Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек, а также о его поощрениях и увольнениях. В любой организации ответственность за ведение, хранение и учет этих документов лежит на плечах главного бухгалтера или кадрового специалиста, находящегося в подчинении главбуха.
В этой статье мы подробно разберем, какие задачи в отношении трудовых книжек должен решать главбух, как правильно организовать работу и избежать штрафов от контролирующих органов.
Кто должен вести трудовые книжки?
Согласно законодательству, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней. В небольших компаниях, где нет выделенной штатной единицы кадровика, эта обязанность чаще всего возлагается на главного бухгалтера. В средних и крупных организациях главбух выступает в роли контролера: он должен убедиться, что отдел кадров работает строго по правилам, а бланки строгой отчетности расходуются правильно.
Основные обязанности главбуха по работе с трудовыми книжками
Работа с трудовыми книжками включает в себя несколько ключевых направлений. Каждое из них требует внимания и знания актуальных нормативных актов.
Учет и хранение бланков
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это документы строгой отчетности. Главбух обязан обеспечить:
- Приобретение бланков: закупка должна производиться только у официальных распространителей (например, в типографиях или специализированных магазинах).
- Бухгалтерский учет: бланки приходуются на баланс по дебету счета 10 (субсчет «Бланки строгой отчетности») и списываются при выдаче сотрудникам.
- Ведение книги учета движения трудовых книжек: в ней регистрируются все полученные от сотрудников и выданные им бланки.
- Ведение книги учета бланков: фиксирует поступление новых чистых бланков и их расходование.
- Обеспечение сохранности: трудовые книжки действующих сотрудников должны храниться в сейфе или запирающемся несгораемом шкафу. Выдача на руки допускается только под роспись и только при увольнении сотрудника.
Правильное внесение записей
Ошибки в трудовой книжке могут стоить сотруднику части пенсии, а работодателю — штрафа и судебных исков. Главбух должен следить за тем, чтобы:
- Записи вносились аккуратно, без помарок и сокращений (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ»).
- Срок внесения записи о работе не превышал 5 рабочих дней с момента приема на работу (запись о переводе или увольнении вносится в день издания приказа).
- Каждая запись имела порядковый номер и ссылку на реквизиты приказа (распоряжения) работодателя.
- При увольнении обязательно указывалась точная статья, пункт и часть Трудового кодекса РФ, послужившие основанием для прекращения трудового договора.
Оформление дубликата
Если трудовая книжка сотрудника утеряна (по вине работодателя или самого работника), главбух или кадровик обязан оформить дубликат. В него вносятся:
- Общий стаж работы у предыдущих работодателей (на основании подтверждающих документов: справок, выписок из архивов и т.д.).
- Полные сведения о работе и награждениях в текущей организации.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Это один из самых критичных моментов. Закон требует выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Если сотрудник отсутствует или отказывается забирать документ, главбух должен:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте.
- Сохранить документ до момента его выдачи.
С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2023 года бумажные трудовые книжки перестали заводиться на сотрудников, впервые устраивающихся на работу. Однако бумажный вариант все еще имеет юридическую силу для тех, кто не отказался от него.
Задача главбуха в новых реалиях:
- Своевременная подача отчетности: данные о кадровых перемещениях (приемы, переводы, увольнения) теперь подаются в Социальный фонд России (СФР) в составе формы ЕФС-1. Крайне важно передавать эти данные вовремя.
- Сверка данных: главбух должен следить за тем, чтобы записи в бумажной трудовой книжке (если она ведется) совпадали с данными, отправленными в СФР.
- Выдача выписок: по запросу сотрудника работодатель обязан предоставить ему выписку из отчета, поданного в СФР, для подтверждения его электронного стажа.
Ответственность и штрафы
Нарушение правил ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек — это серьезное правонарушение. За него предусмотрена административная ответственность:
- Для должностных лиц (включая главбуха) — штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
- За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель может быть привлечен к материальной ответственности: придется выплатить работнику средний заработок за каждый день просрочки.
При повторном нарушении штрафы значительно увеличиваются, а для должностных лиц возможна дисквалификация.
Полезные советы для главбуха
- Автоматизируйте процесс: используйте современные бухгалтерские и кадровые программы (например, 1С:ЗУП), которые автоматически формируют записи в трудовых книжках и контролируют отчетность по форме ЕФС-1.
- Назначьте ответственного: если в штате есть кадровик, издайте приказ о возложении ответственности за ведение трудовых книжек на него. Если кадровика нет, оформите эту обязанность на себя или другого сотрудника бухгалтерии с соответствующей доплатой.
- Регулярный аудит: периодически проводите внутреннюю проверку: сверяйте наличие трудовых книжек в сейфе с записями в книге учета движения, а записи в книжках, с приказами по личному составу.
- Следите за законодательством: правила ведения ЭТК и формы отчетов регулярно меняються, поэтому важно быть в курсе всех нововведений.
Для главного бухгалтера трудовая книжка, это не просто формальность, а документ строгой отчетности, требующий ювелирной точности и безупречного порядка. Грамотная организация учета, своевременное внесение записей, правильное хранение и актуальная сдача электронной отчетности — залог того, что компания избежит штрафов, а сотрудники получат заслуженный стаж без проблем и проволочек.