Учет бланков трудовых книжек и вкладышей — это строго регламентированная процедура, напрямую связанная с соблюдением трудового законодательства. Некорректное ведение учета может привести к административной ответственности для организации и ее должностных лиц. Данная статья подробно разбирает, как правильно организовать этот процесс.
Почему это так важно?
Трудовая книжка и вкладыш к ней являются бланками строгой отчетности. Их приобретение, хранение, движение и выдача работникам должны фиксироваться в установленном порядке. Это обеспечивает:
- Контроль за наличием и движением ценных документов.
- Защиту интересов работника и работодателя.
- Правильное отражение операций в бухгалтерском и налоговом учете.
- Возможность оперативно проверить историю трудовых отношений при необходимости.
Что подлежит учету?
Под учет попадают два основных объекта:
- Бланки трудовых книжек — основные тетради с ьными листами.
- Бланки вкладышей — отдельные листы для внесения записей о трудовой деятельности, которые вклеиваются в уже имеющуюся у работника трудовую книжку (например, при смене фамилии или при восстановлении документов).
Два ключевых журнала учета
Согласно п. 40 Приказа Минтруда России № 320н, работодатель обязан вести два отдельных журнала регистрации:
Журнал (книга) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Этот журнал фиксирует фактическое движение документов между организацией и работниками. В него заносятся сведения о:
- Приеме на работу: дата, ФИО работника, серия и номер трудовой книжки, принятой от сотрудника.
- Выдаче при увольнении: дата, ФИО работника, серия и номер трудовой книжки (или вкладыша), выданной сотруднику. Работник должен расписаться в этой графе.
- Выдаче нового бланка вкладыша (например, при потере части записей). Указывается серия и номер вкладыша.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Этот журнал ведется бухгалтерией и отражает хозяйственные операции с бланками как материальными ценностями. В него вносятся данные по каждому отдельному бланку (с указанием серии и номера) по следующим операциям:
- Приход: поступление бланков от поставщика (на основании счета-фактуры и акта приема-передачи). Указывается количество, серии, номера, стоимость.
- Расход: выдача бланков:
- В кадровую службу для последующей выдачи работникам (под отписку ответственного).
- При списании испорченных или некачественных бланков (по акту).
- Остаток на начало и конец периода.
Важно! В графе, соответствующей выдаче бланка работнику (или в кадры), часто требуется отразить сумму, взысканную с сотрудника за бланк (если выдача производится за плату, как это допускается для вкладышей).
Бухгалтерский и налоговый учет
Учет на забалансовом счете: Чистые бланки (неиспользованные) учитываются по условной оценке (обычно по себестоимости приобретения) на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
Стоимость бланков: Затраты на приобретение бланков (например, 4 500 руб. в примере из информации) учитываются как расходы по обычным видам деятельности или по статье «Налог на добавленную стоимость» (НДС) в зависимости от характера деятельности организации.
НДС: Передача (реализация) бланков работникам (даже по себестоимости) признается операцией, облагаемой НДС. Поэтому при выдаче бланка необходимо оформить счет-фактуру и начислить НДС, если организация является плательщиком этого налога.
Вычет НДС: Вычет входного НДС, уплаченного поставщику бланков, производится после принятия бланков на учет и при наличии надлежаще оформленных первичных документов (счет-фактура, договор, акт приема-передачи).
Кто отвечает за ведение?
Ответственность распределяется следующим образом:
- Журнал учета движения (первый журнал) обычно ведет кадровая служба (отдел кадров), так как они напрямую взаимодействуют с работниками при приеме и увольнении. Назначение отдела кадров ответственным за этот журнал, распространенная и законная практика.
- Приходно-расходная книга (второй журнал) является бухгалтерским документом и ведется бухгалтерией.
Оба журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя организации и главного бухгалтера.
Требования к хранению
Бланки трудовых книжек и вкладышей — документы строгой отчетности. Их хранение должно обеспечивать полную сохранность и исключать доступ посторонних лиц. Рекомендации:
- Хранение в сейфах, металлических шкафах или специально отведенных помещениях с ограниченным доступом.
- Ответственное хранение закрепляется за конкретным должностным лицом (например, заведующим канцелярией, специалистом по кадрам или бухгалтером).
- Регулярная инвентаризация бланков (не реже раза в год).
Краткий алгоритм действий для работодателя
- Приобрести бланки у официального поставщика (типографии, имеющей право на изготовление).
- Принять на учет в бухгалтерии: оформить приходную накладную, внесть все серии и номера в Приходно-расходную книгу, отразить на забалансовом счете 006.
- Передать необходимые бланки в кадровую службу под расписку (с указанием серий и номеров) для последующей выдачи.
- При приеме/увольнении работника оформить запись в Журнале учета движения с указанием серии и номера документа.
- При выдаче нового бланка (вкладыша) работнику: оформить выдачу в обоих журналах, взыскать плату (если предусмотрено), выдать счет-фактуру и начислить НДС.
- Регулярно проводить сверку данных в обоих журналах и фактического наличия бланков.
Строгий и последовательный учет бланков трудовых книжек и вкладышей, это не бюрократия, а важнейший элемент кадрового и бухгалтерского документооборота. Соблюдение требований Приказа № 320н и Методических указаний № 364 защищает организацию от проверок и штрафов, а работника, от потери своих трудовых данных. Назначение ответственных, ведение двух обязательных журналов с детализацией по сериям и номерам, правильное отражение в учете и безопасное хранение — обязательные условия для любого работодателя.
Примечание: Статья составлена на основе анализа нормативных документов (в первую очередь, Приказ Минтруда России от № 320н) и типовой практики. В случае спорных ситуаций необходимо консультироваться с юристом или бухгалтером, специализирующимся на трудовом праве.