Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Согласно действующему законодательству РФ‚ работодатель обязан оформить трудовую книжку при приёме на работу и своевременно вносить в неё все необходимые записи о переводах‚ повышениях‚ наградах‚ увольнениях и иных событиях‚ связанных с трудовыми отношениями․
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66‚ 65․1);
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части ведения трудовых книжек);
- Приказ Минтруда России от № 320Н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
- Постановление Правительства РФ от № 1476 «О переходе на электронные трудовые книжки»․
При приёме на работу
При заключении трудового договора работодатель должен:
- Проверить наличие у сотрудника трудовой книжки;
- Если книжки нет – оформить новую в соответствии с утверждённой формой;
- Внести запись о приёме на работу (дата‚ наименование организации‚ должность‚ условия трудового договора)․
При изменении условий труда
Любые изменения‚ требующие записи в трудовой книжке‚ должны быть оформлены в течение пяти рабочих дней с момента их наступления:
- Перевод на другую должность;
- Изменение структурного подразделения;
- Награждение или применение дисциплинарного взыскания;
- Увольнение (включая основание и дату)․
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки при приёме на работу․ Однако в ряде случаев сохраняется необходимость ведения бумажного варианта:
- Если сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК – при выдаче бумажной книжки делается запись о подаче такого заявления;
- При утрате или повреждении бумажной книжки – выдаётся дубликат на основании данных из Фонда социального страхования;
- Для работников‚ не согласных с переходом на ЭТК‚ сохраняется право на ведение бумажной книжки до завершения переходного периода (по состоянию на )․
Записи в трудовой книжке: что и как вносить
Каждая запись должна содержать:
- Дата события (день‚ месяц‚ год);
- Наименование организации (полное‚ согласно учредительным документам);
- Должность‚ профессия или specialty;
- Основание записи (приказ‚ распоряжение‚ договор и т․д․);
- Подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрена)․
Пример записи о приёме на работу:
– Принят на работу в ООО «Пример» на должность инженера‑программиста согласно трудовому договору № 123‑от‑․
Хранение и выдача трудовой книжки
Хранение
Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника․ После увольнения книжка выдаётся работнику в день расчёта (или в течение трёх рабочих дней‚ если работник не явился за ней)․
Дубликат
В случае утраты или повреждения трудовой книжки работодатель выдаёт дубликат․ С 1 января 2024 года при оформлении дубликата используются данные из Фонда социального страхования (ФСС)․ Процедура включает:
- Запрос сведений из ФСС;
- Заполнение дубликата по установленной форме;
- Внесение записи о выдаче дубликата с указанием причины и даты․
Ответственность за нарушение обязанностей
Несвоевременное оформление или отсутствие записей в трудовой книжке влечёт административную ответственность:
- Штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
- Штраф для организаций от 30 000 до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Кроме того‚ работник может потребовать компенсацию морального вреда и восстановления нарушенных прав через суд․
Оформление трудовой книжки и своевременное внесение в неё записей – прямая обязанность работодателя‚ закреплённая в Трудовом кодексе и нормативных актах․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки‚ бумажный вариант остаётся значимым документом‚ особенно в периоды transition и для определённых категорий работников․ Соблюдение установленного порядка не только защищает права сотрудников‚ но и минимизирует риски для организации в виде штрафов и судебных споров․