Оформление кадровых документов — зона повышенного внимания для любого работодателя. Одним из самых частых вопросов, с которыми сталкиваются специалисты отдела кадров, является следующий: обязательно ли вносить запись о переводе в трудовую книжку работника? Ответ на этот вопрос не может быть однозначным, так как всё зависит от вида перевода, его срока и условий трудового договора. Давайте разберем все ситуации подробно.
Главное правило: постоянный и временный перевод
Основополагающий принцип ведения трудовых книжек гласит: в документ вносятся сведения только о постоянных изменениях в трудовой деятельности сотрудника. Именно поэтому ключевым фактором выступает срок перевода:
- Постоянный перевод: запись в трудовую книжку вносится обязательно. Если работник навсегда переходит на другую должность или в другое структурное подразделение (с указанием этого в договоре), этот факт должен быть зафиксирован.
- Временный перевод: запись в трудовую книжку не вносится. Это правило прямо вытекает из ст. 66 ТК РФ и актуального Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Сведения о временных переводах отражать в трудовой книжке не нужно.
Когда запись о переводе делать НЕ НУЖНО?
Существует несколько типичных ситуаций, когда внесение записи о переводе будет ошибочным или излишним. Рассмотрим их детальнее.
Временный перевод на другую работу
Если сотрудник временно занимает другую должность (например, для замещения отсутствующего работника или на время декрета коллеги), оформляется дополнительное соглашение и приказ. Однако запись в трудовую книжку не вносится. Также не нужно сдавать подраздел 1.1 ЕФС-1 по этому поводу.
Даже если сам работник очень просит внести такую запись (чтобы подтвердить опыт работы на другой позиции), работодатель обязан отказать. Законодательство не разрешает фиксировать временные кадровые перемещения в качестве перевода.
Превращение временного перевода в постоянный
Иногда временный перевод может стать постоянным. Как быть в этом случае? Поскольку сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся изначально, то в момент, когда перевод становится постоянным, работодатель просто оформляет это как новый постоянный перевод и уже тогда делает соответствующую запись.
Перемещение, а не перевод
Очень важно отличать перевод от перемещения. Перемещение, это фактическое изменение трудовых отношений, при котором работодатель предоставляет работнику:
- другое рабочее место;
- переводит в другое структурное подразделение (при условии, что структурное подразделение не указано в трудовом договоре), расположенное в той же местности;
- поручает работу на другом механизме или агрегате.
Если должность работника не меняется, а меняется только его рабочее место, закон квалифицирует это как перемещение. При перемещении:
- Дополнительное соглашение не составляется.
- Запись в трудовую книжку не вносится.
Аналогичная ситуация возникает, если сотрудника переводят в другой отдел (другое структурное подразделение), но в трудовом договоре такого уточнения нет — запись делать не требуется.
Что делать, если запись о постоянном переводе пропущена?
Бывает так, что кадровик по ошибке забыл внести запись о постоянном переводе, а сотрудник уже уволился. Как быть?
Хотя ни Трудовой кодекс РФ, ни Порядок № 320н не содержат требования о внесении сведений о работе в строгом хронологическом порядке и не устанавливают четкого порядка внесения пропущенных записей после записи об увольнении, внести её можно и нужно.
При наличии оснований для внесения пропущенной записи о постоянном переводе на другую должность, работодатель должен это сделать. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» с новым порядковым номером и датой фактического перевода. Признание записи недействительной здесь не применяется — просто вносится пропущенная информация.
Ответственность и важные нюансы
Неверное внесение записей может привести к проблемам. Например, если запись об увольнении или переводе признана недействительной, об этом делается соответствующая пометка. Если же трудовая книжка пришла в негодность (порваны страницы, испачкана), выдается дубликат.
Что касается ошибочного внесения записи о временном переводе, то недействительности трудовой книжки в целом это не влечет. Тем не менее, это является нарушением правил ведения кадрового учета и может повлечь административную ответственность.
Краткие итоги
Чтобы не совершать ошибок при оформлении трудовой книжки, запомните главное:
- Вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей: прием на работу, увольнение и постоянный перевод на другую должность.
- Записи о временном переводе на другую должность в книжку работника не вносятся никогда.
- Если меняется только рабочее место или сотрудник переходит в подразделение, не указанное в трудовом договоре, это перемещение, а не перевод, запись не нужна.
Соблюдение этих простых правил поможет избежать путаницы в кадровом документообороте и гарантирует соблюдение норм трудового законодательства.