В процессе увольнения работник может не забрать свою трудовую книжку. В таком случае работодатель обязан оформить акт об отказе от её получения. Ниже – подробный разбор требований, формы документа и порядка дальнейших действий.
Нормативно‑правовая база
Основные правовые акты, регулирующие вопросы оформления акта об отказе:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 64 – порядок выдачи и хранения трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ от № 1035 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовой книжки».
- Письмо Минтруда России от № 1-5‑ОТ – рекомендации по оформлению акта при невозможности передачи трудовой книжки.
Когда составляется акт
Акт составляется, если:
- Работник не получил трудовую книжку в день увольнения.
- Работник не ответил на официальное уведомление о необходимости её получения.
- Работник явно отказался от получения документа.
Содержание акта
В акте должны быть указаны:
- Данные сторон (наименование организации, ФИО работника, ИНН/КПП).
- Основание увольнения (договор, соглашение, приказ).
- Сведения о попытках вручения трудовой книжки (дата, способ вручения, ответ работника).
- Фраза об отказе работника от получения книжки.
- Подписи ответственных лиц и дата составления.
Пример заполнения акта
Ниже – типовый образец акта. Заполняется в свободной форме, но все обязательные реквизиты должны присутствовать.
АКТ ОТКАЗА РАБОТНИКА ОТ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ Организация: ___________________________
ИНН/КПП: ______________________________
Адрес: ________________________________
ФИО работника: ________________________
Должность: ___________________________
Дата увольнения: __.__.____
Основание увольнения: _______________________________________________
Сведения о попытках вручения:
- Дата первого вручения: __.__.____
- Сотрудник, который вручал: ________________________________________
- Способ вручения: _______________________________________________
- Ответ работника: _______________________________________________
Подпись руководителя: ______________________ /Должность/
Подпись HR‑специалиста: ______________________ /Должность/
Что делать после составления акта
После подписания акта необходимо выполнить следующие действия:
- Хранить документ в актах по кадровым вопросам в течение 5 лет.
- Сделать отметку в Книге учёта трудовой книжки о невозможности передачи.
- При необходимости направить копию акта в прокуратуру или инспекцию труда, если есть подозрения на умышленное удержание документа.
- При получении от работника последующего запроса – выдать копию трудовой книжки в бумажном виде или в электронном виде (по согласованию сторон).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли обойтись без акта? – Нет. Отказ от получения трудовой книжки должен быть зафиксирован официальным документом, иначе возможны споры в случае проверки.
- Сколько дней у работодателя на выдачу книжки? – По закону – не более 3 рабочих дней с даты увольнения, если работник не заявил об отказе.
- Можно ли отправить книжку по почте? – Да, но только после получения письменного согласия работника на такой способ передачи.
- Что делать, если работник потерял номер своей трудовой книжки? – В акте указывается, что номер не известен, и работодатель обязуется оформить дубликат в установленном порядке.
Оформление акта об отказе работника от получения трудовой книжки – обязательный процедурный шаг, который защищает интересы организации и гарантирует соблюдение трудовых прав работника. Правильное заполнение и своевременное хранение документа позволяют избежать юридических рисков и упростить последующее оформление кадровых вопросов.
При необходимости использовать шаблон акта, можно адаптировать его под конкретные условия вашей организации, но не стоит менять обязательные реквизиты и формулировки, предусмотренные нормативными актами.