При заключении трудового договора работодатель обязан получить от соискателя ряд документов, подтверждающих его личность, квалификацию и трудовой стаж. В соответствии с статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) эти документы являются обязательными, за исключением некоторых специальных случаев. Ниже приведён подробный разбор обязательных и дополнительных бумаг, которые чаще всего требуются при приёме на работу в 2026 году.

Законодательная база

Трудовой кодекс РФ, статья 65, устанавливает перечень документов, которые работодатель должен получить от работника при заключении трудового договора:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑СФР), за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. СНИЛС (социальный номер индивидуального лицевого счёта) – хотя он не входит в прямой перечень статьи 65, но в большинстве случаев его требуют работодатели как подтверждение права на социальные выплаты;

При этом в случае, если работник впервые заключает трудовой договор, обязательным становится только паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность). Трудовая книжка становится обязательной только при последующих трудовых договорах.

Обязательные документы в 2026 году

В 2026 году перечень обязательных документов практически не изменился, однако появились новые форматы электронных документов, которые могут заменять бумажную трудовую книжку.

• Паспорт – основной документ, подтверждающий личность; В случае отсутствия паспорта допускается предъявление другого удостоверяющего личность документа (например, водительского удостоверения).
• Трудовая книжка (бумажная) либо электронная трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑СФР).
• СНИЛС – обязательный для подтверждения права на социальные выплаты.
• Военный билет или удостоверение призывника – для военнообязанных.
• Свидетельство о рождении – для несовершеннолетних соискателей.
• Справка о наличии судимости (если позиция требует проверки).

Специальные случаи

В некоторых ситуациях перечень обязательных документов может изменяться:

1. Первый трудовой договор – в этом случае обязательными являются только паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) и СНИЛС.
2. Совместительство – при работе на условиях совместительства трудовая книжка не требуется, но необходимо предоставить справку о предыдущем трудовом стаже.
3. Удалённый сотрудник – список документов остаётся тем же: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (или справка СТД‑СФР).
4. Работник, отказавшийся от бумажной трудовой книжки – в таком случае необходимо предоставить электронную трудовую книжку в формате PDF и XML.

Как подготовить документы

Для того чтобы процесс приёма прошёл гладко, важно подготовить документы в надлежащем виде:

1. Оригиналы – паспорт, трудовая книжка, военный билет, дипломы и аттестаты.
2. Скан‑копии – все страницы трудовой книжки (если она ранее оформлялась) и справки о трудовой деятельности (форма СТД‑СФР) в формате PDF и XML.
3. СНИЛС – оригинал и копия.
4. Проверить действительность документов (срок действия паспорта, наличие актуальных страниц трудовой книжки).
5. Собрать дополнительные документы по требованиям конкретного работодателя (дiplomas, certificates, military documents).

Электронные форматы и их преимущества

С 2025 года работодатели могут принимать электронные справки о трудовой деятельности. Это особенно удобно для тех, кто отказался от бумажной трудовой книжки. Электронный формат позволяет:

• Сократить время оформления (нет необходимости в доставке оригиналов);
• Обеспечить неизменность данных (документ подписывается цифровой подписью);
• Упростить хранение и доступ к документу.

Дополнительные документы, которые часто запрашивают

Хотя они не обязательны по ТК РФ, многие работодатели требуют их в качестве подтверждения квалификации и опыта:

• Справка о наличии свидетельства о высшем образовании (диплом, аттестат);
• Справка о пройденных курсах и сертификатах;
• Справка о предыдущих местах работы (если трудовая книжка не содержит всех данных);
• Справка о наличии водительского удостоверения (если позиция требует управления транспортом).

Советы по подготовке и сдаче документов

1. Сделайте скан‑копии всех страниц трудовой книжки и других документов.
2. Проверьте действительность паспортных данных (срок действия, наличие всех страниц).
3. Соберите документы в порядке возрастания (от первой страницы трудовой книжки к последней).
4. Если вы отказались от бумажной трудовой книжки, убедитесь, что у вас есть электронная версия в формате PDF и XML.
5. Уточните у работодателя требования к формату копий (например, разрешение, цветность).
6. Носите оригиналы и копии в отдельном пакете, чтобы избежать потери.
7. Если вы не уверены в правильности заполнения справок, обратитесь за помощью к специалисту по кадровому учёту.

Приём на работу в России подразумевает обязательное предоставление паспортных данных, трудовой книжки (или справки о трудовой деятельности) и СНИЛС. В 2026 году работодатели всё чаще используют электронные форматы, что упрощает процесс оформления. Однако, чтобы избежать задержек и неприятных сюрпризов, важно подготовить все документы заранее, проверить их актуальность и наличие копий в нужных форматах. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без проблем пройти процедуру приёма на работу.