Обновлено: 21 мая 2026 года
направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку по почте.
Когда необходимо отправлять уведомление?
Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения.
Если это невозможно сделать по объективным причинам (например, сотрудник отсутствовал на рабочем месте), необходимо:
- Оформить акт об отказе в получении трудовой книжки (если работник был на месте, но отказался забирать)
- Направить письменное уведомление о необходимости получения или согласии на отправку по почте
- Выслать трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении (если получено согласие)
Как правильно составить уведомление?
Уведомление должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа (например, «Уведомление о необходимости получения трудовой книжки»)
- Дата составления
- Наименование организации (работодателя) и ее реквизиты
- ФИО работника полностью
- Должность и структурное подразделение (если есть)
- Дата увольнения
- Причина направления уведомления (например, «Вы не явились за трудовой книжкой в день увольнения»)
- Требование (явиться за документом или дать согласие на отправку по почте)
- Срок для выполнения требования (обычно 5-7 рабочих дней)
- Подпись руководителя или уполномоченного лица
Образец уведомления:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «РОСТ»
УВЕДОМЛЕНИЕ
№ 15/2026 от 21 мая 2026 года
Иванову Ивану Ивановичу
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
УВЕДОМЛЕНИЕ О НЕОБХОДИМОСТИ ПОЛУЧИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Уважаемый Иван Иванович!
На основании ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, в связи с Вашим увольнением по собственному желанию
от 15 мая 2026 года (приказ № 45/2026 от ), просим Вас:
- Явиться в отдел кадров ООО «РОСТ» по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, каб. 210
в течение 5 рабочих дней с момента получения настоящего уведомления для получения трудовой книжки; - Либо предоставить в письменной форме согласие на отправку трудовой книжки по почте.
В случае неявки в установленный срок трудовая книжка будет направлена Вам ценным письмом с уведомлением
о вручении по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5.
Контактное лицо: Петров Сергей Николаевич, тел. (495) -23-45-67
Руководитель отдела кадров _______________ / Петрова О.В.
М.П.
Как отправить трудовую книжку по почте?
Если работник выбрал вариант получения трудовой книжки по почте, необходимо:
- Получить письменное согласие работника (в виде отдельного заявления или в тексте уведомления)
- Оформить ценное письмо с описью вложения
- Указать точный адрес получателя
- Дождаться уведомления о вручении от почтового отделения
- Сохранить копию письма и уведомления о вручении в личном деле работника
Образец заявления работника о согласии на отправку по почте:
ЗАЯВЛЕНИЕ
от Иванова Ивана Ивановича
Прошу направить мою трудовую книжку по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
ценным письмом с уведомлением о вручении.
Иванов _______________ / Иванов И.И.
Ответственность работодателя за задержку трудовой книжки
Несвоевременная выдача трудовой книжки может повлечь за собой:
- Начисление среднего заработка за все время задержки (ст. 234 ТК РФ)
- Возможность привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 руб.)
- Материальную ответственность за причиненный работнику ущерб
направить ему уведомление. Несоблюдение этого требования может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить трудовую книжку обычной почтой?
Нет. Трудовая книжка должна отправляться ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Это подтверждает факт отправки и получения документа.
Что делать, если работник не отвечает на уведомление?
Если работник не явился за трудовой книжкой и не отвечает на уведомление, необходимо:
- Направить повторное уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении
- Оформить акт о невозможности вручения трудовой книжки
- Хранить документы в личном деле работника на случай проверки
Можно ли отправить трудовую книжку на электронную почту?
Нет. Трудовая книжка является документом строгой отчетности и должна передаваться только
лично в руки или по почте ценным письмом.
Какие документы нужно хранить после отправки?
После отправки трудовой книжки по почте необходимо сохранить:
- Копию уведомления работнику
- Копию заявления работника (если есть)
- Квитанцию об отправке ценного письма
- Уведомление о вручении
- Акт о невозможности вручения (если применимо)
Своевременное и правильное оформление уведомления о необходимости получения трудовой книжки или согласия
на ее отправку по почте позволяет работодателю избежать конфликтных ситуаций и административной ответственности.
Следуйте приведенным рекомендациям, используйте образцы документов и храните все подтверждающие документы.
Помните: Трудовая книжка, это важный документ, от правильности оформления которого зависит
трудовая история работника и возможность его трудоустройства в будущем.
Нужна помощь в составлении документов?
Обратитесь к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству для профессиональной подготовки
всех необходимых документов.