С 1 января 2025 года в Российской Федерации вступил в силу обязательный переход на электронный формат трудовых книжек. Несмотря на то, что сам работник может сохранить бумажную версию по своему желанию, обязанность формировать и передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде лежит исключительно на работодателе (юридическом лице или индивидуальном предпринимателе). В данной статье подробно рассмотрены правовые основания, порядок ведения ЭТК, этапы подачи данных в Социальный фонд России (СФР) и ответственность за нарушение требований.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые хранятся в единой информационной базе Социального фонда России; К таким сведениям относятся:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• Дата приёма на работу, переводов, увольнений;
• Наименование организации, её ИНН и ОГРН;
• Должность, вид трудовой деятельности (основная, совместительство);
• Основания для внесения записи (приказ, договор и т.д.);
• Дата внесения записи в ЭТК;

Доступ к своей ЭТК работник получает через личный кабинет на портале госуслуг или непосредственно в личном кабинете СФР.

Нормативная база

Обязанность ведения электронных трудовых книжек закреплена следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – «Электронная трудовая книжка»;
2. Порядок заполнения формы ЕФС‑1 (утверждён Приказом Минтруда России от …);
3. Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует взаимодействие с СФР;
4. Постановления Правительства РФ о порядке подачи сведений в СФР (например, Постановление № … от …);
5. Разъяснения Минтруда России и СФР (информационные письма, методические рекомендации).

Согласно пункту 4 Порядка заполнения формы ЕФС‑1, все работодатели без исключения обязаны:

• формировать сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронном виде;
• передавать эти сведения в СФР в строго установленные сроки и в регламентированном порядке;
• хранить подтверждающие документы (приказы, договоры) в течение установленного законодательством срока (не менее 50 лет).

Обязанности работодателя при ведении ЭТК

Перечислим основные обязанности, которые возникают у работодателя с момента вступления в силу обязательного электронного учёта:

Формирование и актуализация сведений

При каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение, изменение должности, совместительство и т.д.) работодатель должен:

• составить электронную запись в соответствии с формой ЕФС‑1;
• подписать запись квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица;
• направить запись в СФР не позднее следующего рабочего дня после события (или в установленный календарный срок – обычно до 5‑го числа месяца, следующего за событием).

Подача сведений в СФР

Передача данных осуществляется через:

• личный кабинет работодателя на портале госуслуг;
• систему электронного документооборота СФР (ЭДО СФР);
• специализированные программные комплексы бухгалтерии и кадрового учёта, имеющие сертификат совместимости с СФР;

Важно соблюдать формат XML‑сообщения, предусмотренный Приказом Минтруда России № … от ….

Информирование работника

Работодатель обязан:

• известить работника о факте подачи сведений в СФР (например, выдать выписку из ЭТК или направить уведомление в личный кабинет);
• при запросе работника предоставить ему доступ к своей электронной трудовой книжке (выписку, справку о стаже и т.д.).

Хранение подтверждающих документов

Даже если работник перешёл на ЭТК, работодатель должен сохранять оригиналы приказов, трудовых договоров и иных документов, послуживших основанием для внесения записи, в течение всего периода, необходимого для подтверждения трудового стажа (как правило, 50 лет).

Обеспечение конфиденциальности и защиты данных

При работе с персональными данными работника необходимо соблюдать требования Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных»: использовать защищённые каналы передачи, ограничивать доступ к данным только уполномоченным сотрудникам, вести журнал операций с ЭТК.

Права работника в отношении электронной трудовой книжки

Несмотря на то, что ведение ЭТК – обязанность работодателя, работник сохраняет следующие права:

• право на сохранение бумажной трудовой книжки по своему желанию (если она у него уже есть);
• право на получение выписки из ЭТК в любой момент бесплатно;
• право на исправление ошибочных сведений (через заявление работодателю и последующее внесение корректировки в СФР);
• право на доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале госуслуг или в СФР;
• право на компенсацию ущерба, вызванного неправильным ведением или задержкой передачи сведений (в соответствии с ТК РФ и ГК РФ).

Пошаговая инструкция для работодателя по ведению ЭТК (2026 год)

1. Подготовка кадровой службы:
   • Убедиться, что используемая кадровая программа поддерживает формирование формы ЕФС‑1 и подпись КЭП;
   • Настроить обмен данными с СФР (тестовый режим, получение сертификатов).
2. Оформление приёма на работу:
   • Составить приказ о приёме;
   • Заполнить электронную запись о приёме (форма ЕФС‑1, блок «Приём»);
   • Подписать запись КЭП и направить в СФР не позднее следующего рабочего дня.
3. Ведение текущих кадровых изменений (перевод, изменение должности, совместительство, увольнение):
   • Для каждого события формировать отдельную запись в ЕФС‑1;
   • Соблюдать сроки подачи (обычно до 5‑го числа месяца, следующего за событием);
   • Хранить подтверждающие документы (приказы, соглашения).
4. Проверка и контроль:
   • Ежемесячно сверять отправленные записи с выписками из личного кабинета СФР;
   • При обнаружении расхождений – сразу подать корректирующую запись (форма ЕФС‑1, блок «Исправление»).
5. Взаимодействие с работником:
   • После каждой подачи сведений уведомить работника (например, через электронную почту или личный кабинет);
   • При запросе предоставить выписку из ЭТК (можно распечатать или направить в электронном виде).
6. Архивирование:
   • Сохранять все исходные кадровые документы в электронном и бумажном виде не менее 50 лет;
   • Обеспечить защиту архивов от несанкционированного доступа.

Сроки подачи сведений в СФР

Согласно действующему порядку, сроки подачи зависят от типа события:

Несоблюдение этих сроков может повлечь административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 10 000 до 50 000 руб для должностных лиц и от 50 000 до 200 000 руб для организаций).

Ответственность за нарушение обязательств

Нарушение порядка ведения и передачи сведений в электронной трудовой книжке влечёт:

• Административную ответственность (штрафы, предупреждения) согласно ст. 5.27 КоАП РФ;
• Цивильно‑правовые последствия – возмещение ущерба работнику, если из‑за ошибок в ЭТК пострадали его права (например, отказ в назначении пенсии);
• Репутационные риски – потеря доверия со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Проводить регулярное обучение кадровых специалистов;
• Внедрять внутренний контроль и аудит процесса подачи сведений;
• Использовать проверенные программные решения с сертификатом совместимости с СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли продолжать вести бумажную трудовую книжку, если работник этого хочет?

Да. Трудовое законодательство допускает simultaneous ведение бумажной и электронной форм. Однако работодатель всё равно обязан передавать сведения в СФР в электронном виде.

Нужно ли получать согласие работника на переход на ЭТК?

Согласие не требуется, поскольку обязанность лежит на работодателе. Работник лишь может сохранить бумажную версию по своему желанию.

Что делать, если у newly hired сотрудника нет СНИЛС?

СНИЛС является обязательным реквизитом для формирования записи в ЭТК. Работодатель должен помочь сотруднику оформить СНИЛС через отделение ПФР/СФР или через портал госуслуг перед подачей первой записи.

Как исправить ошибку в уже отправленной записи?

Необходимо сформировать корректирующую запись в форме ЕФС‑1 (указать номер исправляемой записи, верные данные и причину исправления) и направить её в СФР в установленный срок (обычно 5 рабочих дней).

Где работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?

В личном кабинете на портале госуслуг (раздел «Социальное обеспечение» → «Электронная трудовая книжка») либо в личном кабинете СФР.

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а обязательный элемент современной системы кадрового учёта и социального обеспечения. С 2025 года все работодатели без исключения обязаны формировать, актуализировать и передавать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в электронном виде в Социальный фонд России. Соблюдение этих требований обеспечивает прозрачность трудовых отношений, упрощает подтверждение стажа для назначения пенсий и социальных выплат, а также снижает риски споров между работником и работодателем.

Соблюдая порядок, описанный в настоящей статье, организации смогут избежать штрафов, обеспечить защиту прав своих сотрудников и выстроить эффективную систему взаимодействия с государственными фондами.