Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронной, ЭТК) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Вопрос о том, кто и кому обязан её вести, регулируется Трудовым кодексом РФ и является одним из ключевых аспектов кадрового делопроизводства. Нарушение этих правил влечёт административную ответственность для работодателя.

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, обязанность по ведению трудовой книжки лежит исключительно на работодателе. Это не просто рекомендация, а прямая юридическая обязанность, которая возникает с первого дня работы сотрудника.

Категории работодателей, обязанных вести трудовые книжки:

• Все организации (ООО, АО, НКО и т.д.), независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
• Индивидуальные предприниматели (ИП), которые нанимают работников на основании трудового договора.
• Государственные и муниципальные органы, учреждения.
• Иные работодатели (например, фермерские хозяйства, если они оформляют трудовые отношения).

Важный нюанс: Обязанность возникает даже если работник уже имеет трудовую книжку (бумажную или электронную) с предыдущего места работы. Работодатель должен:

1. Принять её на хранение (если это бумажный вариант).
2. Внести запись о приёме на работу.
3. В дальнейшем корректно вносить все сведения о работе в этой организации.

Кому обязаны выдавать и вести трудовую книжку?

Обязанность работодателя распространяется на всех работников, с которыми заключён трудовой договор. Исключений по должностям или продолжительности работы (кроме случаев, прямо предусмотренных законом) нет.

Какие работники подпадают под это правило?

• Работники, принятые на основной или совместительство.
• Лица, работающие по срочному трудовому договору (до 5 лет).
• Руководители, специалисты, служащие и рабочие.
• Граждане РФ и иностранные граждане, легально работающие в РФ.

Исключения (работодатель НЕ ведёт бумажную книжку):

С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). После этой даты:

• Все новые записи о приёме, увольнении и иных сведениях вносятся только в электронный формат в единой государственной системе (ЕГИС ТК).
• Бумажная трудовая книжка выдается работнику только по его письменному заявлению, если он уже имел её до 1 января 2026 года. В противном случае документ ведётся исключительно в электронном виде.
• Для работников, у которых на 1 января 2026 года уже есть бумажная книжка, работодатель продолжает её вести до момента увольнения или до заявления работника о выдаче всех записей в электронном виде.

Таким образом, с 2026 года обязанность «вести» трансформируется в обязанность «вносить сведения в ЕГИС ТК». Физическое хранение документа (бумажного) становится правом, а не обязанностью работодателя.

Что влечёт за собой обязанность работодателя?

Обязанность вести трудовую книжку включает в себя комплекс конкретных действий:

1. Выдача документа при приёме на работу. Если у работника нет своей книжки, работодатель обязан её оформить (завести новую бумажную или создать электронную запись).
2. Внесение обязательных записей:
   • О приёме на работу (с указанием наименования организации, должности, даты начала работы).
   • Об увольнении (с указанием основания и даты).
   • О переводах, поощрениях, награждениях, дисциплинарных взысканиях (если они были).
3. Хранение документа (для бумажного варианта) в условиях, обеспечивающих его сохранность.
4. Выдача трудовой книжки (бумажной) при увольнении или по требованию работника в период работы.
5. Передача сведений в ЕГИС ТК в установленные законом сроки (при электронном формате).

Ответственность за неисполнение обязанности

Если работодатель не ведёт трудовые книжки (не вносит записи, не выдает документ), он несёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

• Для должностных лиц и ИП: штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием об обязании работодателя оформить трудовую книжку правильно, а также взыскать компенсацию за задержку выплат или иные убытки, если они возникли из-за некорректного ведения документа.

Краткий итог:

• Обязаны вести (вносить сведения), все работодатели (организации, ИП) в отношении всех работников с трудовым договором.
• Формат ведения с — преимущественно электронный (через ЕГИС ТК). Бумажная книжка выдается только по заявлению имевшего её ранее работника.
• Неисполнение этой обязанности — прямое нарушение ТК РФ, влекущее штрафы по КоАП РФ.

Работодателю необходимо организовать кадровую работу так, чтобы переход на электронные трудовые книжки был бесшовным, а все записи в ЕГИС ТК вносились своевременно и без ошибок. Работнику же важно следить за корректностью своих записей, как в электронном, так и (при наличии) в бумажном документе.