжки?
Хранение трудовых книжек — это не просто «положить в шкаф». Это строго регламентированная процедура:
Место хранения
- Трудовые книжки хранятся в сейфе или в специальном металлическом шкафу с замком.
- Недопустимо хранить их в открытых шкафах, на столах или в офисах без доступа только для уполномоченных лиц.
Учёт и регистрация
С 2025 года утратили силу устаревшие формы приходно-расходных книг. Теперь работодатель сам разрабатывает и утверждает журнал учёта движения трудовых книжек. Этот журнал должен содержать:
- Дата поступления книжки (при приёме на работу);
- Дата выдачи книжки (при увольнении);
- ФИО работника;
- Номер трудовой книжки;
- Подпись работника при получении;
- Примечания (например, «не востребована», «хранится до востребования»).
Журнал ведётся в бумажном или электронном виде, но должен быть подписан руководителем и утверждён приказом по организации.
Бланки и вкладыши
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 44 Правил № 225). Бланки также регистрируются в отдельном журнале учёта бланков и хранятся в сейфе отдельно от заполненных книжек.
Что делать, если работник выбрал электронную трудовую книжку?
С 2020 года работники имеют право выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку (ЭТК). Однако это не освобождает работодателя от обязанности хранить бумажную книжку, если она уже была оформлена ранее.
Согласно разъяснениям Роструда:
- Копию бумажной трудовой книжки хранить не обязательно — если работник перешёл на ЭТК и официально подал заявление об этом.
- Оригинал бумажной трудовой книжки должен быть передан работнику при оформлении ЭТК (если он этого требует).
- Если работник не запросил передачу бумажной книжки — она остаётся на хранении у работодателя в течение 75 лет, как и все остальные.
Кто может получить трудовую книжку после смерти работника?
Если работник умер, его трудовая книжка передаётся ближайшим родственникам (супругу, детям, родителям) на основании:
- Заявления;
- Свидетельства о смерти;
- Документа, подтверждающего родство.
Если родственники не обращаются за документом — трудовая книжка хранится у работодателя до востребования, но не менее 75 лет.
Последствия нарушения обязанности по хранению
Невыполнение обязанности по хранению трудовой книжки — это административное правонарушение. За него предусмотрена ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей для юрлиц и дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет.
Кроме того, если работник не получил трудовую книжку вовремя, он вправе требовать компенсацию за вынужденный прогул и моральный вред через суд.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать штрафов и конфликтов, рекомендуем:
- Создать внутренний регламент по хранению трудовых книжек — утвердить приказом.
- Завести журнал учёта движения трудовых книжек (свою форму, но с обязательными реквизитами).
- Хранить книжки в сейфе — не в ящиках, не на полках.
- Уведомлять уволенных сотрудников о необходимости получить книжку (письменно, с уведомлением о вручении).
- Не уничтожать трудовые книжки раньше 75 лет с даты увольнения.
- Обеспечить доступ к книжкам только для кадрового работника и руководителя.
- Сканировать и архивировать копии трудовых книжек (для внутреннего использования, но не как замену оригиналу).
Хранение трудовой книжки — это не «можно», а обязательно. Это юридическая обязанность, закреплённая Трудовым кодексом и Правительственными правилами. Невыполнение этой обязанности влечёт штрафы, судебные иски и репутационные риски.
Ключевые выводы:
- Работодатель обязан хранить трудовую книжку всё время трудовых отношений и после увольнения.
- Срок хранения невостребованной трудовой книжки — 75 лет.
- Хранить нужно оригинал, в сейфе, с ведением журнала учёта.
- Копии бумажных книжек при переходе на ЭТК хранить не обязательно.
- Нарушение — влечёт административную ответственность.
Помните: трудовая книжка, это не просто бумага. Это история жизни человека, его трудовой путь, права на пенсию, льготы и социальные гарантии. Хранить её — значит уважать труд и достоинство каждого работника.
Совет: регулярно проверяйте свои кадровые процедуры. Лучше потратить час на организацию хранения, чем потом платить десятки тысяч штрафов и терять доверие сотрудников.