Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и место работы. Вопрос о том, кто именно отвечает за её оформление и ведение, часто вызывает недоразумения. Ниже мы разберём, какие обязанности возлагаются на работодателя, на работника и на ответственного за ведение трудовых книжек в организации.

Общие принципы оформления трудовой книжки

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Кто обязан оформить трудовую книжку?

Обязанность по оформлению трудовой книжки лежит на работодателе. При приёме на работу нового сотрудника работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку в письменном виде (если работник выбирает бумажную форму);
• заполнить первую запись о приёме на работу в присутствии работника;
• соблюдать сроки – в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления работника.

Если работник впервые устраивается на официальную работу, то в большинстве случаев трудовая книжка оформляется работодателем сразу при приёме.

Кто отвечает за ведение записей в трудовой книжке?

Ответственность за ведение трудовых книжек в организации обычно возлагается на конкретного сотрудника, который называется ответственный за ведение трудовых книжек (или специалист по кадровому учёту). Однако в нормативных актах не прописаны особенности заверения записей, которые делает этот сотрудник. Он:

• заполняет записи о приёме, переводах, повышениях, увольнениях;
• проверяет правильность и полноту данных;
• выдаёт и хранит трудовые книжки в соответствии с внутренними процедурами.

Вопрос о том, может ли он сам ставить подпись в своей трудовой книжке при поступлении на работу и увольнении, остаётся открытым – правила не устанавливают конкретных ограничений.

Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году

С 2026 года действует новый порядок ведения трудовых книжек. Основные изменения:

• Работодатель вправе вести только электронную трудовую книжку (письмо Минтруда РФ от 14‑2/В‑136).
• При приёме на работу работодатель обязан подать сведения о трудовой деятельности в составе отчёта ЕФС‑1 не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления.
• Для сотрудников, которые начнут работать в 2025 году или позже, обязательным становится ведение только в электронном виде. Выбрать бумажную форму они не могут.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Для оформления электронной трудовой книжки необходимо:

1. Зарегистрировать организацию в системе ЕФС (Единый федеральный сервис).
2. Получить электронный сертификат для работы с ЕФС.
3. Ввести данные о сотруднике в электронную форму, которая автоматически создаст запись в электронной трудовой книжке.
4. Сохранить подтверждение о внесении записи в системе.

В случае потери или повреждения бумажной трудовой книжки работник может обратиться в службу поддержки ЕФС для восстановления данных.

Возможность вести бумажную трудовую книжку в 2026 году

Несмотря на переход к электронному формату, в 2026 году сохраняется возможность вести бумажную трудовую книжку в некоторых случаях:

• Если работник сам выбрал такой способ ведения документа.
• Если работник ещё не принял решение о переходе на электронную форму.

В этом случае работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку по прежним правилам и одновременно вести электронную трудовую книжку.

Как оформить бумажную трудовую книжку?

Для оформления бумажной трудовой книжки необходимо:

1. Получить бланк трудовой книжки и вкладыш от уполномоченного органа.
2. Заполнить первую запись о приёме в присутствии работника.
3. Хранить трудовую книжку в безопасном месте, обеспечивая её сохранность.
4. При каждом изменении статуса (перевод, повышение, увольнение) вносить соответствующую запись.

Практические рекомендации для работодателя

• Убедитесь, что у вас есть актуальная информация о переходе на электронную трудовую книжку.
• Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек и обучите его правилам заполнения.
• Проведите инструктаж для новых сотрудников о том, как будет оформляться их трудовая книжка.
• Периодически проверяйте, что все записи в электронной системе корректны и своевременны.
• Обеспечьте хранение бумажных копий (если они есть) в соответствии с внутренними процедурами.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

В случае потери трудовой книжки работник должен:

1. Сразу сообщить об этом работодателю.
2. Подать письменное заявление о потере.
3. Получить от работодателя справку о трудовом стаже.
4. Если речь идёт о бумажной трудовой книжке, работодатель обязан выдать замену в течение 3 рабочих дней.
5. Если это электронная трудовая книжка, работник может обратиться в службу поддержки ЕФС для восстановления данных;

Ответственность за оформление и ведение трудовой книжки лежит на работодателе, а конкретный сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, осуществляет ежедневные записи. С 2026 года обязательным становится электронный формат, но бумажная трудовая книжка остаётся допустимой в определённых случаях. Соблюдение всех требований законодательства поможет избежать конфликтов и обеспечит надёжный учёт трудового стажа сотрудников.