Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения между работником и работодателем. С 1 сентября 2021 г. в России введён переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), но бумажный формат остаётся актуальным в ряде случаев. Ниже разберём, когда именно работодатель обязан вести трудовую книжку, какие существуют нюансы и какие обязательства возникают в 2026 году.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66. В ней закреплены основные требования к ведению трудовых книжек.
- Федеральный закон «Об обязательном сведении о трудовой деятельности в Пенсионный фонд» (с 1 января 2023 г. – заменил Социальный фонд).
- Законопроект № 156662 (планируется внесение дополнений к ТК РФ, определяющих признаки трудовых отношений).
- Приказы Минтруда и региональных органов (например, приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек).
Общие правила ведения трудовой книжки
Работодатель обязан вести трудовую книжку:
- Для каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
- Если работник имеет несколько рабочих мест, то каждая основная работа требует отдельной трудовой книжки.
- В случае перехода работника на электронную трудовую книжку (ЭТК), работодатель обязан:
- Отправить данные о трудовой деятельности в Пенсионный фонд.
- Обеспечить доступ работника к его ЭТК через ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда).
- Сохранять бумажную копию, если работник не перешёл на ЭТК, но в 2026 г. новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую, если работник ранее имел ЭТК.
- При увольнении работника работодатель обязан:
- Выдать справку о трудовой деятельности.
- Сохранить трудовую книжку в течение 10 лет после увольнения.
- Внести исправления, если они необходимы, в соответствии с пунктом 27 Правил ведения трудовых книжек.
Ключевые случаи обязательного ведения трудовой книжки
Основная трудовая деятельность
Если работник работает у работодателя в качестве основного места работы, то работодатель обязан вести трудовую книжку независимо от количества дней работы. Это правило актуально как для бумажной, так и для электронной формы.
Сверх пяти дней работы
В случае, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, ведение трудовой книжки не требуется, если только это не основная работа. Однако при переходе на ЭТК даже короткие трудовые отношения могут потребовать регистрации.
Перевод на электронную трудовую книжку
С 2020 г. работодатель обязан представлять данные о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. При переходе работника на ЭТК работодатель:
- обязан отразить запись в системе ЕИСОТ;
- обеспечить работнику доступ к его ЭТК;
- сохранять бумажную копию в случае, если работник не перешёл на ЭТК.
Исправления и корректировки
Если в трудовой книжке допущена ошибка, исправление должно вноситься тем работодателем, который допустил ошибку. В графе 3 записи о недействительности и в графе 4 дате и номере приказа необходимо указать корректирующее решение.
Переход на нового работодателя
При увольнении и последующем трудоустройстве у нового работодателя:
- если работник ранее имел ЭТК, новый работодатель не обязан вести бумажную трудовую;
- если работник не имел ЭТК, новый работодатель обязан вести бумажную трудовую до тех пор, пока работник не перейдёт на ЭТК.
Обязанности работодателя в 2026 году
- Отчитываться о трудовой деятельности всех работников, независимо от того, использует ли работник бумажную или электронную трудовую книжку.
- Обеспечить хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Назначить ответственного за ведение трудовых книжек (п. 45 приказа Минтруда).
- Вести электронные записи в системе ЕИСОТ и отправлять данные в Пенсионный фонд.
- При возникновении ошибок в трудовой книжке, вносить исправления в соответствии с пунктом 27 Правил.
- Соблюдать требования к сроку оформления трудовой книжки (согласно статье 66 ТК РФ).
Частые ошибки работодателя
- Не вести трудовую книжку при работе с несколькими работодателями (если одна из работ является основной).
- Неправильное указание даты начала работы, что приводит к недействительности записи.
- Отсутствие обязательного заполнения графы 3 и 4 при исправлениях.
- Неправильное хранение бумажной трудовой книжки (нехранение в течение 10 лет после увольнения).
- Неотправка данных о трудовой деятельности в Пенсионный фонд.
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
Для перехода на ЭТК работодатель должен:
- Подать заявление в ЕИСОТ.
- Заполнить форму ЕФС‑1 (электронный формат).
- Получить подтверждение от работодателя о переходе работника на ЭТК.
- Обеспечить работнику доступ к справке о трудовой деятельности через ЕИСОТ.
Обязанность вести трудовую книжку возникает в следующих случаях:
- Работник проработал у работодателя более пяти дней и работа является основной.
- Работник работает в нескольких компаниях, но одна из них является основной.
- Работник переходил на электронную трудовую книжку – работодатель обязан вести записи в системе ЕИСОТ и отправлять данные в Пенсионный фонд.
- При увольнении работника работодатель обязан сохранить трудовую книжку и внести исправления, если это необходимо.
Соблюдение этих правил позволяет избежать конфликтов с работниками, штрафов и других юридических последствий. Важно помнить, что законодательство постоянно обновляется, поэтому рекомендуется регулярно проверять актуальные нормативные акты и обновлять внутренние процедуры ведения трудовых книжек.