Вопрос о необходимости регистрации (оформления) трудовой книжки является одним из самых частых и важных как для работников, так и для работодателей. Ответ на него неоднозначен и зависит от конкретных обстоятельств трудовых отношений. В этой статье мы подробно разберем, когда регистрация обязательна, а когда нет, и кто за это отвечает.
Ключевое правило: для кого обязательна регистрация?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статьи 65, 66, 67), основное правило следующее:
- Обязанность по оформлению (регистрации) трудовой книжки лежит на работодателе в отношении работников, с которыми у него заключен трудовой договор.
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) подлежит обязательному внесению записей о приеме на работу, переводе, увольнении и иных сведениях, предусмотренных законом.
Для кого регистрация (оформление) трудовой книжки ОБЯЗАТЕЛЬНА:
Регистрация (первичное оформление) обязательна для следующих категорий граждан:
- Лица, впервые поступающие на работу по трудовому договору. Если у человека ранее не было трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить (выдать новую) и сделать первую запись о приеме на работу.
- Лица, у которых есть трудовая книжка, но она не была утрачена. Работодатель обязан принять ее, проверить и сделать соответствующие записи.
- Лица, у которых трудовая книжка была утрачена. Работодатель обязан оформить новую книжку на основании справки об утере, выданной предыдущим работодателем или архивным учреждением.
Кому регистрация (оформление) трудовой книжки НЕ ТРЕБУЕТСЯ:
Существует ряд категорий работников, для которых традиционная бумажная трудовая книжка не оформляется. Однако их трудовые стаж и сведения все равно фиксируются.
- Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Такие договоры (подряда, оказания услуг) не создают трудовых отношений, поэтому трудовую книжку не оформляют и записи в нее не вносят. Стаж по таким договорам в общий трудовой стаж не засчитывается (за исключением отдельных случаев, например, для педагогических работников по совместительству).
- Лица, работающие у индивидуального предпринимателя (ИП) без образования юридического лица. С 1 января 2017 года ИП, не являющиеся юридическими лицами, не обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Они могут вести Сведения о трудовой деятельности (электронную форму) или выдавать работникам справки об их трудовой деятельности. Однако если работник сам предоставит ИП свою бумажную трудовую книжку, ИП вправе (но не обязан) делать в нее записи.
- Лица, работающие в организациях, где ведется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2021 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Если работник не имеет бумажной книжки или отказывается от нее, все записи вносятся только в ЭТК. Бумажная книжка при этом может быть выдана по заявлению работника.
- Лица, работающие по специальным правовым режимам (например, некоторые категории работников науки, образования, культуры по срочным договорам), если иное не предусмотрено федеральными законами.
Кто и когда должен зарегистрировать (оформить) трудовую книжку?
Процесс можно разделить на два ключевых этапа:
Первичное оформление (регистрация) новой книжки
Кто делает: Работодатель (организация, ИП, если он ведет бумажные книжки).
Когда: В день приема на работу. Работодатель должен:
- Выдать работнику новую трудовую книжку (если у него ее нет).
- Сделать в ней первую запись о приеме на работу с указанием даты, наименования должности, структурного подразделения, основания для приема (приказ, договор).
- Заверить запись подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации.
Внесение последующих записей
Кто делает: Работодатель (текущий или предыдущий).
Когда: В день возникновения соответствующего события:
- Прием на работу.
- Перевод на другую работу (постоянно или временно).
- Увольнение.
- Награждение (почетными званиями, наградами).
- Обучение (если оно ведет к изменению квалификации и засчитывается в стаж).
Что насчет электронной трудовой книжки (ЭТК)?
С 1 января 2021 года все работодатели обязаны формировать и вести Сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Это основная форма учета. Бумажная трудовая книжка становится дополнительной и выдается работнику только по его письменному заявлению.
Важно: Даже при наличии ЭТК, если работник предоставил работодателю бумажную книжку, последний вправе (но не обязан) делать в нее записи. Если запись сделана и в ЭТК, и в бумажную книжку, они должны быть идентичны.
Ответственность за нарушение правил регистрации
Неисполнение работодателем обязанности по оформлению трудовой книжки или внесению в нее необходимых записей влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Для должностных лиц — штраф от 5 000 до 10 000 руб.
- Для юридических лиц — штраф от 50 000 до 70 000 руб.
Кроме того, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав.
Краткая памятка в виде таблицы
| Категория работника | Требуется ли оформление бумажной трудовой книжки? | Кто обязан вести учет? |
|---|---|---|
| Работник по трудовому договору в организации/у ИП (если ИП ведет бумажные книжки) | ДА, если у работника ее нет или он предоставил. Или по его заявлению. | Работодатель (обязательно в ЭТК, в бумажную, по заявлению). |
| Работник по трудовому договору у ИП (не юр. лица) | НЕТ (но работник может предоставить свою, и ИП вправе оформить). | ИП (обязательно в ЭТК). |
| Исполнитель по договору ГПХ | НЕТ. | Не ведется. Может быть справка об оплате услуг. |
| Впервые устраивающийся на работу | ДА, работодатель обязан выдать новую книжку. | Работодатель. |
Обязательна ли регистрация трудовых книжек? Ответ: ДА, для подавляющего большинства работников, работающих по трудовому договору. Эта обязанность лежит исключительно на работодателе.
Однако существуют важные исключения, главные из которых — работа по договорам ГПХ и работа у индивидуального предпринимателя (не юр. лица). В современных условиях основной формой учета стала электронная трудовая книжка, обязательная для всех работодателей.
Практический совет работнику: Если вы работаете по трудовому договору, у вас должна быть оформлена трудовая книжка (бумажная или электронная). Если работодатель отказывается это сделать, требуйте письменно, а при отказе обращайтесь в ГИТ или суд.
Практический совет работодателю: Не пренебрегайте обязанностью по ведению сведений о трудовой деятельности (в ЭТК и, при необходимости, в бумажной книжке). Это прямое требование закона, невыполнение которого грозит крупными штрафами;
Статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.