Одним из ключевых и незыблемых правил трудового законодательства Российской Федерации является обязанность работодателя вести и при увольнении выдавать работнику его трудовую книжку. Это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ и имеет прямое отношение к защите трудовых прав граждан.
Правовая основа обязанности
Основной нормой, регулирующей этот вопрос, является статья 84.1 Трудового кодекса РФ «Общий порядок оформления прекращения трудового договора». В её части четко указано:
«В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя…»
Таким образом, закон прямо устанавливает два момента:
- Срок выдачи: в день увольнения (то есть в последний рабочий день сотрудника).
- Объект выдачи: либо саму бумажную трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности (в случае ведения электронной трудовой книжки).
Что именно должен сделать работодатель в день увольнения?
Помимо полного денежного расчета, работодатель обязан выполнить следующие действия с трудовой книжкой:
- Внести запись об увольнении. В раздел «Сведения об увольнении» указывается дата увольнения и соответствующая формулировка основания прекращения трудового договора (например, «уволен по соглашению сторон», «уволен в связи с истечением срока трудового договора» и т.д.). Запись должна быть сделана разборчиво, без исправлений и помарок.
- Заверить запись. Запись об увольнении заверяется подписью руководителя (или иного уполномоченного лица) и печатью организации.
- Выдать книжку работнику. Трудовая книжка (или сведения об электронной книжке) передается в руки работнику.
- Засвидетельствовать факт получения. Работник должен расписаться в получении своей трудовой книжки. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, факт выдачи подтверждается подписью работника в личной карточке Т-2 (если она велась) и в журнале учета выдачи трудовых книжек.
Что происходит с 1 января 2026 года?
С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает следующие изменения:
- Все новые работники (а также те, кто изъявил желание) будут получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде через портал «Работа в России».
- Для работников, имеющих бумажную трудовую книжку, работодатель продолжает обязанность её вести и выдавать при увольнении. Переход на электронный формат не отменяет этого требования для сохранивших бумажный документ.
- Важный нюанс, отмеченный Минтрудом: для лиц, сохранивших бумажную трудовую книжку, не предусмотрена законодательная обязанность работодателя выдавать им СТД-Р (сведения о трудовой деятельности в электронном виде) при увольнении. Выдается только сама бумажная книжка с внесенной записью.
Что делать, если работник не забирает книжку в день увольнения?
Законодательство предусматривает ситуацию, когда работник по какой-то причине (например, находится в отпуске или просто отсутствует) не может получить книжку в последний рабочий день.
В этом случае работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
Если работник отказывается подписывать документы о получении или забрать книжку, работодатель должен составить акт об этом с указанием даты, времени и причины отказа. Копия акта направляется работнику, а оригинал хранится у работодателя. Это защитит компанию от возможных претензий.
Ответственность работодателя за нарушение правил выдачи
Невыдача трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности в день увольнения, а также внесение в нее неправомерных записей влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Для должностных лиц и юридических лиц предусмотрены значительные штрафы. Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием о взыскании компенсации за задержку выдачи документов, а также о восстановлении своих прав.
Краткий итог в виде контрольного списка для работодателя:
- ВЕДИТЕ трудовые книжки на всех работников, работающих по трудовому договору (кроме тех, кто работает менее 5 дней или уволен по причине, указанной в ст. 77 ТК РФ).
- В ДЕНЬ УВОЛЬНЕНИЯ:
- Внесите правильную запись об увольнении.
- Заверьте её подписью и печатью.
- Выдайте книжку (или информацию об ЭТК) работнику.
- Обеспечьте подпись работника в журнале учета.
- ПРИ НЕВОЗМОЖНОСТИ ВЫДАЧИ В ДЕНЬ УВОЛЬНЕНИЯ: ждите письменное заявление и выдайте в течение 3 рабочих дней.
- С : для бумажных книжек — выдача по старому правилу. Для электронных — предоставление доступа через портал.