Вопрос, обязаны ли физические лица, выступающие в роли работодателя, вести трудовые книжки, часто возникает у частных предпринимателей, семейных хозяев и даже у граждан, нанимающих помощников по дому․ Ответ регулируется Трудовым кодексом РФ, а также рядом подзаконных актов․ Ниже – подробный разбор нормативных требований, практических нюансов и возможных последствий за их нарушение․

Кто считается работодателем‑физическим лицом?

• Гражданин России, не являющийся индивидуальным предпринимателем (ИП), но заключающий трудовые договоры с работниками (например, домашний персонал, помощники, репетиторы)․
• Индивидуальный предприниматель – тоже физическое лицо, но в этом случае он считается работодателем‑ИП и подпадает под отдельный порядок ведения трудовых книжек (см․ п․ 3)․
• Физическое лицо, получающее доход от самостоятельной деятельности, достигшее 18 лет, но признанное судом недееспособным – в этом случае договор может заключать его опекун (Энциклопедия решений, октябрь 2025)․

Нормативно‑правовая база

Основные положения, регулирующие обязанность вести трудовые книжки, находятся в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ):

1. Статья 66 ТК РФ – «Трудовая книжка»․ В части третьей этой статьи указано, что работодатель (за исключением работодателей‑физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа является основной․
2. Статья 309 ТК РФ – «Документы, подтверждающие период работы у работодателей‑физических лиц»․ Здесь подтверждается, что физическое лицо‑работодатель обязано вести трудовые книжки в порядке, установленном ТК РФ․
3. Статья 20 ТК РФ – «Стороны трудовых отношений»․ Уточняет, что права и обязанности работодателя могут осуществляться физическим лицом, органами управления юридического лица или уполномоченными лицами․
4. Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2001 № 197‑ФЗ (в ред․ от 2022) – регламентирует порядок регистрации трудовых договоров в органах местного самоуправления (см․ Онлайн‑инспекция)․

Обязанность вести трудовые книжки: когда она возникает?

• Срок работы более пяти календарных дней․ Если сотрудник отработал у физического лица менее пяти дней, трудовую книжку вести не требуется․
• Работа является основной․ Если трудоустройство у физического лица не является основной занятостью работника (например, подработка), то ведение книжки не обязательно, но может быть рекомендовано․
• Исключения․ Физическое лицо, не являющееся ИП, не обязано вести книжку, если работа выполняется в рамках семейных отношений (домашний помощник, сиделка) и не считается основной занятостью․ Однако в этом случае необходимо оформить письменный трудовой договор и уплачивать страховые взносы․

Порядок ведения трудовой книжки

Оформление и заполнение

1. Получить трудовую книжку установленного образца (бумажную или электронную)․
2. При приёме на работу оформить трудовой договор в письменной форме (см․ Конур‑Экстерн, 2024)․
3. Внести в книжку сведения о:
   • дате приёма на работу;
   • должности, на которой работник будет исполнять обязанности;
   • размере заработной платы;
   • условиях и сроках испытательного периода (если он предусмотрен)․
4. При увольнении оформить запись о прекращении трудового договора, указав причину увольнения и дату․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России вводится система электронных трудовых книжек․ Физическое лицо‑работодатель может:

• выбрать электронный вариант (через портал Госуслуг) – это упрощает передачу данных в Пенсионный фонд РФ․
• При этом обязательна регистрация договора в органе местного самоуправления в уведомительном порядке (Онлайн‑инспекция)․

Регистрация трудового договора в органах местного самоуправления

Согласно Онлайн‑Инспекции, физическое лицо, не являющееся ИП, обязано в уведомительном порядке зарегистрировать:

• трудовой договор;
• прекращение трудового договора․

Регистрация производится в отделе труда (или в МФЦ) по месту жительства работодателя․ После регистрации вы получаете подтверждающий документ, который необходимо хранить вместе с трудовой книжкой․

Страховые взносы и налогообложение

Даже если работодатель – физическое лицо без статуса ИП, он обязан:

• уплачивать страховые взносы в ПФР, ФСС и ФОМС за каждого работника (Бухонлайн, 2023)․
• удерживать и перечислять НДФЛ из заработной платы (ставка 13 % для большинства категорий)․
• предоставлять сведения в СФР (Система Фондов России) о наличии или отсутствии СНИЛС у работника․

Последствия нарушения обязанности вести трудовую книжку

Нарушение требований ТК РФ влечёт за собой административную ответственность:

• Штраф для работодателя‑физического лица – от 5 000 до 30 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Возможность признания трудовых отношений недействительными, если работник не может подтвердить стаж (что влияет на пенсионные выплаты)․
• Увеличение страховых взносов за счёт работодателя в случае проверок со стороны инспекции труда․

Практические рекомендации

1. Сразу после заключения договора оформляйте запись в трудовой книжке и регистрируйте договор в органе местного самоуправления․
2. Если планируете нанимать более одного сотрудника, рассмотрите регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя – это упростит бухгалтерию и даст право вести электронные книжки․
3. Храните копии всех документов (трудовой договор, регистрационное подтверждение, справки о страховых взносах) в отдельном деле․
4. Следите за изменениями в законодательстве: с 2025 года планируется полное переход на электронные трудовые книжки для всех работодателей, включая физических лиц․

Работодатель‑физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который отработал более пяти дней и для которого данная работа является основной․ Обязанность подкреплена статьями 66 и 309 ТК РФ, а также требованиями по уведомительной регистрации в органах местного самоуправления․ Нарушение этих требований влечёт штрафы и может негативно сказаться на пенсионных правах работников․

Для минимизации рисков рекомендуется:

• оформлять письменный трудовой договор;
• внести все необходимые сведения в трудовую книжку (бумажную или электронную);
• регулярно уплачивать страховые взносы и подавать отчётность в СФР;
• следить за изменениями в законодательстве и при необходимости переходить на статус ИП․

Только соблюдая эти простые правила, физическое лицо‑работодатель сможет законно и без проблем вести трудовые отношения с персоналом․