В 2026 году вопрос обеспечения работников трудовыми книжками остается одним из самых актуальных для кадровых служб и бухгалтерий. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие работодатели задаются вопросом: нужно ли по-прежнему закупать бланки бумажных документов и нести за них ответственность? Ответ на этот вопрос зависит от даты начала трудовой деятельности сотрудника и его личного выбора‚ сделанного в прошлом.
В данной статье мы подробно разберем‚ в каких случаях работодатель обязан иметь и заполнять бумажную трудовую книжку‚ а когда эта обязанность полностью упразднена.
Главное правило 2026 года: разделение по датам
Ключевым моментом в определении обязанности работодателя по обеспечению бланками трудовых книжек является дата первого трудоустройства работника. Согласно законодательству РФ (в частности‚ закону от № 439-ФЗ и последующим изменениям)‚ ситуация делится на два сценария:
- Сотрудники‚ впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года. Для этой категории работников бумажные трудовые книжки не заводятся и не ведутся. Вся информация об их стаже фиксируется исключительно в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР). Работодатель не обязан и не имеет права заводить им бумажную трудовую книжку.
- Сотрудники‚ имевшие трудовой стаж до 1 января 2021 года. Для этих работников сохранена возможность ведения бумажной трудовой книжки параллельно с электронной.
Когда работодатель обязан обеспечивать бланками трудовых книжек?
В 2026 году обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним‚ а также вносить в них записи‚ сохраняется только в следующих случаях:
- Работник ранее не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Если сотрудник работал до 2021 года и не написал заявление о ведении сведений только в электронном виде‚ его трудовая книжка ведется в бумажном формате. Если у такого работника закончились страницы или книжка утеряна (при определенных условиях восстановления)‚ работодатель должен обеспечить наличие бланка для внесения записей или выдачи новой книжки.
- Работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Даже если сотрудник имел право выбрать формат ведения‚ он мог предпочесть бумажный вариант. В этом случае работодатель обязан вести бумажный документ и‚ соответственно‚ иметь его бланк.
- Первичное оформление для тех‚ кто не успел выбрать формат до конца 2020 года. Если сотрудник имел стаж до 2021 года‚ но заявление не подавал‚ по умолчанию его трудовая считается бумажной‚ и работодатель обязан ее вести и обеспечивать бланками при необходимости (например‚ при заведении новой книжки взамен утерянной или заполненной).
Важно: Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года (и вообще после )‚ работодатель не обязан обеспечивать его бумажной трудовой книжкой. Более того‚ он не должен этого делать‚ так как юридически значимым для таких сотрудников является только электронный реестр СФР.
Порядок учета и хранения бланков
Для работодателей‚ у которых есть сотрудники с бумажными трудовыми книжками‚ сохраняется строгий порядок учета бланков. Даже в 2026 году‚ несмотря на цифровизацию‚ правила для бумажного документооборота не отменены:
- Приходно-расходная книга. Работодатель обязан вести книгу учета движения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней фиксируется получение бланков от поставщика и их выдача (заведение) на работников.
- Книга учета движения трудовых книжек. Отдельно ведется книга‚ где фиксируется движение уже заполненных трудовых книжек: прием при трудоустройстве‚ выдача при увольнении‚ перемещение внутри организации.
- Финансовая ответственность. Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности. Работодатель обязан обеспечить их сохранность. Стоимость бланков может удерживаться с работника при выдаче новой книжки‚ если это предусмотрено внутренними актами‚ однако сам факт обеспечения бланком лежит на организации.
Что делать‚ если бумажная трудовая утеряна или закончилась?
В 2026 году действуют следующие правила:
Если у работника‚ имеющего право на бумажную трудовую (работавшего до 2021 года)‚ она заполнена полностью‚ работодатель обязан выдать вкладыш. Для этого у работодателя должен быть запас соответствующих бланков.
В случае утраты бумажной трудовой книжки по вине работодателя‚ он обязан выдать работнику новую трудовую книжку бесплатно. Если же книжка утеряна самим работником‚ он пишет заявление‚ и работодатель заводит новую‚ внося записи на основании имеющихся копий приказов или справок с предыдущих мест работы. В обоих случаях работодатель должен иметь бланки в наличии.
Электронная трудовая: где здесь роль работодателя?
Для всех работников‚ независимо от наличия бумажной книжки‚ работодатель в 2026 году обязан:
- Передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР) через форму отчетности ЕФС-1.
- Предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности (по запросу или при увольнении) в установленной форме.
Стоит отметить‚ что для новых сотрудников (после ) электронная трудовая является единственным возможным форматом. Работодатель не ведет для них никаких бумажных книг учета движения трудовых книжек‚ так как физически этих документов у них нет.
Резюме
Да‚ работодатель обязан обеспечивать трудовыми книжками (бланками) только тех работников‚ которые имеют право на ведение бумажной трудовой книжки. Это касается сотрудников‚ начавших свою трудовую деятельность до 1 января 2021 года и не отказавшихся от бумажного формата.
Для работников‚ впервыеступающих в трудовые отношения после 1 января 2021 года (в т.ч. в 2026 году)‚ обязанности обеспечивать бумажными трудовыми книжками у работодателя нет. Ведение документации для них осуществляется исключительно в электронном виде через систему СФР.
Работодателям рекомендуется провести аудит личного состава в 2026 году‚ чтобы четко разделить сотрудников на тех‚ кому нужны бумажные бланки‚ и тех‚ кто ведет деятельность только в электронном формате‚ во избежание ошибок в кадровом делопроизводстве.