Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В данной статье подробно рассматривается порядок оформления акта об уничтожении испорченного бланка вкладыша к трудовой книжке, нормативная база, этапы процедуры, содержание документа и примеры заполнения․

Нормативная база

Основным документом, регулирующим ведение и хранение трудовых книжек и их вкладышей, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от № 320н (далее – Порядок)․

Согласно пункту 41 Порядка:

Если при заполнении ьного листа сведения внесены неверно, то бланк трудовой книжки (вкладыша) считается испорченным․ Такой бланк необходимо уничтожить с составлением соответствующего акта․

Таким образом, уничтожение испорченного бланка вкладыша обязательно сопровождается оформлением акта, который служит подтверждением факта уничтожения и основанием для списания документа из учёта․

Когда требуется составление акта

Акт об уничтожении бланка вкладыша составляется в следующих случаях:

Ошибки при заполнении ьного листа (неверные ФИО, дата рождения, серия и номер документа и т․п․)․
Механическое повреждение бланка (разрыв, загрязнение, попадание влаги, огня и т․д․)․
Потеря бланка вкладыша, если восстановление невозможно․
Иные обстоятельства, при которых бланк утратил свои реквизиты и не может быть использован для оформления трудовой книжки;

Кто составляет акт

Оформление акта возлагается на специалиста кадровой службы (кадровика, специалиста по работе с персоналом) либо на уполномоченное лицо организации, ответственное за ведение трудовых книжек․ В небольших организациях акт может составлять непосредственно руководитель или бухгалтер, если такие функции возложены на них внутренними нормативными актами․

Этапы процедуры уничтожения бланка вкладыша

Выявление дефекта․ Специалист обнаруживает ошибку или повреждение при оформлении или проверке трудовой книжки․
Принятие решения об уничтожении․ На основании пункта 41 Порядка принимается решение о необходимости уничтожить бланк․
Подготовка акта․ Составляется акт в свободной форме, но с обязательным указанием реквизитов организации, данных о бланке и факте уничтожения․
Уничтожение бланка․ Бланк уничтожается способом, исключающим возможность его восстановления (например, shredder, сжигание в присутствии комиссии)․
Подписание акта․ Акт подписывается лицами, участвовавшими в процедуре (кадровик, ответственный за уничтожение, возможно – бухгалтер)․
Регистрация и хранение․ Акт регистрируется в журнале учёта актов об уничтожении и хранится в течение установленного срока (как правило, 5 лет согласно требованиям к документам кадровой службы)․

Содержание акта об уничтожении бланка вкладыша

Хотя унифицированной формы акта не утверждено, на практике в нём указываются следующие сведения:

Название организации (полное наименование, ИНН, КПП)․
Дата и место составления акта․
Номер акта (по внутренней нумерации организации)․
Основание для составления акта (ссылка на пункт 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)․
Описание бланка вкладыша: серия, номер, дата выдачи (если известны), ФИО владельца (если бланк уже был привязан к конкретному сотруднику)․
Причина уничтожения (ошибка при заполнении, механическое повреждение, потеря и т․д․)․
Фактическое уничтожение: способ уничтожения, дата и время, присутствующие лица (ФИО, должности)․
Подписи лиц, составивших акт, и их расшифровка․
Приложения (при необходимости): копия испорченного бланка (если сохранена), акт о приёме‑передаче, протокол комиссии․

Образец заполнения акта (в свободной форме)

Ниже представлен примерный шаблон, который можно адаптировать под нужды конкретной организации․ Все выделенные части следует заполнить реальными данными․

АКТ № __
об уничтожении бланка вкладыша к трудовой книжке

г․ ___________ «__» __________ 20__ г․

Мы, нижеподписавшиеся:

ФИО_1, должность ____________________, 
ФИО_2, должность ____________________, 
ФИО_3, должность ____________________ 

составили настоящий акт о том, что:

Основание: пункт 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от № 320н․

Предмет уничтожения: бланк вкладыша к трудовой книжке, серия __________, номер __________, выданный __________ (дата), предназначенный для оформления трудовой книжки сотрудника __________ (ФИО, если известен)․

Причина уничтожения: при заполнении ьного листа допущены ошибки: неверно указано ФИО сотрудника (должно быть __________, а записано __________), неверно указана дата рождения (должно быть __________, а записано __________)․

Способ уничтожения: бланк был уничтожен механическим способом (шредер) в присутствии членов комиссии․

Дата и время уничтожения: «__» __________ 20__ г․, __________ ч․ __________ мин․

Присутствовали при уничтожении:
 
 ФИО_1 – должность;
 ФИО_2 – должность;
 ФИО_3 – должность;
 

Результат: бланк вкладыша полностью уничтожен, восстановлению не подлежит․

Подписи:
_________________ / ФИО_1 /
_________________ / ФИО_2 /
_________________ / ФИО_3 /

М․П․ (при наличии печати организации)

Примечание: если в организации ведётся журнал учёта актов об уничтожении, в него вносится запись с указанием номера акта, даты и краткого содержания․

Хранение и использование акта

Акт об уничтожении бланка вкладыша относится к кадровой документации и подлежит хранению в течение не менее 5 лет с даты составления (в соответствии с перечнем видов документов, подлежащих хранению в организации, утверждённым приказом Минкультуры России № 558 от )․ По истечении срока хранения акт может быть уничтожен в общем порядке, предусмотренном для документов временного хранения․

Копия акта прилагается к личному делу сотрудника (если бланк был привязан к конкретному работнику) либо хранится в отделе кадров как подтверждение выполнения процедуры уничтожения бланков строгой отчётности․

Ответственность за нарушение порядка

Несоблюдение требований пункта 41 Порядка (отсутствие акта при уничтожении испорченного бланка) может повлечь:

Нарушение порядка ведения трудовых книжек, что является основанием для привлечения к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства)․
Сложности при последующем оформлении трудовой книжки работника (необходимость восстановления утерянных данных)․
Возможные претензии со стороны государственных инспекций труда при проверках;

Поэтому своевременное и правильное оформление акта об уничтожении бланка вкладыша является обязательным условием соблюдения кадрового законодательства․

Акт об уничтожении бланка вкладыша в трудовую книжку – это простой, но важный документ, подтверждающий законное уничтожение испорченного бланка и обеспечивающий прозрачность кадрового учёта․ Соблюдение установленной процедуры (выявление дефекта, составление акта, уничтожение бланка, подписание и хранение акта) позволяет организации избежать правовых рисков и поддерживать порядок в работе с трудовыми книжками и их вкладышами․

Для удобства рекомендуется иметь шаблон акта в электронном виде (Word или PDF) и регулярно обновлять его в соответствии с изменениями нормативных актов․