С 2020 года в России действует электронных трудовых книжек, которое постепенно вытесняет бумажный формат. Кадровик, назначенный ответственным за ЭТК, выполняет ряд ключевых функций, обеспечивающих законность ведения трудовых отношений и своевременную отчётность в Социальный фонд РФ (СФР). Ниже подробно рассмотрены основные обязанности, правовое регулирование и практические рекомендации.

Нормативная база

• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от  № 585н – утверждает порядок ведения электронных трудовых книжек и формы отчётности (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД).
• Письмо ПФР от  № С-4583-08/7697 – подтверждает право любого сотрудника перейти на ЭТК, независимо от принадлежности к Перечню.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку (бумажную или электронную) и обеспечивать её сохранность.

Назначение ответственного за ЭТК

Согласно инструкциям из источников (Оформление трудовых книжек впервые в 2026 году, Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки), руководитель организации:

1. Самостоятельно определяет сотрудника, который будет вести электронные трудовые книжки и представлять отчётность в СФР по форме ЕФС‑1.
2. Оформляет приказ о назначении ответственного (указывает ФИО, должность, дату вступления в силу).
3. Получает подпись сотрудника на приказе с указанием даты ознакомления.
4. Включает перечень обязанностей по ведению ЭТК и подготовке отчётов в дополнительное соглашение к трудовому договору и в должностную инструкцию данного работника.

Важно: ответственным может быть только один специалист (обычно кадровик или бухгалтер), чтобы избежать дублирования и путаницы при подаче сведений в СФР.

Основные обязанности кадровика по ведению ЭТК

Ведение электронного реестра трудовых книжек

• Вносит в электронную трудовую книжку все обязательные сведения: приём, переводы, увольнения, награды, взыскания, изменения условий труда и т.д.
• Обеспечивает соответствие записей требованиям формы ЕФС‑1 и актуальным нормативным актам.
• Проверяет корректность данных, полученных от сотрудников (например, заявления о переходе на ЭТК).

Приём и оформление заявлений сотрудников

• Принимает заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде (можно в свободной форме, но с соблюдением принципов деловой переписки).
• После получения заявления делает отметку в бумажной трудовой книжке (если она у сотрудника существует) и выдаёт её сотруднику.
• Направляет в СФР сведения о переходе сотрудника на ЭТК в соответствии с требованиями формы СЗВ‑ТД.

Формирование и подача отчётности в СФР

• Готовит и отправляет отчёт по форме ЕФС‑1 (сведения о страховых взносах и стаже) в установленные сроки;
• Подготавливает форму СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) и обеспечивает её своевременную подачу, чтобы избежать штрафов за просрочку.
• Контролирует correctness (корректность) данных перед отправкой: проверяет ИНН, СНИЛС, даты приёма/увольнения, коды профессий и т.д.

Хранение и защита данных

• Обеспечивает конфиденциальность и целостность электронных трудовых книжек (использует утверждённые информационные системы, например, Контур;Экстерн или аналоги).
• Соблюдает требования по хранению трудовых книжек: приказы о назначении ответственного, журналы учёта, резервные копии данных.
• Обеспечивает доступ к ЭТК только уполномоченным лицам (себя, бухгалтера, руководителя, представителя СФР по запросу).

Взаимодействие с сотрудниками

• Консультирует работников по вопросам перехода на ЭТК, получения выписок, восстановления данных при утере доступа.
• Выдаёт выписки из электронной трудовой книжки по первому требованию сотрудника (в электронном или бумажном виде).
• Информирует о изменениях в законодательстве, влияющих на ведение ЭТК.

Контроль за своевременностью и точностью

• Регулярно проводит внутренний аудит записей в ЭТК (сверка с первичными документами: приказы о приёме, переводе, увольнении).
• При выявлении ошибок немедленно вносит исправления и уведомляет СФР (при необходимости подаёт уточняющий отчёт).
• Документирует все исправления и хранит их в соответствии с внутренними регламентами.

Ответственность за нарушения

Согласно материалам (Какая ответственность грозит работодателю за ошибки в электронных трудовых книжках), кадровик и организация могут нести следующие последствия:

• Штрафы за несвоевременную подачу формы СЗВ‑ТД – от 5 000 до 50 000 рублей (в зависимости от тяжести нарушения).
• Штрафы за недостоверные сведения в ЕФС‑1 – аналогичные суммы, возможна дисквалификация должностных лиц.
• Ответственность за утрату или повреждение данных – гражданско‑правовая ответственность (возмещение ущерба сотруднику) и возможные административные санкции.
• Дисквалификация – при повторных грубых нарушениях сроком до 3 лет.

Поэтому кадровик должен строго следовать инструкциям, вести документооборот и своевременно обновлять свои знания (например, проходить обучение по изменениям в законодательстве о ЭТК).

Практические рекомендации

1. Оформить нормативную базу внутри компании: приказ о назначении ответственного, положение о ведении ЭТК, инструкцию по работе с информационной системой.
2. Внести обязанности в должностную инструкцию и дополнительное соглашение – это защищает как сотрудника, так и работодателя при трудовом споре.
3. Использовать проверенные программные продукты (Контур.Экстерн, 1С:ЗУП и др.), которые автоматически формируют формы ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД и обеспечивают электронный архив.
4. Проводить периодические обучения для кадровиков и бухгалтеров по новым требованиям СФР и изменениям в форматах отчётности.
5. Вести журнал заявлений о переходе на ЭТК с указанием даты получения, номера заявления и результата обработки;
6. Обеспечить резервное копирование данных минимум раз в неделю и хранить копии в отдельномSecure месте (облачный сервер с шифрованием или внешний носитель).
7. Контролировать сроки подачи отчётности с помощью напоминаний в календаре или задач в системе управления проектами.

Ведение электронных трудовых книжек – это не просто техническая задача, а важная часть кадрового обеспечения организации, требующая внимательности, знания нормативной базы и ответственности. Кадровик, назначенный ответственным за ЭТК, должен:

• Точно вносить и обновлять сведения в электронные трудовые книжки;
• Своевременно готовить и отправлять отчётность в СФР (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД);
• Обеспечивать сохранность и конфиденциальность данных;
• Консультировать сотрудников и оперативно исправлять выявленные ошибки;
• Соблюдать установленные сроки и избегать штрафных санкций.

Соблюдение этих обязанностей позволит организации бесперебойно взаимодействовать с Социальным фондом, защитить права работников и минимизировать риски административной ответственности.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 23 мая 2026 года.