Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и профессиональные достижения работника. Раздел о награждениях и поощрениях не менее важен, чем сведения о работе. Грамотное заполнение этого раздела в 2026 году остается важной задачей для кадровиков, ведь такие записи могут стать основанием для получения дополнительных льгот, привилегий и карьерного роста.

Какие поощрения заносятся в трудовую книжку?

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек, в документ вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги. К таким поощрениям относятся:

• Государственные награды (в т.ч. присвоение почетных званий);
• Награждение почетной грамотой;
• Объявление благодарности;
• Награждение ценным подарком;
• Присвоение почетного звания организации;
• Иные поощрения, предусмотренные законодательством, коллективными договорами или уставами организации.

Что НЕ нужно вносить в раздел о награждениях?

Один из самых частых вопросов касается премий. В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые являются составной частью заработной платы и предусмотрены системой оплаты труда.

Минтруд России и эксперты портала ГАРАНТ.РУ подтверждают: обязанность вносить информацию о регулярных или разовых производственных премиях, включенных в оплату труда, у работодателя отсутствует. В разделе о поощрениях отражаются только те выплаты, которые носят именно характер награждения за трудовые заслуги, а не являются вознаграждением за отработанное время.

Правила заполнения раздела о награждениях

Сведения о поощрениях вносятся в специальный раздел бланка трудовой книжки «Сведения о награждении». При заполнении необходимо строго соблюдать следующий порядок:

1. Графа 1 — указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация для данного раздела).
2. Графа 2 — проставляется дата награждения (а не дата издания приказа).
3. Графа 3 — вписывается наименование работодателя (полное и сокращенное, если применимо), а также указывается, кем и за что награжден работник, с указанием конкретного вида поощрения (например: «Объявлена благодарность за высокие достижения в труде»).
4. Графа 4 — указывается, на основании чего внесена запись. Обязательно прописывается наименование документа, его дата и номер (например: «Приказ от № 45-к»).

Важные нюансы оформления

• Основание для записи: Запись вносится только на основании официального документа — приказа (распоряжения) работодателя. Устная благодарность или письмо от клиента не являются основанием для внесения записи в трудовую книжку.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): При ведении ЭТК сведения о награждении вносятся в аналогичном порядке в электронный формат, сохраняя те же реквизиты приказа и даты.

Куда вносить запись, если раздел заполнен?

Если в трудовой книжке раздел «Сведения о награждении» полностью заполнен, а также если в документе уже есть два вкладыша с записями о работе, возникает вопрос: куда вносить новую благодарность?

По действующим правилам:

• Если в разделе о награждениях самой трудовой книжки есть свободное место, новая запись вносится именно туда.
• Если раздел о награждениях заполнен полностью, необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку. Во вкладыше заводится новый раздел «Сведения о награждении», и запись продолжается там с соблюдением сквозной нумерации.

Запись о благодарности или почетной грамоте в трудовой книжке — это важный документальный акт, отражающий признание заслуг работника; Кадровым специалистам следует внимательно относиться к разграничению регулярных премий (не требующих внесения) и истинных поощрений за трудовые подвиги. Точное указание даты, номера и наименования приказа-основания в 4-й графе обеспечит юридическую безупречность записи и позволит сотруднику в полной мере воспользоваться своими профессиональными достижениями в будущем.