В данной статье подробно рассматривается порядок оформления акта об уничтожении испорченного бланка вкладыша к трудовой книжке, нормативная база, этапы процедуры, содержание документа и примеры заполнения․
Нормативная база
Основным документом, регулирующим ведение и хранение трудовых книжек и их вкладышей, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от № 320н (далее – Порядок)․
Согласно пункту 41 Порядка:
Если при заполнении ьного листа сведения внесены неверно, то бланк трудовой книжки (вкладыша) считается испорченным․ Такой бланк необходимо уничтожить с составлением соответствующего акта․
Таким образом, уничтожение испорченного бланка вкладыша обязательно сопровождается оформлением акта, который служит подтверждением факта уничтожения и основанием для списания документа из учёта․
Когда требуется составление акта
Акт об уничтожении бланка вкладыша составляется в следующих случаях:
- Ошибки при заполнении ьного листа (неверные ФИО, дата рождения, серия и номер документа и т․п․)․
- Механическое повреждение бланка (разрыв, загрязнение, попадание влаги, огня и т․д․)․
- Потеря бланка вкладыша, если восстановление невозможно․
- Иные обстоятельства, при которых бланк утратил свои реквизиты и не может быть использован для оформления трудовой книжки;
Кто составляет акт
Оформление акта возлагается на специалиста кадровой службы (кадровика, специалиста по работе с персоналом) либо на уполномоченное лицо организации, ответственное за ведение трудовых книжек․ В небольших организациях акт может составлять непосредственно руководитель или бухгалтер, если такие функции возложены на них внутренними нормативными актами․
Этапы процедуры уничтожения бланка вкладыша
- Выявление дефекта․ Специалист обнаруживает ошибку или повреждение при оформлении или проверке трудовой книжки․
- Принятие решения об уничтожении․ На основании пункта 41 Порядка принимается решение о необходимости уничтожить бланк․
- Подготовка акта․ Составляется акт в свободной форме, но с обязательным указанием реквизитов организации, данных о бланке и факте уничтожения․
- Уничтожение бланка․ Бланк уничтожается способом, исключающим возможность его восстановления (например, shredder, сжигание в присутствии комиссии)․
- Подписание акта․ Акт подписывается лицами, участвовавшими в процедуре (кадровик, ответственный за уничтожение, возможно – бухгалтер)․
- Регистрация и хранение․ Акт регистрируется в журнале учёта актов об уничтожении и хранится в течение установленного срока (как правило, 5 лет согласно требованиям к документам кадровой службы)․
Содержание акта об уничтожении бланка вкладыша
Хотя унифицированной формы акта не утверждено, на практике в нём указываются следующие сведения:
- Название организации (полное наименование, ИНН, КПП)․
- Дата и место составления акта․
- Номер акта (по внутренней нумерации организации)․
- Основание для составления акта (ссылка на пункт 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)․
- Описание бланка вкладыша: серия, номер, дата выдачи (если известны), ФИО владельца (если бланк уже был привязан к конкретному сотруднику)․
- Причина уничтожения (ошибка при заполнении, механическое повреждение, потеря и т․д․)․
- Фактическое уничтожение: способ уничтожения, дата и время, присутствующие лица (ФИО, должности)․
- Подписи лиц, составивших акт, и их расшифровка․
- Приложения (при необходимости): копия испорченного бланка (если сохранена), акт о приёме‑передаче, протокол комиссии․
Образец заполнения акта (в свободной форме)
Ниже представлен примерный шаблон, который можно адаптировать под нужды конкретной организации․ Все выделенные части следует заполнить реальными данными․
АКТ № __ об уничтожении бланка вкладыша к трудовой книжке г․ ___________ «__» __________ 20__ г․ Мы, нижеподписавшиеся: ФИО_1, должность ____________________, ФИО_2, должность ____________________, ФИО_3, должность ____________________ составили настоящий акт о том, что: Основание: пункт 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от № 320н․ Предмет уничтожения: бланк вкладыша к трудовой книжке, серия __________, номер __________, выданный __________ (дата), предназначенный для оформления трудовой книжки сотрудника __________ (ФИО, если известен)․ Причина уничтожения: при заполнении ьного листа допущены ошибки: неверно указано ФИО сотрудника (должно быть __________, а записано __________), неверно указана дата рождения (должно быть __________, а записано __________)․ Способ уничтожения: бланк был уничтожен механическим способом (шредер) в присутствии членов комиссии․ Дата и время уничтожения: «__» __________ 20__ г․, __________ ч․ __________ мин․ Присутствовали при уничтожении:
- ФИО_1 – должность;
- ФИО_2 – должность;
- ФИО_3 – должность;
Примечание: если в организации ведётся журнал учёта актов об уничтожении, в него вносится запись с указанием номера акта, даты и краткого содержания․
Хранение и использование акта
Акт об уничтожении бланка вкладыша относится к кадровой документации и подлежит хранению в течение не менее 5 лет с даты составления (в соответствии с перечнем видов документов, подлежащих хранению в организации, утверждённым приказом Минкультуры России № 558 от )․ По истечении срока хранения акт может быть уничтожен в общем порядке, предусмотренном для документов временного хранения․
Копия акта прилагается к личному делу сотрудника (если бланк был привязан к конкретному работнику) либо хранится в отделе кадров как подтверждение выполнения процедуры уничтожения бланков строгой отчётности․
Ответственность за нарушение порядка
Несоблюдение требований пункта 41 Порядка (отсутствие акта при уничтожении испорченного бланка) может повлечь:
- Нарушение порядка ведения трудовых книжек, что является основанием для привлечения к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства)․
- Сложности при последующем оформлении трудовой книжки работника (необходимость восстановления утерянных данных)․
- Возможные претензии со стороны государственных инспекций труда при проверках;
Поэтому своевременное и правильное оформление акта об уничтожении бланка вкладыша является обязательным условием соблюдения кадрового законодательства․
Акт об уничтожении бланка вкладыша в трудовую книжку – это простой, но важный документ, подтверждающий законное уничтожение испорченного бланка и обеспечивающий прозрачность кадрового учёта․ Соблюдение установленной процедуры (выявление дефекта, составление акта, уничтожение бланка, подписание и хранение акта) позволяет организации избежать правовых рисков и поддерживать порядок в работе с трудовыми книжками и их вкладышами․
Для удобства рекомендуется иметь шаблон акта в электронном виде (Word или PDF) и регулярно обновлять его в соответствии с изменениями нормативных актов․