Перевод трудовых книжек в электронный формат – обязательный шаг для всех работодателей, желающих соблюдать требования Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Ниже изложены все необходимые детали: требования к скан‑копии, порядок загрузки, сроки подачи, возможные штрафы и практические рекомендации.
Какие требования предъявляются к скан‑копии?
- Цветная скан‑копия – предпочтительно, чтобы все страницы были видны в цвете.
- Качество изображения должно быть достаточным для чтения текста (минимум 300 dpi).
- Скан должен включать все страницы трудовой книжки: ьный лист, данные работника, сведения о работе, подписи и даты.
- Файл должен быть загружен в формате PDF или JPG/PNG (по требованию ПФУ – обычно PDF).
Как правильно сканировать?
- Подготовьте книгу: разверните её, уберите скрепки и листы‑вставки.
- Используйте сканер с разрешением не менее 300 dpi.
- Сохраните каждый лист в отдельный файл, затем объедините их в один PDF‑документ.
- Проверьте, что все тексты читаемы, а подписи и штампы видны.
Как загрузить скан‑копию в ПФУ?
Процесс загрузки описан на официальном портале ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua). Ниже – пошаговая инструкция.
Регистрация и вход
- Зарегистрируйтесь на портале, используя КЭП (Ключ электронной подписи) или BankID.
- Войдите в личный кабинет страхователя.
Добавление файла
- Нажмите кнопку «Добавить файл».
- Выберите тип файла – трудовая книжка.
- Загрузите подготовленный PDF‑файл.
Подпись и отправка
- Подпишите обращение с помощью КЭП.
- Выберите файл‑ключ и введите пароль.
- Нажмите кнопку «Подписать и отправить».
Проверка результата
После отправки оцифровка будет доступна в разделе «Сведения о трудовых отношениях работника». Здесь вы сможете просмотреть загруженные копии и убедиться в их корректности.
Когда необходимо передавать скан‑копии?
- С г. работодатели обязаны передавать скан‑копии трудовых книжек всех работников в ПФУ.
- При выходе сотрудника на пенсию – обязательна передача скан‑копии именно в тот момент, когда работник получает пенсию.
- Если работодатель не передаст копии в установленный срок, ПФУ может наложить штраф в размере от 100 до 500 у.е. (в зависимости от нарушения).
Практические советы от экспертов
По материалам БУХГАЛТЕР.UA и Украинцев (UKR.NET) рекомендуется:
- Проверять соответствие скан‑копии требованиям ПФУ перед загрузкой.
- Использовать мобильное приложение «Камера» для быстрой обработки, если нет сканера.
- Сохранять копию скан‑файла в личном архиве – на случай повторной загрузки.
- Обращать внимание на дату загрузки: лучше отправлять документы заранее, чтобы избежать задержек.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли подавать скан‑копию для всех работников? – Да, для всех, кто имеет трудовые отношения с вашей организацией.
- Можно ли загрузить скан‑копию после окончания трудовых отношений? – Да, но лучше сделать это до увольнения, чтобы избежать штрафов.
- Как убедиться, что ПФУ приняло документ? – В личном кабинете появится статус «Обработано» и будет доступна просмотр в разделе «Сведения о трудовых отношениях».
- Какие сроки у ПФУ на обработку? – Обычно от нескольких часов до 2‑х дней, в зависимости от загруженности системы.
Сканировать и загрузить трудовую книжку в ПФУ – несложный, но обязательный процесс. Соблюдая требования к качеству сканов, правильно оформляя подпись и своевременно отправляя документы, работодатель защищает себя от штрафов и упрощает работу с пенсионным фондом. Следуйте нашему пошаговому руководству, и оцифровка будет проходить без проблем.
Автор: консультант по персоналу, 2025 год