Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в базе данных
Социального фонда России. Она была введена в 2020 году и с тех пор активно внедряется в практику
российских работодателей.

В ЭТК отражаются:

• Персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• Сведения о трудовой деятельности (места работы, должности, периоды трудоустройства);
• Награды и поощрения;
• Информация о повышении квалификации;
• Основания для увольнения.

Когда возможно ведение обеих форм трудовых книжек?

Согласно трудовому законодательству РФ, одновременное ведение электронной и бумажной трудовой книжки
возможно в следующих случаях:

1. Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
2. Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2020 года.
3. Если работодатель не перевел трудовую книжку в электронный формат.

Как оформить одновременное ведение трудовых книжек?

Для того чтобы сохранить бумажную трудовую книжку, работнику необходимо:

1. Написать заявление об отказе от перевода трудовой книжки в электронный формат;
2. Подать заявление работодателю в письменной форме.
3. Получить копию заявления с отметкой о принятии (для подтверждения факта подачи).

Образец заявления:

Преимущества и недостатки одновременного ведения

Преимущества:

• Сохранение привычного формата: Некоторые работники предпочитают бумажный вариант как более наглядный и привычный.
• Резервный источник информации: В случае технических сбоев или ошибок в ЭТК, бумажная книжка может служить резервным источником.
• Удобство для некоторых категорий работников: Например, для лиц предпенсионного возраста, которые привыкли к бумажным документам.

Недостатки:

• Дополнительные обязанности для работодателя: Необходимость ведения и обновления двух форм трудовых книжек;
• Возможность ошибок: При несоответствии данных в бумажной и электронной версиях могут возникнуть разногласия.
• Устаревание бумажного формата: В долгосрочной перспективе бумажные трудовые книжки могут стать менее востребованными.

Что делать, если работодатель отказывается хранить бумажную трудовую книжку?

Если работодатель не выполняет требования законодательства и отказывается хранить бумажную трудовую книжку
(несмотря на поданное заявление), работник может:

1. Обратиться в Государственную инспекцию труда с жалобой;
2. Направить обращение в прокуратуру;
3. Обратиться в суд с иском о защите трудовых прав;
4. Подать жалобу в Российскую трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений.

Что будет с бумажными трудовыми книжками в будущем?

С 1 января 2026 года все новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку.
Однако бумажные трудовые книжки, выданные до этой даты, будут храниться у работодателей до увольнения работника.

В перспективе ожидается полный переход на электронный формат, что обусловлено:

• Развитием цифровых технологий;
• Снижением административной нагрузки на работодателей;
• Упрощением доступа к данным о трудовом стаже;
• Снижением риска утраты или порчи бумажных документов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перевести бумажную трудовую книжку в электронный формат позже?

Да, перевод возможен по соглашению между работником и работодателем. Однако с 1 января 2026 года
работодатель вправе перевести трудовую книжку в электронный формат без согласия работника,
если последний не подал заявление об отказе от бумажного варианта.

Что делать, если в электронной и бумажной трудовой книжке есть расхождения?

В случае выявления расхождений необходимо:

1. Обратиться к работодателю с требованием устранить несоответствие;
2. Подать письменное заявление с описанием ошибки;
3. При необходимости — обратиться в суд или инспекцию по труду.

Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?

Да, работник вправе запросить у работодателя бумажную копию электронной трудовой книжки.
Работодатель обязан предоставить такую копию в течение 3 рабочих дней с момента обращения.

Ведение электронной и бумажной трудовых книжек одновременно — это временная мера,
которая позволяет работникам адаптироваться к новым цифровым реалиям. Однако с 1 января 2026 года
основным форматом становится электронная трудовая книжка, а бумажный вариант сохраняется только
для тех, кто выразил соответствующее желание.

Если вы не уверены, какой формат выбрать, рекомендуем:

• Изучить преимущества и недостатки обоих вариантов;
• Проконсультироваться с работодателем или специалистом по кадрам;
• Принять взвешенное решение с учетом своих предпочтений и профессиональных планов.

Помните: Ваша трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж.
Бережно храните её и своевременно обращайте внимание на правильность внесенных записей.

Важно! Все изменения в трудовой книжке (как в бумажном, так и в электронном формате)
должны вноситься своевременно и в соответствии с трудовым законодательством.