С 1 января 2021 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот шаг стал частью масштабной цифровизации кадрового документооборота; Для работников и работодателей важно понимать, как теперь предоставляется и ведется основной документ, подтверждающий трудовой стаж.

Кто обязан предоставлять электронную трудовую книжку?

Обязанность по ведению электронной трудовой книжки лежит на всех работодателей — как юридических, так и физических лиц, использующих наемный труд. Это требование распространяется на:

• Организации и ИП любого размера.
• Государственные и муниципальные учреждения.
• Организации с иностранными инвестициями.

Важно: Работодатель не вправе отказать в оформлении трудового договора из-за отсутствия у работника бумажной трудовой книжки. С 2021 года при приеме на работу гражданам оформляется только электронная трудовая книжка, если они не выразили письменный отказ от нее.

Порядок предоставления ЭТК работнику: пошаговая инструкция

Процесс предоставления электронной трудовой книжки состоит из нескольких обязательных этапов.

Запрос у работника

При приеме на работу или при первом обращении к работодателю (если человек уже работает) кадровик обязан:

1. Уточнить у работника, есть ли у него ранее оформленная бумажная трудовая книжка.
2. Получить от работника письменное заявление о желании получить электронную трудовую книжку или, наоборот, об отказе от нее (с сохранением бумажного варианта).

Форма заявления не установлена, оно составляется в свободной форме; Отказ должен быть осознанным и добровольным.

Создание ЭТК в системе

Если работник не отказывается, работодатель обязан:

• Внести в Единую государственную информационную систему социального обеспечения (ЕГИСС) сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, данные паспорта).
• Создать в системе запись о приеме на работу. С этого момента у гражданина считается оформлена электронная трудовая книжка.

Все последующие записи об увольнении, переводах, награждениях также вносятся исключительно в ЕГИСС.

Информирование работника

Работодатель обязан в письменной форме (например, под роспись на заявлении или отдельным уведомлением) проинформировать работника о:

• Создании его электронной трудовой книжки.
• Способы получения информации о ее содержании.
• Режиме конфиденциальности персональных данных.

Доступ к ЭТК для работника

Работник может в любой момент проверить записи в своей ЭТК. Для этого используются сервисы:

• Портал «Госуслуги» (необходима подтвержденная учетная запись).
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (ПФР).
• Мобильное приложение «Работа в России» или «Мой ПФР».

Доступ осуществляется по СНИЛС и с помощью электронной подписи (простой или усиленной, в зависимости от сервиса).

А что с бумажной трудовой книжкой?

Бумажный вариант еще действует, но только при условии письменного отказа работника от ЭТК. В этом случае:

• Работодатель продолжает вести традиционную книжку, ставить в нее записи и передавать ее работнику при увольнении.
• Одновременное ведение и электронной, и бумажной книжки не допускается.

С 2023 года для оформления бумажных трудовых книжек используются только новые бланки строгой отчетности (с защитными элементами). Старые бланки, приобретенные ранее, больше недействительны.

Ключевые преимущества и нюансы ЭТК

• Безопасность: Нельзя потерять, украсть или испортить. Защищена от подделок.
• Всегда под рукой: Доступ из любой точки через интернет.
• Автоматический расчет стажа: ПФР автоматически суммирует все периоды работы из разных источников.
• Прозрачность: Работник видит все записи в реальном времени.

Важный нюанс: При увольнении работнику не выдают «трудовую книжку» в руках. Сведения об увольнении вносятся в ЕГИСС, и работник может получить на них выписку (электронную или на бумаге по запросу). Для подтверждения стажа при оформлении пенсии достаточно данных из ЕГИСС.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я потребовать бумажную книжку, если хочу?

Да, вы имеете на это право. Нужно подать работодателю письменное заявление об отказе от электронной трудовой книжки; Тогда вам будут оформлять бумажный бланк нового образца.

Что делать, если в моей ЭТК нет записей о прошлых работах?

Работодатель обязан внести записи только о работе в своей организации. Для включения в ЭТК сведений о прошлых местах работы (где велась бумажная книжка) необходимо:

1. Предоставить работодателю копии трудовых книжек (или выписки из них) с предыдущих мест работы.
2. Работодатель на основании этих документов вносит соответствующие записи в ЕГИСС.

Если предыдущий работодатель уже перешел на ЭТК, информация должна быть в системе автоматически.

Как проверить, что моя ЭТК создана и в ней есть записи?

Зайдите на Портал «Госуслуги» или в личный кабинет ПФР (требуется подтвержденная учетная запись и СНИЛС). В разделе «Трудовая деятельность» вы увидите всю историю.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Немедленно обратитесь с письменным заявлением к своему текущему или последнему работодателю. Он обязан в установленный законом срок (10 рабочих дней) внести изменения в ЕГИСС и уведомить вас.

Электронная трудовая книжка — это современный, удобный и безопасный инструмент учета трудового стажа. Порядок ее предоставления четко регламентирован: работодатель создает запись в ЕГИСС по заявлению работника, а последний получает к ней доступ через государственные сервисы. Основное правило: с 2021 года по умолчанию — электронный формат, бумажный — только по письменному заявлению. Всегда отслеживайте информацию о своей трудовой деятельности в личном кабинете ПФР или на «Госуслугах».