С 1 января 2025 года в России начался плановый переход к обязательному ведению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс напрямую связан с новой системой отчетности работодателей перед Пенсионным фондом России (ПФР). В этой статье подробно разберем, какие сведения, в какой форме и в какие сроки необходимо передавать в ПФР.

Почему появилась эта отчетность? Контекст реформы

Цель реформы — создание единого цифрового профиля пенсионных накоплений и трудового стажа гражданина. Теперь основным документом, подтверждающим трудовую деятельность, становиться не бумажная трудовая книжка, а электронная запись в информационных ресурсах ПФР.

• Для государства: снижение затрат на бумагу, печать, хранение; борьба с «серыми» зарплатами и неофициальным трудоустройством; точный учет стажа.
• Для работодателя: автоматизация учета, исключение потери документов, упрощение отчетности (в перспективе).
• Для работника: доступ к своему цифровому стажу в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте ПФР, невозможность подделки записей.

Какие формы отчетности используются?

Для передачи данных в ПФР используются две основные формы:

Форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Это основная форма для ежемесячной отчетности. В ней указываются:

• Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, данные паспорта).
• Сведения о работодателе (ИНН, КПП, наименование).
• Данные о трудовом договоре (номер, дата заключения).
• Информация о каждом периоде работы: дата начала и окончания, должность, подразделение, основание для внесения записи (прием, перевод, увольнение и т.д.).

Когда сдается: ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, за апрель — до 15 мая.

Форма ЕФС-1 (Единая форма сведений)

Эта форма используется для первоначального заведения электронной трудовой книжки на работника или для передачи сведений из бумажной книжки в электронную. В разделе 1 (подраздел 1.1) указываются данные о работнике и работодателе.

Когда сдается: при первом трудоустройстве гражданина с 2025 года или при решении работника перевести свою бумажную книжку в электронную форму.

Кто и что должен делать? Пошаговая инструкция

Шаг 1: Определите статус вашей организации

• Все без исключения работодатели обязаны сдавать отчетность. Это касается как крупных компаний, так и ИП, нанимающих хотя бы одного работника.
• Особый порядок предусмотрен для работодателей, у которых все работники уже имеют ЭТК. Они сдают только СЗВ-ТД.

Шаг 2: Ведите учет

Работодатель обязан вести учет сведений о трудовой деятельности на каждого работника. Это можно делать:

1. Через специализированные кадровые программы (1С:Зарплата и управление персоналом, «Кадры» и др.), которые автоматически формируют СЗВ-ТД и ЕФС-1.
2. Через личный кабинет на сайте ПФР (для малого бизнеса и ИП).
3. Самостоятельно, заполняя бумажные бланки (не рекомендуется из-за сложности и риска ошибок).

Шаг 3: Передавайте данные в ПФР

Способы передачи:

• Электронно (через СМЭВ, с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи) — основной и предпочтительный способ.
• На бумажном носителе (в исключительных случаях, если нет возможности передавать электронно).

Шаг 4: Отвечайте за достоверность

Работодатель несет полную ответственность за точность и полноту переданных сведений. Работник вправе проверить записи о себе в личном кабинете ПФР и при обнаружении ошибок потребовать от работодателя их исправления.

Особенности и частые вопросы

А что с бумажной трудовой книжкой?

В переходный период (до полного перехода на ЭТК) действует правило: если у работника на 31 декабря 2024 года есть бумажная трудовая книжка, работодатель продолжает в нее вносить записи параллельно с передачей сведений в ПФР. С 1 января 2025 года все новые работники получают только ЭТК.

А если работник не хочет ЭТК?

С 1 января 2026 года ведение электронной трудовой книжки становится обязательным для всех. Право на бумажную книжку сохраняется только для тех, кто уже имел ее на , и они могут отказаться от перевода в электронную форму. Но новые работники получают только ЭТК.

Какие штрафы за неисполнение?

За неисполнение обязанности по передаче сведений о трудовой деятельности в ПФР предусмотрены административные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 руб.
• Повторное нарушение — более строгие санкции.

Полезные ресурсы

• Официальный сайт Пенсионного фонда России (ПФР).
• Раздел «Работодателям» на сайте ПФР с актуальными формами и инструкциями.
• Федеральный закон от № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (статья 11.1).
• Трудовой кодекс РФ (статья 66.1).