С 1 января 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако законодательство допускает одновременное ведение бумажной и электронной форм трудовой книжки при условии, что сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. Ниже – подробный разбор правовых основ, порядка действий работодателя и работника, а также практических рекомендаций.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – порядок ведения трудовых книжек (бумажных и электронных).
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – введение электронных трудовых книжек и переходные положения.
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5261 – разъяснение о невозможности возврата к бумажной форме после отказа от неё.
• Разъяснения Минтруда в Telegram‑канале (2025 г.) – simultaneous ведение допустимо, если сотрудник не выразил письменное желание отказаться от бумажной версии.

Согласно указанным нормам, работодатель обязан вести оба экземпляра (бумажный и электронный), если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Когда возможен одновременный учет?

Сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной формы

Если при приёме на работу (или позже) сотрудник не написал заявление о выборе исключительно электронного варианта, трудовые отношения считаются продолжающимися с ведением двух форматов одновременно.

Сотрудник явно выразил желание сохранить бумажную версию

В этом случае достаточно устного или письменного подтверждения желания вести бумажную книжку; отдельное заявление не требуется. Работодатель продолжает вносить записи в бумажный носитель и одновременно передаёт сведения в Социальный фонд России (СФР) по форме СЗВ‑ТД для формирования электронной трудовой книжки.

Сотрудник отказался от бумажной формы

После подачи заявления об отказе от бумажной трудовой книжки работник получает её на руки с отметкой о сделанном выборе. Далее ведётся только электронная форма; возврат к бумажной книжке невозможен (см. письмо Минтруда от ).

Порядок действий работодателя

1. Приём на работу:
   • Запросить у сотрудника письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная, электронная или обе).
   • Если заявление не подано – считается, что сотрудник выбирает одновременное ведение.
2. Ведение бумажной трудовой книжки:
   • Вносить записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и т.д. в соответствии с прежними правилами (ст. 66 ТК РФ).
   • Хранить книжку в личном деле сотрудника.
3. Формирование электронной трудовой книжки:
   • Ежемесячно (или при каждом кадровом событии) передавать сведения в СФР по форме СЗВ‑ТД.
   • Убедиться, что в электронном виде отражены все периоды работы, включая те, что предшествуют (для этого сотрудник предоставляет бумажную книжку или её заверенную копию в МФЦ/Госуслуги).
4. Информирование сотрудника:
   • Выдать выписку из электронной трудовой книжки по запросу (через личный кабинет на портале Госуслуг или через СФР).
   • При увольнении – выдать бумажную трудовую книжку (если она велась) и справку о сдаче сведений в СФР.

Права и обязанности сотрудника

• Право выбора – сотрудник может решить, вести ли трудовую книжку только в электронном виде, только на бумаге или одновременно в обеих форматах.
• Обязанность информировать работодателя – если желает вести исключительно электронную форму, необходимо подать заявление об отказе от бумажной версии (в противном случае работодатель будет вести оба формата).
• Право на получение выписки – в любой момент можно запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или непосредственно в СФР.
• Обязанность сохранять бумажную книжку – если решено вести её, сотрудник должен обеспечить её сохранность и предоставлять при необходимости (например, для подтверждения стажа при приёме на новую работу).

Практические примеры

Пример 1. Новый сотрудник, не подал заявление

Иванов И.И. принят на работу . Он не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Кадровик:

• Завёл бумажную трудовую книжку и внес запись о приёме.
• Передал сведения о приёме в СФР по форме СЗВ‑ТД.
• При каждом последующем кадровом событии (перевод, отпуск, увольнение) повторяет обе процедуры.

Пример 2. Сотрудник хочет только электронную форму

Петрова А.С. работает с 2022 года и желает отказаться от бумажной трудовой книжки. Она подаёт заявление об отказе от бумажной формы. После получения заявления:

• Кадровик выдаёт ей бумажную трудовую книжку на руки с отметкой о сделанном выборе.
• Дальнейшее ведение осуществляется исключительно в электронном виде (сведения передаются в СФР).
• Возврат к бумажной форме невозможен.

Пример 3. Сотрудник хочет оба формата

Сидоров В.П. устраивается в компанию и просит вести трудовую книжку одновременно на бумаге и в электронном виде. Он не подаёт заявление об отказе от бумажной формы. Действия работодателя:

• Ведёт бумажную трудовую книжку (записи о приёме, переводах, отпусках).
• Одновременно передаёт те же сведения в СФР по форме СЗВ‑ТД.
• При запросе сотрудника выдаёт выписку из ЭТК и предоставляет доступ к бумажной книжке для ознакомления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести только электронную трудовую книжку, если сотрудник уже имеет бумажную?

Да, но только после подачи заявления об отказе от бумажной формы. Без такого заявления работодатель обязан продолжать вести оба формата.

Нужно ли подавать два заявления (одно – о выборе электронного формата, другое – о сохранении бумажного)?

Нет. Достаточно одного заявления – либо об отказе от бумажной формы (тогда ведётся только электронная), либо отсутствие заявления (подразумевается simultaneous ведение).

Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?

Сотрудник должен обратиться в МФЦ или на портал Госуслуг с заявлением о выдаче дубликата, предоставив удостоверение личности и, если возможно, копию утерянной книжки. Работодатель продолжает вести электронную форму и передаёт сведения в СФР.

С какого года при приёме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка?

С года для лиц, впервые поступающих на работу после этой даты, оформление бумажной трудовой книжки не предусмотрено – учёт ведётся исключительно в электронном виде.

Куда направлять сведения для формирования ЭТК?

Сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) по форме СЗВ‑ТД (ранее – в Пенсионный фонд РФ).

Одновременное ведение бумажной и электронной трудовой книжки полностью легально и регулируется нормами ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ. Основное условие – отсутствие письменного заявления сотрудника об отказе от бумажной формы. В этом случае работодатель обязан:

• Вести бумажную трудовую книжку по прежним правилам;
• Ежемесячно передавать сведения о трудовой деятельности в СФР для формирования электронной трудовой книжки;
• Обеспечивать сотрудника доступом к выписке из ЭТК и сохранностью бумажного носителя.

Если же работник явно выражает желание вести исключительно электронную трудовую книжку, достаточно подать соответствующее заявление – после этого бумажная форма выдаётся ему на руки, а дальнейшее ведение осуществляется только в электронном виде.

Соблюдение указанных требований позволяет избежать споров с инспекцией труда, обеспечивает прозрачность кадрового учёта и даёт сотрудникам возможность выбрать удобный для них формат подтверждения трудового стажа.

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на май 2026 года.