Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист, который позволяет продлить запись о трудовой деятельности сотрудника, не меняя формат основной книги. Правильное вшивание и оформление вкладыша регулируется постановлением Пленума ФНС России № 1 и рекомендациями Роструда. Ниже – подробный гид, который поможет выполнить эту процедуру без ошибок.

Что такое вкладыш и зачем его вшивают?

• Вкладыш – отдельный лист (или несколько листов), которые фиксируют новые сведения о работе сотрудника.
• Он вшивается в конец трудовой книжки, сохраняя единый порядок страниц.
• Вкладыш нужен для:
• записи новых мест работы;
• обновления сведений о сроках работы;
• сохранения целостности документа при последующих изменениях.

Инструменты и материалы, необходимые для вшивания

1. Иголка (желательно металлическая, с крупным ухом).
2. Плотная нитка (обычно черная или белая, 2‑3 см длиной).
3. Швейное шило или небольшая игла для пробивания обложки.
4. Штамп с надписью «Выдан вкладыш» (серия и номер вкладыша).
5. Бумажный штамп или печать организации (при наличии).
6. Блокнот/таблица для записи серии и номера вкладыша.

Пошаговый алгоритм вшивания вкладыша

1. Подготовка документа
   • Разверните вкладыш и убедитесь, что он полностью заполнен.
   • Сделайте отметку о серии и номере вкладыша внизу ьного листа.
2. Нумерация страниц
   • Продолжайте нумерацию страниц, начав с последней страницы основной книги.
   • На каждой странице вкладыша укажите номер в правом верхнем углу.
3. Вшивание
   • Возьмите иглу и плотную нитку.
   • Сшейте вкладыш к последней странице трудовой книжки, продев нить через отверстия по краю.
   • Закрепите узел, обрезайте лишний хвост.
4. Простановка штампа
   • На странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также Ф.И.О. работника, поставьте штамп «Выдан вкладыш».
   • Подпишитесь и поставьте печать организации (если она используется).
5. Финальная проверка
   • Убедитесь, что все страницы пронумерованы.
   • Проверьте соответствие записи в штампе и в ьном листе.

Как оформить запись о выдаче вкладыша

Запись о выдаче вкладыша вносится либо на ьном листе, либо на оборотной стороне обложки. Пример оформления:

Трудовая книжка № 12345
Работающий: Иванов Иван Иванович
Дата выдачи вкладыша: 
Серия вкладыша: 2026‑001
Номер вкладыша: 001
Подпись руководителя: __________________
Печать организации: __________________

Образец заполнения вкладыша (2026 год)

Ниже – типовой образец, который можно использовать в 2026 году. Все поля отмечены обязательными.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вшивать каждый новый вкладыш? – Да, каждый новый вкладыш вшивается в конец книги, сохраняя непрерывность нумерации.
• Можно ли использовать обычную булавку вместо иглы? – Не рекомендуется, так как булавка может повредить страницы и не обеспечит надёжное закрепление.
• Что делать, если штамп отсутствует? – В этом случае подпись и печать организации заменяются ручным написанием надписи «Выдан вкладыш» и указанием серии/номера;
• Можно ли вшивать вкладыш в середину книги? – Нет, вшивание производится только в конце, чтобы сохранить порядок страниц.

Вкладыш в трудовую книжку – важный документ, позволяющий корректно фиксировать изменения в трудственной деятельности сотрудника. Правильное вшивание и оформление (штамп, подпись, нумерация) гарантируют соответствие требованиям Роструда и ФНС. Следуя приведённому пошаговому алгоритму и используя образцы заполнения, вы сможете выполнить эту процедуру быстро и без ошибок.

Для более удобного оформления рекомендуется скачать готовый образец вкладыша с сайта nalog-nalog.ru или воспользоваться сервисом КонсультантПлюс, где доступны бесплатные пробные образцы.