Трудовая книжка (ТК) на протяжении десятилетий оставалась основным документом, подтверждающим трудовой стаж россиянина. Однако с развитием новых форм занятости, цифровизацией учета и изменениями в законодательстве многие работники задаются вопросом: можно ли на законных основаниях отказаться от ее ведения и внесения записей? Давайте разберем этот вопрос подробно.

Общее правило: запись в трудовой книжке обязательна

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 67, 85), для большинства работников, заключивших трудовой договор, работодатель обязан оформить трудовую книжку и внести в нее необходимые записи:

• При приеме на работу — запись о приеме с указанием наименования организации, должности, даты.
• При увольнении, запись с указанием причины и даты увольнения, подписью и печатью.
• О переводах, поощрениях, награждениях.

Отказ работника от получения ТК или от внесения в нее записей не является основанием для работодателя не выполнять эти действия. Более того, уклонение работодателя от ведения ТК влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Когда запись в ТК НЕ ведется: исключения и альтернативы

Несмотря на общее правило, существуют легальные ситуации, когда традиционная трудовая книжка не оформляется или записи в нее не вносятся:

Работа по гражданско-правовым договорам (ГПД)

Если вы работаете по договору подряда, оказания услуг, авторскому договору и т.д., это не является трудовыми отношениями. Работодатель (заказчик) не обязан вести для вас трудовую книжку. Стаж по таким договорам не засчитывается в страховой стаж для назначения страховой пенсии по старости, за исключением отдельных периодов, которые могут быть подтверждены иными документами (например, для творческих профессий).

Самозанятые (ИП без работников)

Индивидуальный предприниматель, не имеющий наемных работников, вести трудовые книжки не обязан. Если же ИП нанимает сотрудников по трудовому договору, обязанность по ведению ТК у него возникает.

Работа в организациях с упрощенной системой учета (до 2024 г.)

Ранее для работников, принятых на работу в организации с численностью до 20 человек (и некоторые другие категории), допускалось оформление сведений о трудовой деятельности (СТД) вместо ТК. Однако с 1 января 2024 года система СТД была полностью интегрирована в Единую государственную систему учета страховых взносов (ЕГИСС), а сама ТК в бумажном виде для вновь принимаемых на работу граждан не выдается. Вместо этого информация о трудовой деятельности автоматически формируется в электронном виде в Личном кабинете гражданина на портале Госуслуг и в Единой биографии (при ее наличии).

Важно: Для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка, она продолжает действовать. Записи в нее продолжают вноситься. Но для новых работников с 2024 года основным документом становится электронная трудовая книжка (ЭТК).

Удаленная работа (дистанционный формат)

Форма трудового договора (дистанционный или нет) не отменяет обязанности работодателя по ведению учета трудовой деятельности. Запись в ЭТК (или на бумажный бланк, если работник настаивает) производится в обязательном порядке.

Риски и последствия отказа от записи (для работника)

Даже если работодатель по незнанию или умышленно не оформит запись, работник рискует столкнуться с серьезными проблемами:

• Потеря подтверждения стажа. ТК (бумажная или электронная), основной документ для расчета пенсии. Ошибки или отсутствие записей могут привести к неучету периодов работы в Пенсионном фонде России (ПФР).
• Занижение размера пенсии. Пенсия напрямую зависит от количества пенсионных коэффициентов (ИПК), которые формируются за счет страховых взносов. Если период работы не будет подтвержден, стаж будет меньше, а значит, и пенсия — тоже.
• Проблемы с оформлением больничного, пособий, отпусков. Стаж используется для определения продолжительности оплачиваемого отпуска, размера пособия по беременности и родам, по временной нетрудоспособности.
• Сложности при смене работы. Новый работодатель, проверяя трудовую книжку, может усомниться в достоверности сведений о предыдущем месте работы.
• Невозможность получить справку о стаже. Без записей в ТК получить официальную справку о трудовом стаже будет крайне затруднительно.

Ключевой момент: Даже если запись в ТК отсутствует, ПФР вправе запросить иные документы для подтверждения стажа (приказы, штатное расписание, расчетные листки, выписки из банковских счетов с переводом зарплаты и др.). Но бремя доказывания ложится на самого гражданина, и процесс может быть долгим и сложным.

Что делать, если запись в ТК не сделана или сделана с ошибкой?

Если вы обнаружили, что ваша трудовая книжка не была оформлена или содержит ошибки, действуйте незамедлительно:

1. Обратитесь к работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с письменным заявлением (желательно в двух экземплярах, с отметкой о приеме) о внесении необходимых записей или исправлении ошибок; Укажите точные даты, должности, основания.
2. Если работодатель отказывается, подайте жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Они проведут проверку и выдадут предписание работодателю об обязательном исполнении требований ТК.
3. Обратитесь в Пенсионный фонд России. Сообщите о факте работы без оформления ТК. ПФР может запросить у работодателя сведения о вас через межведомственный обмен. Это поможет зафиксировать период.
4. Подайте иск в суд о восстановлении на работе (если увольнение было незаконным) или об обязании работодателя оформить трудовые документы правильно. Суд, как правило, встает на сторону работника в таких спорах.

• Отказаться от записи в трудовой книжке на законных основаниях можно только в исключительных случаях, когда трудовые отношения не возникают (ГПД, самозанятость без работников).
• Для подавляющего большинства наемных работников запись в ТК (бумажной или электронной) является обязательной и напрямую влияет на будущие социальные гарантии.
• С 1 января 2024 года для новых работников основным является электронный формат учета трудовой деятельности, который ведется автоматически через ЕГИСС;
• Никогда не подписывайте заявления об отказе от трудовой книжки или о «добровольном» оформлении по ГПД, если фактически вы работаете по трудовому договору. Это распространенная схема ухода от налогов и социальных гарантий со стороны недобросовестных работодателей.
• Регулярно проверяйте записи в своей трудовой книжке (или данные в Личном кабинете на Госуслугах) на предмет ошибок.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ и публикаций от 13 ноября и 13 января (ПРАЙМ, ИА DEITA.RU). Учитывайте, что законодательство может меняться. Для решения конкретной ситуации рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.