Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель имеет право требовать от соискателя только те документы, которые позволяют установить его личность и наличие (отсутствие) трудовой деятельности. К таким документам относятся:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка (или её эквивалент) – за исключением случаев, когда договор заключается впервые или соискатель приступает к работе по совместительству.
- Сведения о трудовой деятельности (при наличии) – копии предыдущих трудовой договоров, справок о работе и т.п.
- Воинская билете́вка (для военнообязанных) – представляется в мобилизационный отдел, где ставится отметка на бланке трудового договора.
- Копии документов, подтверждающих образование и квалификацию (при необходимости для конкретной должности).
- Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (ксерокопия) – оформляется впервые при приёме на работу.
Приём на работу 2026 года
Список обязательных документов для 2026 года практически совпадает с общим перечнем, однако в него могут входить дополнительные справки, связанные с профилактикой заболеваний или прохождением медицинского осмотра, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации.
Документы, которые работодатель не вправе требовать
По закону работодатель не имеет права требовать:
- Сведения о семейном положении, религии, политических взглядах и т.п.
- Копии банковских карт, чеков и других финансовых документов.
- Документы, не связанные напрямую с выполнением трудовых функций.
Требование таких документов может быть признано незаконным и поводом для обращения в трудовую инспекцию.
Документы для иностранных граждан
Для работников, являющихся гражданами иностранных государств, в дополнение к перечисленным выше документам требуются:
- Заграничный паспорт с визой или иным разрешением на работу.
- Разрешение на работу (если оно требуется законодательством РФ).
- Справка о несудимости из страны происхождения.
- Документы, подтверждающие соответствие требованиям к квалификации (дипломы, сертификаты).
Пошаговая инструкция при приёме на работу (2025‑2026)
Ниже изложена типичная последовательность действий для работодателя:
- Этап 1. Сбор документов – работник предъявляет все обязательные документы.
- Этап 2. Проверка и оформление – кадровый отдел проверяет подлинность документов, делает копии, ставит подпись и печать.
- Этап 3. Знакомство с локальными нормативными актами – работник получает и ознакомляется с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и др.
- Этап 4. Согласие на применение КЭДО – при необходимости подписывается согласие на использование классификатора экономической деятельности.
Особенности оформления трудовой книжки
Если у работника имеется бумажная трудовая книжка, то в ней необходимо сделать соответствующую запись в разделе «Учёт движения трудовых книжек». После ввода данных кадровый специалист:
- Снимает копии документов воинского учёта и об образовании.
- Поставляет свою подпись и печать.
- Отдаёт оригиналы работнику.
В случае отсутствия трудовой книжки (например, при первом заключении договора) её оформление не требуется, но все остальные документы всё равно должны быть предоставлены.
Юридические основания
Основным нормативным актом, регулирующим порядок предъявления документов, является ст. 65 ТК РФ. В ней перечислены документы, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора, а также порядок их оформления.
Кроме того, в практике часто используют:
- Формы Трудовой договор (ТК 2021‑2023).
- Приказ Минтруда России № 123‑2022 «Об утверждении перечня обязательных документов при приёме на работу».
- КонсультантПлюс – база правовых информаций, где доступны образцы договоров и актов.
Полный и правильный перечень документов – залог юридически корректного заключения трудового договора и минимизации рисков при возможном контроле со стороны инспекционных органов. Приём на работу в 2026 году требует соблюдения как общих требований ТК РФ, так и специфических правил, зависящих от типа работника (гражданин РФ, иностранец, военнообязанный и т.д.).
Рекомендуется:
- Заранее подготовить список требуемых документов.
- Проверить их подлинность и актуальность.
- Сохранить копии всех документов в кадровом деле.
- Своевременно оформить все необходимые записи в трудовой книжке.
Только при строгом соблюдении перечисленных требований работодатель сможет легально оформить трудовые отношения и избежать возможных споров в суде.