Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную историю. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Приказу Минтруда России № 320н от  г. (Порядок ведения и хранения трудовых книжек), в трудовую книжку вносятся записи о всех существенных кадровых изменениях. Ниже подробно рассмотрены случаи, когда запись обязательна, а также правила её оформления.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ, статья 66 – определяет, какие сведения вносятся в трудовую книжку.
• Приказ Минтруда России № 320н – устанавливает порядок заполнения, нумерацию записей, форму записей и требования к подписи.
• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует выдачу и получение сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

Основные случаи, требующие записи

1. Приём на работу

   Запись делается в момент фактического начала работы (обычно в течение 5‑го рабочего дня). В запись вносятся:

   • дата приёма;
   • наименование организации, её ИНН и ОКПО;
   • должность, разряд, квалификация;
   • основной документ, на основании которого произведён приём (приказ, договор).

   Пример записи:

   1 ООО "ТехноСервис", ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
    Должность – инженер‑технолог, разряд 3, квалификация – высшее техническое образование
    На основании приказа № 12 от 
    

2. Перевод (внутренний, внешнй, совместительство, вахтовый метод)

   Запись вносится при изменении места или характера работы, если перевод сопровождается приказом.

   • Дата перевода;
   • Новое наименование организации (если перевод в другую структуру);
   • Новая должность, разряд, квалификация;
   • Основание – приказ о переводе.

   Для совместителей указывается, что работа совмещается с основной занятостью, а также срок совместительства.

3. Изменение условий труда (повышение квалификации, изменение оклада, смена графика)

   Если изменение связано с повышением квалификации, изменением разряда или должности, в книжку вносятся соответствующие сведения.

   • Дата изменения;
   • Новая должность/разряд/квалификация;
   • Основание – приказ, договор, решение комиссии.

4. Награждения и благодарности

   Запись о награждении делается в отдельном разделе «Сведения о награждениях». Указываются:

   • Дата награждения;
   • Наименование награды (например, «Благодарность за отличную работу»);
   • Краткое описание причины награждения;
   • Документ‑основание (приказ, решение комиссии).

   Пример:

   5 Выдана благодарность за успешное завершение проекта «Север».
    На основании приказа № 45 от 
    

5. Увольнение (по собственному желанию, по инициативе работодателя, сокращение)

   Запись фиксирует окончание трудовых отношений. В ней указываются:

   • Дата увольнения;
   • Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.);
   • Номер и дата приказа об увольнении.

   Пример записи:

   12 Увольнение по собственному желанию.
    На основании приказа № 78 от 
    

6. Восстановление или перевод в электронный формат

   Если трудовая книжка была утеряна, повреждена или работник переходит на электронный вариант, вносятся записи о выдаче новой (или электронной) книжки:

   • Дата выдачи;
   • Основание – заявление работника (ст. 66.1 ТК РФ);
   • Подпись работника при получении.

   Пример:

   18 Выдана электронная трудовая книжка.
    На основании заявления работника от .
    Подпись работника: __________________
    

Технические детали оформления записи

3.1 Порядок нумерации

В графе 1 указывается порядковый номер записи (арабскими цифрами). Нумерация начинается с 1 и продолжается по порядку в течение всей трудовой истории.

3.2 Формат даты

Дата записывается в виде дд.мм.гггг (число и месяц – двузначные). Пример: .

3.3 Содержание полей

3.4 Подписи

Запись заверяется подписью работодателя (уполномоченного лица) и, в случае выдачи новой книжки, подписью работника. При электронных книжках подпись фиксируется в системе электронного документооборота.

3.5 Образцы записей

Ниже представлены типовые образцы для самых распространённых случаев.

• Приём на работу

  2 ОАО "ГлобалТех", ИНН 7701234567, ОКПО 12345678
   Должность – старший инженер, разряд 4, квалификация – высшее техническое образование
   На основании приказа № 12 от 
   

• Перевод в другую структуру

  5 ОАО "ГлобалТех", филиал в г. Новосибирск
   Должность – главный специалист, разряд 5
   На основании приказа № 34 от 
   

• Награждение

  8 Выдана благодарность за выдающиеся результаты в проекте «Альфа».
   На основании приказа № 56 от 
   

• Увольнение

  12 Увольнение по сокращению штата.
   На основании приказа № 78 от 
   

Электронная трудовая книжка

С 2021 года в России введён электронный формат трудовой книжки. Основные отличия от бумажного варианта:

• Записи вносятся в автоматизированную систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) через портал Госуслуг.
• Основанием для выдачи ЭТК является письменное заявление работника (ст. 66;1 ТК РФ). В заявлении указываются ФИО, ИНН, дата рождения.
• Все сведения (приём, перевод, награждение, увольнение) фиксируются в системе и доступны работодателю и работнику в режиме онлайн.
• Подпись работника фиксируется в виде ЭЦП (электронной цифровой подписи) или подтверждения в личном кабинете.

Если работодатель не передаёт сведения в Пенсионный фонд России, период работы не будет учтён при расчёте пенсионных прав – поэтому своевременное внесение записей критически важно.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли не вносить запись, если работник отработал менее месяца?
   Нет; Любой факт начала работы, даже если срок трудового договора менее 30 дней, подлежит обязательному отражению в трудовой книжке.
2. Что делать, если в трудовой книжке закончились свободные строки?
   Оформляется вкладыш в ту же книжку, где продолжается нумерация записей. Вкладка должна соответствовать форме, установленной приказом № 320н.
3. Можно ли записать в книжку сведения о совместительстве?
   Да. Совместительство фиксируется отдельной записью с указанием периода и вида работы (частичная занятость, вахтовый метод и т.п.).
4. Какие документы нужны работодателю для внесения записи о приёме?
   Приказ о приёме, копия договора (если есть), заявление работника (если требуется), паспортные данные работника.
5. Как восстановить запись, если она была сделана с ошибкой?
   Ошибочная запись аннулируется (ставится отметка «аннулировано») и вносится корректная запись с указанием причины исправления и ссылки на приказ об аннулировании.

Запись в трудовую книжку – обязательный юридический акт, фиксирующий каждый важный этап трудовой жизни работника. Правильное оформление записей гарантирует:

• Учёт трудового стажа для пенсионных и социальных выплат;
• Подтверждение квалификации и опыта при поиске новой работы;
• Защиту прав работника в случае трудовых споров.

Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н, а также актуальных положений ТК РФ, поможет работодателям избежать ошибок и штрафов, а работникам – сохранить свои трудовые права.