Оформление акта на списание выданных (испорченных, неиспользованных) трудовых книжек и их вкладышей, это обязательная процедура для любой организации. Документ подтверждает факт уничтожения бланков строгой отчетности и снимает с организации ответственность за их дальнейшее использование. Неправильное оформление может привести к претензиям со стороны контролирующих органов (трудовая инспекция, Росстат).

Правовая основа и когда требуется акт

Трудовые книжки и вкладыши к ним относятся к бланкам строгой отчетности. Их учет и списание регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 67).
• Постановлением Правительства РФ № 225 (об утверждении формы трудовой книжки).
• Внутренними документами организации (приказом о порядке учета и хранения бланков).

Акт на списание составляется в следующих случаях:

1. Физическое повреждение бланка (порча, загрязнение, разрывы) до его выдачи работнику.
2. Ошибки при заполнении (неправильные ФИО, даты, реквизиты организации), обнаруженные до выдачи.
3. Списание неиспользованных (остаточных) бланков при ликвидации организации или переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК).
4. Уничтожение вкладышей (вкладыш — это отдельный лист с записью, который вклеивается в обложку) после их изъятия из выданных книжек (например, при исправлении ошибок).

Кто и как составляет акт: ключевые требования

Акт является распорядительным документом и составляется по результатам работы комиссии, создаваемой приказом руководителя.

Состав комиссии (типовой состав):

• Представитель отдела кадров (или бухгалтерии) — как основной ответственный за учет бланков.
• Представитель отдела труда и заработной платы.
• Представитель отдела внутреннего аудита или юрист (опционально).
• Член профсоюза (при его наличии в организации).

Требования к оформлению акта:

• Форма: А4, печатная или рукописная (синяя или черная паста).
• Количество экземпляров: минимум 2 (один для архива организации, второй — для списания в бухгалтерском учете).
• Сроки: Акт составляется непосредственно в день уничтожения бланков.
• Неизменяемость: Исправления, подчистки и помарки в акте запрещены. Ошибки нужно переписать заново.

Структура и содержание акта: что обязательно указать

Не существует единой обязательной формы по НПА, но сложившаяся практика и требования к документам строгой отчетности предписывают включать следующие реквизиты:

Шапка документа:

• Наименование документа: «АКТ о списании (об уничтожении) испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним».
• Дата составления (день, месяц, год).
• Место составления (город).

Основная часть:

• Основание для составления акта: ссылка на приказ руководителя о создании комиссии и/или о списании.
• Перечень списываемых бланков: это самая важная табличная часть. Для каждой списываемой единицы указывается:
  • Порядковый номер по акту.
  • Наименование: «Трудовая книжка» или «Вкладыш к трудовой книжке».
  • Серия и номер (если присвоены). Для неиспользованных бланков серия может не быть, тогда указывается «серия не присвоена».
  • Причина списания (например: «Порча бланка при транспортировке», «Ошибка в серии», «Неиспользованный бланк по истечении срока хранения»).
  • Количество (обычно 1 шт., но если списывается партия, то общее число).
• Способ уничтожения: «Измельчение (путем shredding)», «Уничтожение иным способом, исключающим возможность последующего использования».

Заключительная часть:

• Перечень членов комиссии с расшифровкой подписей (ФИО, должность).
• Подпись председателя комиссии (обычно это руководитель отдела кадров или бухгалтерии).
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица).
• М.П. (печать организации).

Образец (шаблон) акта на списание трудовых книжек

Приведенный ниже шаблон объединяет требования к списанию как самих книжек, так и вкладышей. Вы можете адаптировать его под свою ситуацию.

АКТ

о списании испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

г. _____________
«___» ___________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшаяся комиссия, в составе:
1. ___________________________ – должность, ФИО (председатель комиссии)
2. ___________________________ – должность, ФИО (член комиссии)
3. ___________________________ – должность, ФИО (член комиссии)
составлена настоящий акт о том, что в соответствии с приказом руководителя № ___ от «___» ___________ 20__ г. нами были списаны (уничтожены) следующие бланки:

Уничтожение бланков произведено следующим образом: (например: Бланки были измельчены в присутствии всей комиссии; Измельченные остатки переданы в службу эксплуатации здания для утилизации как бумажные отходы).

Приложение: Копия приказа о создании комиссии и/или о списании № ___ от «___» ___________ 20__ г.

Подписи членов комиссии:

Председатель комиссии: _________________ / ___________________________ /
(подпись) (ФИО)

Член комиссии: _________________ / ___________________________ /
(подпись) (ФИО)

Член комиссии: _________________ / ___________________________ /
(подпись) (ФИО)

Руководитель организации: _________________ / ___________________________ /
(подпись) (ФИО)

М.П.

Что делать с актом после составления?

1. Приобщить акт к приходно-расходной книге учета бланков. В графе «Примечание» делается запись: «Списано (уничтожено) по акту № … от …».
2. Сдать акт в бухгалтерию. На его основании бухгалтер делает проводку (например, Дебет 20/25/26, Кредит 10 – списание хозяйственных материалов/бланков строгой отчетности).
3. Хранить акт в деле организации (в разделе «Кадровые документы» или «Бухгалтерские документы») в течение установленного срока хранения (не менее 75 лет, как и все кадровые документы).

Важные нюансы и типичные ошибки

• Не списывайте выданные работнику трудовые книжки. Акт составляется только на невыданные (остающиеся на балансе организации) бланки. Если книжка уже выдана работнику, ее исправление или замена оформляется иным порядком (например, по заявлению работника, с оформлением нового вкладыша).
• Уничтожение вкладышей. Если испорченный вкладыш был изъят из уже выданной книжки, его уничтожение также оформляется актом. При этом в акте нужно указать, из какой трудовой книжки (серия, номер) был изъят вкладыш, и по какой причине (например, «Ошибка в дате увольнения»).
• Отсутствие причины. В акте должна быть четко указана причина списания КАЖДОГО бланка. Фраза «в связи с порчей» без конкретики недостаточна.
• Отсутствие подписей. Акт без подписей всех членов комиссии и руководителя не имеет юридической силы.
• Несоответствие данных. Серии и номера в акте должны точно соответствовать данным в приходно-расходной книге.

Где скачать готовые образцы 2026 года?

На официальных правовых порталах и в системах типа «КонсультантПлюс» или «Гарант» вы можете найти актуальные формы. Обращайте внимание на дату редакции формы (предпочтительнее 2025-2026 гг.).

Поисковые запросы для скачивания:

• «Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них образец 2026».
• «Форма акта о списании трудовых книжек и вкладышей к ним».
• «Бланк акта на списание бланков строгой отчетности (трудовые книжки)».

Составление акта на списание трудовых книжек — формальная, но критически важная процедура. Правильно оформленный документ защищает организацию от рисков, связанных с возможным нецелевым использованием испорченных бланков. Всегда помните о трех китах: комиссия, точные реквизиты бланков, четкая причина списания. При сомнениях в оформлении проконсультируйтесь с юристом или бухгалтером, специализирующимся на кадровом делопроизводстве.

Статья подготовлена на основе актуальной практики и нормативных требований. Рекомендуется сверяться с внутренними документами вашей организации и последними редакциями форм.