Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве за последние годы. Даже сейчас‚ в 2026 году‚ у работодателей и кадровых специалистов остается множество вопросов относительно того‚ как правильно оформлять новые сотрудники. Главный из них: нужно ли брать у нового работника заявление о выборе формы ведения трудовой книжки при приеме на работу? Давайте разберемся в этом вопросе подробно‚ опираясь на актуальные требования законодательства.
Обязательно ли заявление от нового сотрудника?
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации‚ работодатель не обязан получать заявление о согласии на ведение электронной трудовой книжки или отказе от нее в момент приема сотрудника на работу. Это ключевое правило‚ которое избавляет кадровиков от лишней бумажной волокиты.
Суть заключается в следующем: выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой работник делает один раз — у своего предыдущего работодателя. Если человек уже сделал свой выбор и перешел на ЭТК‚ он не может «отменить» это решение при трудоустройстве в новую компанию. Поэтому при приеме на работу уведомлять нового сотрудника о возможности выбора не нужно.
Какие документы нужны вместо заявления?
Поскольку заявление о выборе при приеме на работу не требуется‚ статус работника определяется по документам‚ которые он предъявляет в соответствии со ст. 65 ТК РФ. Стандартный пакет включает паспорт и СНИЛС‚ а что касается трудовой книжки‚ то здесь возможны два варианта:
- Если работник сохранил бумажную трудовую книжку: он приносит её в отдел кадров. Работодатель обязан принять документ‚ поставить в нем запись о приеме на работу‚ вести её по прежним правилам и хранить в организации.
- Если работник перешел на электронную трудовую книжку: бумажная книжка ему больше не нужна и на руки он её не предоставляет. Вместо неё такой сотрудник должен предъявить сведения о трудовой деятельности. Это может быть:
- Выписка по форме СТД-Р (выдается предыдущим работодателем);
- Выписка по форме СТД-СФР (получается в Социального фонда России).
Таким образом‚ именно наличие или отсутствие бумажной трудовой книжки (а также предоставление формы СТД-Р или СТД-СФР) определяет‚ в каком виде будет вестись стаж сотрудника у нового работодателя.
В каких случаях заявление всё-таки требуется?
Из любого правила есть исключения. Заявление от работника о ведении трудовой книжки потребуется лишь в одном специфическом случае:
Если работник в прошлом году отказался от перехода на ЭТК (то есть сохранил бумажную книжку)‚ а в текущем году передумал и решил перейти на электронный формат.
В такой ситуации сотрудник должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Работодатель обязан это заявление принять‚ внести соответствующие изменения в учет‚ а бумажную трудовую книжку выдать сотруднику на руки с записью о подаче заявления.
Особенности для сотрудников‚ принятых на работу впервые
Отдельного внимания заслуживают граждане‚ которые устраиваются на работу впервые (у них нет никакого стажа и трудовой книжки). Для них действуют следующие правила:
- Оформление трудовой книжки работнику‚ принятому на работу впервые‚ осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
- Поскольку такие сотрудники начинают свой трудовой путь уже в эпоху электронных книжек‚ бумажный вариант им заводить не обязательно. По умолчанию их данные будут направляться в СФР в электронном виде.
- Если же новый сотрудник хочет‚ чтобы ему завели именно бумажную трудовую книжку‚ он должен написать об этом соответствующее заявление.
Правила ведения бумажной трудовой книжки в 2026 году
Если при приеме на работу сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку (независимо от того‚ подавал ли он аналогичное заявление на предыдущем месте работы)‚ работодатель обязан её вести. В 2026 году сохраняются следующие правила:
- На ьном листе трудовой книжки ставит подпись лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек.
- Проставляется печать организации или ИП‚ если она используется.
- Запись о приеме на работу оформляется по установленным правилам.
Запись о приеме на работу: что указывать в графе «Основание»?
Частый вопрос возникает при оформлении директоров и руководителей: что делать‚ если прием на работу осуществляется на основании решения учредительного органа и приказа? Эксперты сходятся во мнении‚ что поскольку нормативные правовые акты и правила ведения трудовых книжек не запрещают указывать сразу два документа в графе 4 «Основания для внесения записи»‚ в ней можно зафиксировать и реквизиты (дату‚ номер) приказа о приеме на работу‚ и реквизиты решения учредительного органа о назначении на должность директора.
Ответственность работодателя
Важно помнить о распределении ответственности при работе с ЭТК. Ведение электронной трудовой книжки — это обязанность Социального фонда России (СФР)‚ а не работодателя. На работодателя возложена обязанность своевременно и корректно передавать сведения о трудовой деятельности в СФР. Именно поэтому работодателя могут наказать только за нарушение порядка и сроков предоставления сведений в фонд‚ а не за сам факт отсутствия заявления у сотрудника.
Краткие итоги
- При приеме на работу не нужно требовать от сотрудника заявление о согласии или отказе от ведения ЭТК.
- Если сотрудник предоставляет бумажную трудовую книжку — принимаем её и ведем по старым правилам.
- Если сотрудник предоставляет СТД-Р или СТД-СФР — ведем его стаж только в электронном виде.
- Заявление потребуется только в том случае‚ если ранее сохранивший бумажную книжку сотрудник передумал и решил перейти на ЭТК.
- Лицам‚ поступающим на работу впервые‚ бумажная книжка по умолчанию не оформляется (если они сами не попросят об этом заявлением).
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок при приеме на работу и обеспечит строгое соответствие актуальному трудовому законодательству Российской Федерации.