В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовые книжки не стали исключением. Переход от бумажного формата к электронному – важный шаг в развитии кадрового делопроизводства, обеспечивающий сохранность данных, упрощение процессов и повышение доступности информации. В этой статье мы подробно рассмотрим, как происходила оцифровка трудовых книжек в России, какие этапы были пройдены, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие преимущества он дает работникам и работодателям.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Прежде чем перейти к деталям оцифровки, важно понять, зачем вообще нужна электронная трудовая книжка (ЭТК). Вот основные причины перехода на электронный формат:

• Сохранность данных: Электронная трудовая книжка исключает риск потери или повреждения информации, что часто случается с бумажными аналогами.
• Удобство доступа: Работник может в любое время и в любом месте получить доступ к своей трудовой истории через портал Госуслуг или другие сервисы.
• Экологичность: Отказ от бумажных трудовых книжек способствует снижению нагрузки на окружающую среду.
• Упрощение отчетности: Электронный формат упрощает ведение учета и формирование отчетности для работодателей.
• Повышение прозрачности: Электронная трудовая книжка обеспечивает прозрачность трудовой истории работника.

Этапы оцифровки трудовых книжек в России

Процесс перехода на электронные трудовые книжки был постепенным и регулировался рядом нормативных актов. Вот основные этапы:

Нормативно-правовое регулирование

• Приказ Минтруда России от № 320н: Этот приказ утвердил форму, порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек. Он является ключевым документом, определяющим правила работы с ЭТК.
• Решение Совета ФПА РФ от 25 августа 2003 г.: Утверждает порядок ведения трудовых книжек в адвокатских образованиях.
• Другие нормативные акты: Существует множество других нормативных актов, регулирующих вопросы ведения кадрового учета и использования ЭТК.

Внедрение электронной системы учета трудовой деятельности

С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России от № 320н, что стало отправной точкой для внедрения новой электронной системы учета трудовой деятельности работников. Эта система заменила бумажные трудовые книжки.

Переход на электронный формат

Работодатели обязаны перейти на ведение электронных трудовых книжек. Процесс перехода включает в себя:

• Регистрацию в системе электронного документооборота (ЭДО): Работодатели должны зарегистрироваться в системе ЭДО и получить доступ к функционалу ЭТК.
• Загрузку данных о работниках в электронную трудовую книжку: Работодатели должны загрузить в ЭТК данные о своих работниках, включая сведения о приеме на работу, увольнении, переводах и других изменениях.
• Предоставление работнику доступа к своей ЭТК: Работодатели обязаны предоставить работнику доступ к его ЭТК через портал Госуслуг или другие сервисы.

Как работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Получить доступ к электронной трудовой книжке можно несколькими способами:

• Через портал Госуслуг: Это самый удобный и распространенный способ. Для доступа к ЭТК необходимо зарегистрироваться на портале Госуслуг и подтвердить свою личность.
• Через мобильное приложение Госуслуг: Мобильное приложение позволяет получить доступ к ЭТК в любое время и в любом месте.
• Через сайты кадровых сервисов: Некоторые кадровые сервисы предоставляют доступ к ЭТК.

Права и обязанности работника и работодателя при использовании ЭТК

Права работника:

• Получать доступ к своей электронной трудовой книжке.
• Требовать от работодателя внесения исправлений в ЭТК.
• Получать выписку из ЭТК.

Обязанности работника:

• Сообщать работодателю об изменениях в своих персональных данных.
• Контролировать правильность ведения ЭТК.

Обязанности работодателя:

• Вести электронные трудовые книжки в соответствии с требованиями законодательства.
• Предоставлять работникам доступ к их ЭТК.
• Вносить исправления в ЭТК по требованию работника.
• Обеспечивать сохранность данных ЭТК.

Возможные проблемы и как их избежать

Переход на электронные трудовые книжки может сопровождаться некоторыми проблемами. Вот некоторые из них и способы их решения:

• Технические сбои в системе: В случае технических сбоев необходимо обратиться в службу технической поддержки.
• Неправильное внесение данных: Работодатель обязан тщательно проверять правильность внесения данных в ЭТК.
• Отсутствие доступа к ЭТК: Работник должен обратиться к работодателю для получения доступа к своей ЭТК.

Оцифровка трудовых книжек – важный шаг в развитии кадрового делопроизводства. Электронные трудовые книжки обеспечивают сохранность данных, упрощают процессы и повышают доступность информации. Переход на электронный формат требует от работодателей и работников определенных усилий, но преимущества, которые он дает, значительно перевешивают затраты. Понимание нормативных актов, связанных с ЭТК, и соблюдение правил ведения электронных трудовых книжек поможет избежать проблем и обеспечить эффективное управление трудовыми ресурсами.