С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако вопрос, когда именно работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную), до сих пор вызывает вопросы. В 2026 году правила окончательно сформировались. Данная статья подробно разбирает все случаи, когда обязанность по ведению трудовой книжки лежит на работодателе.

Основное правило: обязанность вести ЭТК для всех

Согласно действующему законодательству (в частности, письму Минтруда РФ и разъяснениям ПФР), с 2025 года все российские работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде. Эти данные хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР).

Ключевой принцип: Обязанность вести трудовую книжку (в форме ЭТК) возникает у работодателя, если работа у него является для сотрудника основной и продолжительность работы составляет более пяти дней.

Когда обязанность вести трудовую книжку возникает НЕЗАВИСИМО от желания работника?

Работодатель обязан начать вести трудовую книжку (электронную) в следующих случаях:

• При приеме на работу впервые с 1 января 2021 года. Если человек никогда ранее не работал (не имел ни бумажной, ни электронной книжки), ему оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажный бланк не выдается.
• Если работник ранее работал и уже имеет ЭТК. В этом случае работодатель обязан передавать сведения о его работе в ПФР для внесения в существующую электронную книжку;
• Если работник, имеющий бумажную книжку старого образца, не подал заявление о сохранении бумажного формата. По умолчанию, если сотрудник не выразил свою волю, работодатель ведет его запись в электронном виде.

Когда работодатель ведет БУМАЖНУЮ трудовую книжку?

Бумажная трудовая книжка не отменена. Работодатель продолжает ее вести, но только при наличии законного основания:

1. Работник был принят на работу до 1 января 2021 года и имеет бумажную книжку старого образца.
2. Работник подал письменное заявление о сохранении бумажного формата. Это право можно реализовать при приеме на новую работу или у текущего работодателя. Заявление подается в свободной форме.
3. Работник был трудоустроен ранее 1 января 2021 года и отказался переходить на электронный вариант документа. В этом случае работодатель ведет бумажную книжку по прежним правилам.

Важно: Если бумажная трудовая книжка есть, работодатель обязан вести ее по прежним правилам. При этом для таких сотрудников также ведется запись в электронном виде (двойное ведение), но основным документом для них остается бумажный.

Кто НЕ обязан вести трудовую книжку? (Исключения)

Не все работодатели и не все трудовые отношения подпадают под обязанность ведения. Освобождаются:

• Индивидуальные предприниматели (ИП), которые не являются работодателями (не заключают трудовые договоры). Если ИП нанимает работников по трудовому договору, он обязан вести для них трудовые книжки (как правило, ЭТК).
• Работодатели, если работа у них не является для сотрудника основной. Например, если человек работает по совместительству на неполную ставку, а основное место работы — у другого работодателя. В этом случае ведение трудовой книжки, обязанность основного работодателя.
• Если продолжительность работы составляет 5 дней и менее. В таком случае трудовой договор может быть заключен на срок, не требующий ведения трудовой книжки (например, для выполнения сезонных или разовых работ). Однако на практике многие работодатели ведут записи и в таких случаях для подтверждения стажа.

Переход с бумаги на электронную и обратно: что важно помнить

Законодательство предусматривает только один вариант перехода — с бумажной книжки на электронную.

• Работник, имеющий бумажную книжку, вправе в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК.
• После этого работодатель вносит запись в бумажную книжку (о прекращении ее ведения) и выдает ее на руки сотруднику, а дальнейшие записи ведет только в электронном виде через ПФР.
• Обратный переход (с ЭТК на бумагу) законом НЕ предусмотрен. Если сотрудник выбрал электронный формат, вернуться к бумажному ведению нельзя.

Практические шаги для работодателя в 2026 году

1. При приеме на работу уточните у кандидата, есть ли у него трудовая книжка (бумажная или электронная) и в каком формате он хочет ее вести.
2. Если кандидат трудоустраивается впервые (без какой-либо книжки) — оформляйте только ЭТК. Бумажный бланк не выдайте.
3. Если у кандидата есть бумажная книжка и он не подал заявление о переходе на ЭТК — ведите бумажный формат, но не забывайте параллельно передавать сведения в ПФР для формирования его ЭТК.
4. Если кандидат подал заявление о переходе на ЭТК — выдайте ему имеющуюся бумажную книжку и начните вести записи только в электронном виде.
5. Своевременно и корректно передавайте все сведения о приеме, увольнении, переводе, отпусках и других событиях, влияющих на стаж, в СФР (ПФР) через отчетность или напрямую через сервисы.

Частые ошибки работодателей

• Выдача бумажного бланка новичку. Нарушение: если человек работает впервые, бумажную книжку выдать нельзя.
• Неведение ЭТК для сотрудников с бумажной книжкой. Нарушение: даже если ведется бумажная книжка, сведения должны передаваться в ПФР для формирования электронной.
• Отказ вести бумажную книжку для сотрудников, имеющих на нее право. Нарушение: если работник не отказался от бумаги, вести ее обязательно.
• Неправильное оформление заявления о выборе формата. Заявление должно быть письменным и храниться у работодателя.

Итак, работодатель обязан вести трудовую книжку (преимущественно в электронном виде), если с сотрудником заключен трудовой договор, работа является основной и длится более 5 дней. В 2026 году электронный формат является основным и обязательным для всех вновь принимаемых на работу. Бумажная книжка сохраняется только по заявлению работника, принятого до 2021 года или не сделавшего выбор в пользу ЭТК. Главная задача работодателя — не только правильно оформить документ, но и обеспечить своевременную передачу данных в ПФР для формирования корректной электронной трудовой книжки.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и разъяснений контролирующих органов по состоянию на 2026 год. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом.