Дата публикации: 23 мая 2026 г., 08:37

В 2020‑2025 годах в России произошел фундаментальный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам (ЭТК). Тем не менее, многие работодатели и сотрудники всё ещё используют комбинированный подход – одновременно ведут как электронную, так и бумажную запись. Ниже подробно разобраны все аспекты такого ведения, требования законодательства, порядок оформления заявлений и контрольных процедур.

Правовая основа

В Трудовом кодексе РФ (ст. 66.1) закреплено право работника выбирать форму ведения своей трудовой деятельности – в электронном или бумажном виде. С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий обязательное внесение сведений о трудовой деятельности в электронный реестр ПФР. При этом:

• Работодатель обязан вести электронную трудовую книжку для всех новых сотрудников.
• С 31 декабря 2020 г. включительно работник может подать письменное заявление о сохранении бумажной формы.
• Переход на электронный формат требует заявления о переходе на ЭТК, которое оформляется в произвольной форме.

Ключевые нормативные акты

1. Федеральный закон от № 456‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части обеспечения перехода на электронные формы ведения трудовых книжек».
2. Постановление Правительства РФ от № 56 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
3. Руководство ПФР «Электронные трудовые книжки: методические рекомендации (2025)».

Порядок одновременно ведения бумажной и электронной книжек

Комбинированный подход допускается только в случае, когда работник перешел на электронный формат, но по его желанию сохраняет бумажную копию для личного пользования или в целях документального подтверждения.

Шаги оформления

1. Получение заявления от сотрудника. В заявлении сотрудник указывает, что желает продолжать вести трудовые сведения в электронном виде, но просит выдать ему бумажную копию текущей книжки.
2. Подготовка документа в 1С. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 ред.3 используется документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В нём указываются:
• выбор формы ведения (бумажная + электронная);
• просьбу о выдаче бумажной книжки;
• согласие на дальнейшее внесение сведений в электронный реестр.
3. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек. В графе 13 (Расписка работника в получении трудовой книжки) делается отметка «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
4. Поставление подписи и печати. На бумажной книжке ставится подпись уполномоченного лица (кадровый специалист) и печать организации (если она есть).
5. Обновление электронного реестра. Сведения о сотруднике автоматически передаются в ПФР, где они хранятся в электронном виде.

Что фиксируется в книжке

В бумажной версии в графу 13 вносится запись о переходе на электронный формат, например:

Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Эта запись служит подтверждением того, что работник получил бумажную копию, но дальнейшее ведение будет осуществляться исключительно в электронном виде.

Права и обязанности сторон

• Работодатель:
  • Обеспечивает выдачу бумажной копии по требованию сотрудника.
  • Ведет электронный реестр в ПФР.
  • Сохраняет право в любой момент получить письменное заявление о переходе полностью на бумажный формат.
• Сотрудник:
  • Имеет право подать заявление о ведении трудовых сведений в электронном виде.
  • Может требовать выдачи бумажной копии текущей книжки.
  • Сохраняет возможность в дальнейшем подать заявление о полном переходе на электронный формат.

Практические рекомендации для работодателей

1. Сформировать шаблон заявления. Пример:

«Я, _______________________ (ФИО), прошу продолжить вести мою трудовую деятельность в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и одновременно выдать мне бумажную копию моей текущей трудовой книжки для личного пользования.

2. Использовать 1С для автоматического формирования заявлений. Это сокращает количество ошибок и ускоряет процесс.
3. Вести книгу учета движения трудовых книжек в электронном виде. В ней фиксируются все выдачи, возвраты и переходы.
4. Контролировать статусы заявлений. В системе ПФР отслеживать, принято ли заявление и внесены ли сведения в электронный реестр.
5. Обеспечить подпись и печать. На бумажной книжке обязательна подпись уполномоченного лица и печать (при наличии).

Преимущества комбинированного ведения

• Упрощение документооборота. При ведении только ЭТК объем бумажных формальностей сокращается почти до нуля.
• Гибкость для сотрудника. Человек может одновременно пользоваться электронным доступом к информации и иметь «бумажный» документ для личного архива.
• Снижение рисков потери данных. Электронный реестр защищен от физического износа и кражи, а бумажная копия служит дополнительным подтверждением.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести обе формы без заявления?

Нет. Переход на электронный формат требует письменного заявления сотрудника. Без него работодатель обязан вести только бумажную книжку.

Что делать, если сотрудник потерял бумажную копию?

Работодатель обязан выдать дубликат (при возможности) или подтвердить факт выдачи записью в книге учета.

Как отслеживать статус заявлений в ПФР?

В личном кабинете ПФР доступна функция «Отслеживание статусов мероприятий и заявлений». Там видно, принято ли заявление и внесены ли сведения.

Можно ли в любой момент перейти полностью на бумажный формат?

Да. Сотрудник может в любой момент подать новое заявление о переходе на бумажный формат, после чего работодатель обязан вести трудовые сведения в традиционном виде.

Комбинированное ведение трудовых книжек – это практичный компромисс между требованиями законодательства и личными предпочтениями работников. Правильное оформление заявлений, своевременная выдача бумажной копии и корректное ведение электронного реестра позволяют избежать юридических рисков и упростить работу кадрового отдела. При следовании рекомендациям, изложенным в настоящей статье, вы сможете эффективно управлять трудовыми документами в условиях цифровой трансформации.

Автор: кадровый консультант, 2026 год.