С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный период завершён, и теперь каждый работник обязан иметь электронную трудовую книжку, а работодатель – своевременно передавать сведения в Социальный фонд России (СФР). Одним из ключевых условий корректного оформления ЭТК является обязательное подача заявления работником о выборе формы ведения трудовой книжки (электронной или бумажной). Ниже подробно рассмотрим, почему заявление обязательно, как его оформить и какие последствия могут возникнуть при его отсутствии.
Почему заявление обязательно?
- Законодательная основа. Согласно Федеральному закону от № 79‑ФЗ «О трудовых книжках» и Постановлению Правительства РФ от № 1765, работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Выбор фиксируется заявлением, которое становится основанием для внесения записи в реестр ЭТК.
- Защита прав работника. Заявление подтверждает, что работник осведомлён о своих правах и обязанностях, а также согласен на обработку персональных данных в электронном виде.
- Исключение двойного учёта. Без заявления работодатель не может определить, вести ли трудовую книжку в бумажном или электронном виде, что приводит к риску дублирования записей и ошибок в отчётности в СФР.
- Обеспечение своевременной передачи сведений. Заявление служит trigger‑сигналом для кадровой службы: после его получения начинается процесс формирования электронной записи и передачи данных в СФР через систему «Единый реестр сведений о трудовой деятельности» (ЕРСТД).
Кто и когда должен подать заявление?
При приёме на работу (первичное трудоустройство)
С 1 января 2021 года специалисты по кадрам обязаны оформлять только электронные трудовые книжки для newly hired сотрудников. В этом случае заявление подаётся в первый рабочий день после подписания трудового договора.
При переводе с бумажной на электронную форму
Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и желает перейти на ЭТК, заявление подаётся в любой момент, но не позднее 30 календарных дней с даты принятия решения о переходе.
При изменении формы ведения трудовой книжки по инициативе работодателя
Работодатель не может принудительно перевести работника на ЭТК без его согласия. В случае отказа работника от электронной формы, заявление о сохранении бумажной книжки также должно быть оформлено и храниться в личном деле.
При увольнении
При расторжении трудового договора работник получает справку о трудовой деятельности, сформированную на основе данных ЭТК; Заявление о форме ведения трудовой книжки остаётся актуальным до момента выдачи справки.
Как оформить заявление?
Заявление может быть подано в любой из следующих форм:
- В письменном виде – рукописный или печатный документ, подписанный работником и заверенный печатью организации (если требуется внутренний регламент).
- В электронном виде – через корпоративный портал HR‑системы, личный кабинет на портале «Госуслуги» или специализированный сервис СФР. Электронное заявление подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) или простой электронной подписью (ПЭП) в соответствии с внутренними правилами работодателя.
- Через МФЦ – при отсутствии доступа к корпоративным системам работник может подать заявление в многофункциональный центр, где оно будет передано в электронный реестр работодателя.
Обязательные реквизиты заявления:
- ФИО работника полностью;
- Дата рождения;
- СНИЛС;
- ИНН (при наличии);
- Дата подачи заявления;
- Выбранная форма ведения трудовой книжки (электронная/бумажная);
- Подпись работника (или электронная подпись);
- Примечание: согласие на обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».
После получения заявления кадровая служба:
- Вносит запись в личную карточку сотрудника;
- Формирует электронную запись в трудовой книжке (при приёме на работу – первая запись о приёме);
- Передаёт сведения в СФР не позднее пяти рабочих дней с даты события (приём, перевод, увольнение и т.д.) через систему ЕРСТД;
- Хранит оригинал заявления (или его электронную копию) в личном деле сотрудника в течение всего периода хранения трудовых документов (75 лет).
Последствия отсутствия заявления
Отсутствие заявления о выборе формы ведения трудовой книжки может привести к следующим негативным последствиям:
- Отказ в приёме на работу. Работодатель имеет право приостановить оформление трудового договора до получения заявления, так как без него невозможно определить форму ведения трудовой книжки.
- Нарушение трудового законодательства. По статье 5.27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения трудовых книжек) возможен штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, а для организации – от 30 000 до 50 000 рублей.
- Ошибки в отчётности в СФР. Отсутствие чёткой формы ведения приводит к невозможности корректно передать сведения о приёме, переводе или увольнении, что может вызвать приостановку выплат пособий и пенсий.
- Потеря прав на социальные гарантии. При отсутствия электронной записи работник может столкнуться с трудностями при подтверждении стажа для назначения пенсии, больничного или декретного пособия.
Практический пример: как оформить заявление через портал «Госуслуги»
- Авторизуйтесь на Госуслугах с подтверждённой учётной записью.
- В разделе «Труд и занятость» выберите услугу «Подача заявления о выборе формы ведения трудовой книжки».
- Заполните форму: ФИО, дата рождения, СНИЛС, выберите «Электронная трудовая книжка».
- Прикрепите скан подписи (если требуется) или подпишите заявление квалифицированной электронной подписью.
- Отправьте заявление. После обработки вы получите уведомление о принятии и номер регистрации в реестре ЭТК.
- Сохраните полученное подтверждение в личном кабинете – оно послужит доказательством подачи заявления.
Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки является обязательным элементом процесса перехода на электронные трудовые книжки. Оно защищает права работника, обеспечивает корректный учёт трудовой деятельности и исключает риски штрафных санкций для работодателя. Своевременное и правильное оформление заявления – залог бесперебойной работы кадровой службы и уверенности работника в сохранности своего трудового стажа.
Следуйте указанным выше рекомендациям, используйте доступные электронные сервисы (Госуслуги, корпоративные HR‑системы, МФЦ) и храните подтверждение подачи заявления в личном деле сотрудника. Только так можно гарантировать полное соответствие требованиям законодательства и комфортное взаимодействие с Социальным фондом России.