В данной статье мы подробно рассмотрим порядок хранения трудовых книжек в бюджетных учреждениях Российской Федерации, актуальный на 2026 год. Мы разберем основные правила, сроки хранения, ответственность за хранение и особенности учета трудовых книжек в бюджетном секторе.

Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное хранение трудовых книжек – обязанность работодателя, особенно в бюджетных учреждениях, где необходимо строго соблюдать законодательство. В этой статье мы рассмотрим все аспекты хранения трудовых книжек, включая порядок ведения учета, сроки хранения и ответственность за нарушение правил.

Основные положения

Нормативно-правовая база

Основными документами, регулирующими порядок ведения и хранения трудовых книжек, являются:

• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках, утвержденными Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (с изменениями и дополнениями).
• Приказ Минфина России от 11 апреля 2022 г. N 55н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них».
• Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Ответственность за хранение трудовых книжек

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек в бюджетном учреждении возлагается на руководителя или назначенного им ответственного сотрудника.

Обязанности ответственного за хранение:

• Обеспечение сохранности трудовых книжек и вкладышей в них.
• Ведение учета трудовых книжек и вкладышей.
• Своевременное заполнение и оформление трудовых книжек.
• Предоставление трудовых книжек работникам при увольнении.
• Обеспечение соблюдения сроков хранения трудовых книжек.
• Составление актов о невозврате трудовых книжек работниками.
• Организация сдачи трудовых книжек в архив.

Порядок хранения трудовых книжек

Место хранения

Трудовые книжки хранятся в специально отведенном помещении, обеспечивающем их сохранность от повреждений, влаги, огня и несанкционированного доступа. Рекомендуется использовать металлические шкафы или сейфы.

Доступ к трудовым книжкам

Доступ к трудовым книжкам должен быть ограничен и разрешен только уполномоченным лицам.

Хранение невостребованных трудовых книжек

Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет (с 1 января 2003 года).

Важно: Обязательно составляется акт о невозврате трудовой книжки работником.

Сроки хранения трудовых книжек

Сроки хранения трудовых книжек зависят от даты завершения трудовой деятельности:

• Завершенные делопроизводством до 1 января 2003 г. – 75 лет.
• Завершенные делопроизводством после 1 января 2003 г. – 50 лет.

Учет трудовых книжек

В бюджетном учреждении ведется учет трудовых книжек и вкладышей в них. Учет ведется в специальном журнале или электронной базе данных.

В учет должны входить следующие данные:

• ФИО работника.
• Дата приема на работу.
• Номер трудовой книжки.
• Дата последней записи.
• Информация о выдаче и возврате трудовой книжки.

Бланки трудовых книжек

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Закупка бланков осуществляется руководителем учреждения.

Проверка сроков хранения

Регулярно (не реже одного раза в год) необходимо проводить проверку сроков хранения трудовых книжек и принимать меры по их своевременной передаче в архив.

Испорченные бланки

В случае повреждения бланка трудовой книжки или вкладыша, необходимо составить акт об этом. Испорченные бланки не подлежат использованию.

Передача трудовых книжек в архив

Трудовые книжки, достигшие установленного срока хранения, передаются в архив. Передача осуществляется на основании акта приема-передачи.

Новые правила ведения и хранения трудовых книжек (с )

С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России от N 320н. Основные изменения заключаются в:

• Усилении требований к ведению учета трудовых книжек.
• Установлении более строгих сроков хранения.
• Введении электронного формата ведения трудовых книжек (по желанию работодателя).

Соблюдение правил хранения трудовых книжек – важная задача для любого бюджетного учреждения. Правильное ведение учета, обеспечение сохранности документов и своевременная передача их в архив – залог соблюдения трудового законодательства и защиты прав работников. Регулярный контроль за соблюдением правил хранения трудовых книжек поможет избежать штрафов и других негативных последствий.

Обратите внимание: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к специалистам в области трудового права.