Важное напоминание: На момент 21 мая 2026 года трудовая книжка в Украине не отменена. Её ведение регулируется Инструкцией №58 от . Однако с 2024 года активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ и для всех граждан обязательна их оцифровка до 10 июня 2026 года. Эта статья объясняет‚ как получить‚ правильно оформить и подготовить трудовую книжку к цифровой эре.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка, это цифровая версия вашей трудовой истории‚ которая хранится в базе Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Её преимущества:

• Упрощение пенсионных и социальных выплат: Все данные автоматически передаются в ПФУ‚ что ускоряет назначение пенсии.
• Защита от подделок: Все записи заверяются электронной цифровой подписью (ЭЦП) работодателя‚ что исключает фальсификации.
• Удобство: Не нужно нести бумажный документ при смене работы или оформлении документов.
• Будущее: Планируется автоматическое назначение пенсий на основе данных из ЭТК.

Кто и зачем должен оцифровать трудовую книжку?

Обязанность по оцифровке лежит на работодателе. Каждый наниматель (юридическое лицо‚ физическое лицо-предприниматель (ФЛП)‚ организация) должен:

1. Отсканировать все страницы бумажной трудовой книжки своего работника (включая титульный лист и все вкладыши).
2. Загрузить качественные сканы (четкие‚ без искажений) в личный кабинет на портале электронных услуг ПФУ.
3. Внести или проверить данные о трудовой деятельности работника в электронной форме.
4. Заверить внесённую информацию своей ЭЦП или через систему BankID.

Для работника: Оцифровка — это бесплатная процедура‚ которая защищает ваши права и ускоряет получение социальных благ. Вы должны лишь предоставить свою бумажную книжку работодателю для сканирования и убедиться‚ что все записи в ней корректны.

Как получить (оформить) трудовую книжку впервые?

Процедура получения для впервые устраивающегося на работу (например‚ выпускника) стандартна:

1. Приобретение бланка:

   Трудовую книжку (форма Т-2) приобретает работодатель в специализированных типографиях. Стоимость бланка включена в расходы организации.

2. Заполнение титульного листа:

   Работодатель (или уполномоченный кадровик) заполняет титульный лист: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ специальность (по диплому)‚ данные о первом работодателе.

3. Первая запись:

   На основании приказа о приёме на работу в книжку вносится первая запись: дата приёма‚ наименование организации‚ должность‚ основание (номер приказа). Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации.

4. Выдача работнику:

   При выдаче книжки работник должен расписаться в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»‚ подтверждая получение; Это требование пункта 7.1 Инструкции №58.

Для ФЛП (физических лиц-предпринимателей): Если у предпринимателя нет печати‚ записи в трудовую книжку удостоверяются только его личной подписью (без печати). Это законно.

Пошаговая инструкция для работника: что делать‚ чтобы вашу книжку оцифровали?

Ваши действия минимальны‚ но контроль обязателен:

• Шаг 1: Убедитесь‚ что ваша бумажная трудовая книжка заполнена правильно‚ все записи legible (четкие)‚ нет исправлений‚ помарок. При необходимости попросите работодателя внести исправления по регламенту.
• Шаг 2: Передайте книжку в отдел кадров (HR) или бухгалтерию вашего текущего работодателя для сканирования.
• Шаг 3: Запросите у работодателя (или самостоятельно проверьте на портале ПФУ) подтверждение‚ что ваши данные загружены в систему и заверены ЭЦП.
• Шаг 4: Если вы меняете работу‚ сообщите новому работодателю‚ что ваша трудовая книжка уже оцифрована. Он должен проверить это в системе ПФУ и продолжить ведение электронной истории.

Примечание: Если у вас нет доступа к порталу ПФУ‚ вы можете зарегистрироваться через электронную подпись или BankID. Для этого потребуется документ‚ удостоверяющий личность‚ и активный банковский счет в украинском банке-участнике системы.

Обязанности и ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность за корректное ведение и оцифровку трудовых книжек всех наёмных работников. Ключевые моменты:

• Ведение «Книги учета движения»: Все выданные‚ полученные обратно‚ утерянные и восстановленные книжки фиксируются в этой бумажной книге учета.
• Сроки оцифровки: Пока не установлен единый дедлайн для всех‚ но общий ориентир — до 10 июня 2026 года. Лучше делать это сразу после приёма на работу или после каждой записи.
• Качество сканов: Сканирование должно быть высокого разрешения‚ все текст и печати должны быть читаемы. Некачественные сканы будут отклонены ПФУ.
• Хранение оригинала: После оцифровки бумажная трудовая книжка возвращается работнику. Работодатель хранит только её сканированную копию в своих делах.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить дубликат утерянной трудовой книжки?

Да. Для этого необходимо:

1. Обратиться с заявлением в отдел кадров последнего места работы.
2. Если организация ликвидирована, в архивное учреждение или ПФУ.
3. На основании справки об трудовой стаже (выдаётся ПФУ) и решения комиссии по восстановлению документов будет оформлен дубликат.

Что делать‚ если работодатель не оцифровывает книжку?

Вы можете:

• Написать официальное заявление работодателю с требованием выполнить обязанность.
• Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию Украины по вопросам труда или в Пенсионный фонд Украины.
• В случае увольнения потребовать справку о трудовой деятельности‚ которую работодатель обязан выдать (она будет основанием для последующей оцифровки вами через портал ПФУ‚ если работодатель бездействует).

Нужно ли писать записи на украинском языке?

По закону записи вносятся на государственном языке (украинском). Однако‚ если ваша старая бумажная книжка имеет записи на русском языке‚ это не является нарушением. Новые записи‚ особенно для оцифровки‚ должны быть на украинском. При сомнениях можно обратиться в кадровую службу.

Получение и ведение трудовой книжки в Украине в 2026 году, это сочетание классической процедуры (оформление при приёме на работу) и новой цифровой реальности (обязательная оцифровка). Главное для работника: следить за корректностью записей в бумажном документе и контролировать‚ чтобы работодатель вовремя загрузил данные на портал ПФУ. Главное для работодателя: выполнить требование закона об оцифровке до ‚ используя качественные сканы и ЭЦП‚ чтобы избежать штрафов и обеспечить защиту трудовых прав своих сотрудников.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Всегда уточняйте последние изменения на официальном сайте Пенсионного фонда Украины.