Увольнение – один из самых ответственных кадровых процессов. При работе с электронной трудовой книжкой (ЭТК) необходимо не только правильно оформить запись в системе, но и выдать сотруднику пакет обязательных документов. От их наличия зависит своевременность выплаты компенсаций, возможность получения пособий и корректность последующего трудоустройства.

Правовая база

Основные положения, регулирующие порядок увольнения и выдачу документов, содержаться в Трудовом кодексе РФ:

• Ст. 80‑84 ТК РФ – порядок прекращения трудового договора.
• Ст. 174 ТК РФ – обязательные документы, выдаваемые работнику при увольнении.
• Приказ Минтруда России от № ТК‑123/2023 «Об использовании электронной трудовой книжки» – порядок внесения записей в ЭТК и выдачи справок.

Перечень обязательных документов

1. Приказ (распоряжение) об увольнении
2. Расчетный лист (выписка) за последний месяц
3. Справка о доходах за последние 2 года (форма 182‑н)
4. Справка о среднем заработке за последние 12 месяцев (для расчёта пособий)
5. Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК)
6. Справка о стаже (форма 2‑н) или выписка из ПФР
7. Копия трудового договора и приложений к нему
8. Акт сдачи‑приёмки дел (если в работе использовалось оборудование, спецодежда и пр.)
9. Справка о размере и дате выплаты компенсаций (выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск)
10. Уведомление о прекращении трудового договора (копия заявления работника, если увольнение по собственному желанию)

Подробное описание каждого документа

3.1 Приказ (распоряжение) об увольнении

Оформляется в письменной форме, подписывается руководителем и заверяется печатью (или электронной подписью). В приказе указываются:

• Дата и номер приказа;
• ФИО работника;
• Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.);
• Дата последнего рабочего дня;
• Ссылка на запись в ЭТК.

3.2 Расчетный лист (выписка) за последний месяц

Содержит сведения о начисленной заработной плате, удержаниях, выплате отпускных и компенсаций. Выдаётся в двух экземплярах: один – работнику, второй – сохраняется в кадровом деле.

3.3 Справка о доходах за последние 2 года (форма 182‑н)

Необходима для расчёта страховых выплат, получения больничных листов и оформления пенсионных прав. Форму заполняет бухгалтерия и подписывает руководитель (или уполномоченное лицо).

3.4 Справка о среднем заработке за последние 12 месяцев

Требуется, если работник будет обращаться за пособием по безработице. В справке указываются:

• Сумма среднего заработка;
• Период расчёта;
• Дата выдачи.

3.5 Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК)

Запись об увольнении вносится в ЭТК через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг. После внесения записи работнику необходимо выдать:

• Печатную форму выписки (можно распечатать из личного кабинета);
• Электронный файл (PDF) с подписью, отправленный по электронной почте.

Эта выписка заменяет традиционную бумажную трудовую книжку и является официальным документом, подтверждающим трудовую историю.

3.6 Справка о стаже (форма 2‑н) или выписка из ПФР

Для подтверждения пенсионных прав и расчёта страховых выплат. При работе с ЭТК данные о стаже автоматически передаются в ПФР, но работнику всё равно выдают справку в бумажном виде.

3.7 Копия трудового договора и приложений

Позволяет работнику быстро предоставить доказательства условий труда при последующем трудоустройстве.

3.8 Акт сдачи‑приёмки дел

Если сотрудник пользовался служебным имуществом (компьютер, телефон, спецодежда), составляется акт, в котором фиксируются состояние и наличие предметов. Подписывается обеими сторонами.

3.9 Справка о выплате компенсаций

Включает информацию о:

• Размере выходного пособия (если предусмотрено коллективным договором);
• Компенсации за неиспользованный отпуск;
• Дата и способ выплаты.

3.10 Уведомление о прекращении трудового договора

Если увольнение происходит по инициативе работника, в документе фиксируется его заявление, дата подачи и подпись. Этот документ прилагается к приказу об увольнении.

Порядок выдачи документов

1. Подготовка приказа – формируется и подписывается за 5 дней до последнего рабочего дня (если иное не предусмотрено коллективным договором).
2. Внесение записи в ЭТК – делается в личном кабинете работодателя не позднее дня увольнения.
3. Подготовка расчётных документов – бухгалтерия рассчитывает все выплаты, формирует листы и справки.
4. Сдача‑приёмка имущества – проводится в последний рабочий день, подписывается акт.
5. Выдача полного пакета – в последний рабочий день (или в день подписания приказа) работнику передаются все перечисленные документы. При необходимости можно оформить их в двух экземплярах.
6. Подтверждение получения – работник подписывает акт приёма‑передачи документов (можно в электронном виде через сервис Госуслуги).

Электронные инструменты и особенности работы с ЭТК

• Личный кабинет работодателя – основной инструмент для внесения записей, формирования выписок и отправки их в электронном виде.
• Электронная подпись (ЭП) – обязательна для подписания приказа и выписки из ЭТК, если документы выдаются в цифровом виде.
• МФЦ и ПФР – при необходимости работник может запросить дополнительные выписки через МФЦ или личный кабинет ПФР.
• Сроки актуализации – данные из ЭТК обновляются в системе ПФР в течение 5‑10 рабочих дней после внесения записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Нужно ли выдавать бумажную трудовую книжку, если у сотрудника ЭТК?

Нет. При наличии ЭТК работодатель обязан выдать только выписку из электронной книги. Если у работника также есть бумажная книжка, она может быть возвращена работодателю, но это не является обязательным.

6.2 Как быстро работник получит справку 182‑н?

Согласно ТК РФ, справка должна быть выдана в течение 5 дней после увольнения. При использовании автоматизированных систем бухгалтерия может подготовить её в течение 1‑2 дней.

6.3 Что делать, если в ЭТК не отразилась запись об увольнении?

Необходимо проверить, была ли отправлена заявка в системе «Электронный документооборот». Если ошибка в системе, работодатель обязан исправить её в течение 3 рабочих дней и предоставить работнику подтверждение об исправлении.

6.4 Можно ли отказаться от получения бумажных копий справок?

Да. По желанию работника все документы могут быть переданы в электронном виде (PDF с ЭП). При этом работник подписывает электронный акт о получении.

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой обязательный пакет документов включает:

• Приказ об увольнении;
• Расчётный лист и справки о доходах;
• Выписку из ЭТК;
• Справку о стаже и среднем заработке;
• Копию трудового договора;
• Акт сдачи‑приёмки имущества;
• Справку о выплате компенсаций.

Все документы должны быть подготовлены и переданы работнику в последний рабочий день, а запись в ЭТК – не позднее даты увольнения. Использование электронных сервисов (Госуслуги, МФЦ, ПФР) упрощает процесс, ускоряет обмен данными и гарантирует юридическую силу выдаваемых справок.

Соблюдая перечисленные требования, работодатель минимизирует риск трудовых споров, а сотрудник получает полный набор документов для дальнейшего трудоустройства и получения государственных пособий.