С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2021 года этот процесс стал массовым. К 2026 году большинство работников уже имеют исключительно электронную форму учета трудового стажа. Это кардинально изменило процедуру увольнения: теперь работодатель обязан выдавать не бумажную трудовую книжку, а специальные электронные документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника. В этой статье подробно разберем, какие документы обязательно выдаются работнику при увольнении, если у него только электронная трудовая книжка, какие сроки соблюдать и как правильно оформить выдачу.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84.1, ст. 80) и Приказу Минтруда России от № 585н, при увольнении работника, у которого ведется только электронная трудовая книжка, работодатель обязан выдать следующие документы:

• Справка о трудовой деятельности по форме СТД-Р — основной документ, заменяющий бумажную трудовую книжку;
• Расчетный листок с подробной расшифровкой всех выплат;
• Справка о доходах за последние 2 года (форма 2-НДФЛ);
• Выписка из персонифицированных сведений (ЕФС-1) — для подтверждения начисленных страховых взносов;
• Копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении (по требованию работника);
• Справка о среднем заработке для расчета пособий по временной нетрудоспособности (если требуется для нового работодателя или ПФР);
• Личные документы (паспорт, дипломы, лицензии и т.п.), если они хранились у работодателя.

Справка СТД-Р, главный документ при увольнении с ЭТК

Форма СТД-Р (Справка о трудовой деятельности) — это официальный документ, утвержденный Приказом Минтруда России № 585н от . Он содержит полную информацию о трудовой деятельности сотрудника в данной организации и является единственным документом, который заменяет бумажную трудовую книжку при наличии только электронной.

Что включает СТД-Р:

• ФИО работника, ИНН, СНИЛС;
• Наименование работодателя, его ОГРН и ИНН;
• Периоды работы (даты приема и увольнения);
• Должности, профессии, специальности;
• Основания приема и увольнения (с указанием статьи ТК РФ);
• Сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях (по желанию работодателя);
• Подпись руководителя и печать организации (если есть);
• Дата выдачи и номер документа.

Важно: СТД-Р выдается обязательно в день увольнения, даже если работник не подавал заявление на ее получение. Работодатель не вправе отказывать в выдаче этого документа — это нарушение закона.

Формат выдачи: СТД-Р может быть выдан в бумажном виде (на бланке организации) или в электронном виде (в формате PDF с электронной подписью работодателя), если работник согласен на электронный формат и предоставил согласие на обработку персональных данных.

Расчетный листок

В день увольнения работнику выдается расчетный листок, документ, в котором подробно расписаны все начисления и удержания:

• Заработная плата за отработанный период;
• Компенсация за неиспользованный отпуск;
• Премии, надбавки, доплаты;
• Удержания: НДФЛ, алименты, исполнительные листы;

Расчетный листок должен быть подписан руководителем и бухгалтером, а также заверен печатью (если организация использует печать). Работник имеет право получить его в бумажном виде или в электронном (по согласованию).

Справка 2-НДФЛ

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) выдается по требованию работника, но обязательно — при увольнении. Она нужна для:

• Получения налогового вычета;
• Оформления кредита или ипотеки;
• Получения пособий по безработице;
• Подтверждения доходов при устройстве на новую работу.

Справка 2-НДФЛ должна содержать информацию о доходах за календарный год, предшествующий увольнению, и за текущий год (до даты увольнения). Выдается в течение 3 рабочих дней после запроса, но при увольнении — в день увольнения.

Выписка из ЕФС-1 (персонифицированные сведения)

Эта выписка подтверждает, что работодатель своевременно и в полном объеме перечислял страховые взносы в ПФР и ФСС. Она особенно важна для:

• Подтверждения стажа для назначения пенсии;
• Получения пособий по временной нетрудоспособности;
• Проверки корректности данных в личном кабинете ПФР.

Выписка формируется на основе данных, переданных в ПФР через отчеты РСВ и ЕФС-1. Работодатель может выдать ее на бумажном носителе или в электронном виде (с ЭЦП).

Справка о среднем заработке

Согласно ФЗ-255 «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», при увольнении работнику выдается справка о среднем заработке за последние 2 года, если он планирует оформить больничный в течение 30 дней после увольнения (например, для получения пособия по временной нетрудоспособности).

Эта справка рассчитывается на основе данных о заработке за 2 календарных года, предшествующих наступлению страхового случая. Выдается в день увольнения по требованию работника.

Копии приказов и личных документов

Работник вправе запросить копии приказов:

• О приеме на работу;
• О переводе на другую должность;
• Об увольнении.

Если в организации хранились личные документы сотрудника (дипломы, лицензии, удостоверения, медицинские справки), они обязательно возвращаются в день увольнения. Работодатель не имеет права удерживать их под каким-либо предлогом.

Сроки выдачи документов

Все документы, перечисленные выше, должны быть выданы работнику в последний день его работы — в день увольнения. Это требование закреплено в статье 84.1 ТК РФ;

Исключения:

• Если работник отсутствует в день увольнения — документы направляются заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Если работник не явился за документами — работодатель направляет письменное уведомление о необходимости явиться за ними. С даты направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Что делать, если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, но впоследствии перешел на электронную, то при увольнении:

• Если он не подавал заявление на перевод на ЭТК, выдается бумажная трудовая книжка с записью об увольнении;
• Если он подавал заявление на перевод — выдается СТД-Р и бумажная трудовая книжка с отметкой о переводе на электронную форму (запись: «Трудовая книжка переведена в электронный вид»).

Важно: никогда не выдавайте бумажную трудовую книжку, если работник уже перешел на ЭТК и не просит вернуть бумажную. Это нарушение закона;

Как оформить выдачу документов

Для правильного оформления выдачи документов при увольнении рекомендуется:

1. Составить акт выдачи документов (форма не обязательна, но рекомендована). В нем указываются:

• ФИО работника;
• Дата увольнения;
• Перечень выданных документов с номерами и датами;
• Подпись работника о получении;
• Подпись представителя работодателя.

Пример:

Акт выдачи документов
«Я, _________________ (ФИО), получил(а) в день увольнения следующие документы:

• Справка о трудовой деятельности по форме СТД-Р — № 001 от ;
• Расчетный листок — № 005 от ;
• Справка 2-НДФЛ за 2024–2025 гг.;
• Выписка из ЕФС-1 за 2024–2025 гг.;
• Копия приказа об увольнении № 125 от ;
• Личный паспорт — возвращен.

Подпись: _____________ /_________________»

Частые ошибки работодателей

• Не выдают СТД-Р — считают, что «электронная книжка уже есть в ПФР». Это неверно: работнику нужен документ, подтверждающий его трудовую историю в конкретной организации.
• Выдают бумажную трудовую книжку, если работник перешел на ЭТК — это нарушение закона.
• Задерживают выдачу документов — даже на один день — влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Не выдают 2-НДФЛ — работодатель обязан выдать ее в день увольнения, а не по запросу.
• Не возвращают личные документы — это может быть квалифицировано как незаконное удержание имущества.

При увольнении работника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан:

• Выдать СТД-Р — это главный документ, заменяющий бумажную трудовую книжку;
• Выдать расчетный листок в день увольнения;
• Выдать 2-НДФЛ — без запроса, в день увольнения;
• Выдать выписку ЕФС-1 — для подтверждения страховых взносов;
• Выдать справку о среднем заработке — по требованию;
• Вернуть все личные документы;
• Составить акт выдачи с подписью работника.

Важно! Электронная трудовая книжка — это не замена документа, а его цифровая форма. Работник имеет право на получение официального подтверждения своей трудовой деятельности в виде СТД-Р. Без этого документа он не сможет устроиться на новую работу, оформить пенсию или получить пособия.

Соблюдение этих требований — не просто формальность, а обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрены штрафы до 50 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

Помните: правильная выдача документов при увольнении — это залог доверия, законности и репутации вашей компании.