Передача трудовых книжек – один из ключевых этапов оформления увольнения сотрудника, отвечающего за кадровое делопроизводство. Правильное оформление акта позволяет избежать спорных вопросов, гарантирует соблюдение трудового законодательства РФ и защищает интересы работодателя.

Нормативная база

При оформлении акта приема‑передачи трудовых книжек следует опираться на:

• Часть 1, пункт 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ;
• Правила, утверждённые Постановлением Правительства РФ от  № 225;
• Практические рекомендации КонсультантПлюс и другие официальные методические документы.

Когда требуется акт передачи трудовых книжек?

Акт составляется в следующих случаях:

1. Увольнение кадровика (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон).
2. Перевод сотрудника на другую должность, где он больше не будет вести кадровое делопроизводство;
3. Реорганизация, ликвидация или переименование подразделения, в котором сотрудник занимал пост ответственного за кадровое делопроизводство.

Содержание акта

В акте обязательно указываются:

• Данные сторон – полное наименование организации, ФИО кадровика, его должность, дата увольнения.
• Сведения о трудовых книжках – серия и номер, количество экземпляров, дата выдачи, место хранения.
• Перечень передаваемых документов – список всех документов, которые передаются вместе с трудовыми книжками (трудовые договоры, приказы, справки и т.д.).
• Отметка о состоянии документов – наличие или отсутствие недостач, повреждений, недостающих страниц.
• Подписи сторон – подпись передающего (бывшего кадровика) и принимающего (нового ответственного) лиц, а также печать организации, если она требуется.

Пошаговая инструкция по оформлению

Подготовка материалов

Перед составлением акта необходимо:

1. Издать внутренний приказ о проведении инвентаризации трудовых книжек.
2. Собрать все экземпляры трудовых книжек, относящиеся к увольняемому сотруднику.
3. Подготовить сопроводительные письма работнику с требованием явиться для оформления увольнения.

Составление акта

АКТ
о приёме‑передаче трудовых книжек

Наименование организации – _______________________.

ФИО кадровика – _______________________________.

Дата увольнения – _____________________________.

Серия и номер трудовых книжек – _______________.

Перечень передаваемых документов –

• Трудовой договор;
• Приказ об увольнении;
• Справка о заработной плате;
• … (при необходимости)

Состояние документов – __________________________.

Подписи сторон и печать.

Распространение копий

Все копии акта (по крайней мере два экземпляра) оставляются у организации, один из которых передаётся работнику вместе с письмом‑уведомлением о вручении.

Как оформить отправку работнику?

После подписания акта необходимо:

1. Отправить работнику копию акта по почте с уведомлением о вручении.
2. В приложении к письму указать требования к оформлению увольнения (заполнение формы СЗВ‑ТД, запись в трудовой книжке и т.д.).
3. Сохранить копию акта в архиве организации для подтверждения выполнения обязанностей.

Что делать, если акт не был составлен?

Если по какой‑либо причине акт приема‑передачи трудовых книжек не был оформлен, необходимо как минимум:

• Сформировать акт передачи трудовых книжек в простой форме;
• Зафиксировать причину отсутствия полной передачи (например, утеря документа);
• Сопроводить это письменным объяснением в кадровом деле.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи принимающего лица. – обязательно требуйте подпись нового ответственного;
• Неучёт всех экземпляров. – проверяйте количество экземпляров (обычно 2‑3) и фиксируйте их в акте.
• Несоответствие даты увольнения и даты акта. – дата акта должна быть не позже даты увольнения.
• Отсутствие отметки о состоянии документов. – без этой записи трудно доказать, что документы переданы в целости.

Пример готового акта

АКТ
о приёме‑передаче трудовых книжек

Организация: Общество с ограниченной ответственностью «Пример»

ФИО кадровика: Иванов Иван Иванович

Должность: Заведующий отделом кадров

Дата увольнения:

Серия и номер ТК: 1234567, 7654321

Перечень передаваемых документов:

• Трудовой договор № 12 от ;
• Приказ об увольнении от ;
• Справка о заработной плате за 2025 год;
• …

Состояние документов: Всё в полном порядке, без повреждений;

Подпись передающего: ___________________ /И.И. Иванов

Подпись принимающего: ___________________ /А.П. Петрова

Печать организации: «Пример»

Акт передачи трудовых книжек – важный документальный акт, который фиксирует факт передачи всех кадровых документов новому ответственному лицу и гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса. Правильное оформление акта, своевременная рассылка копий работнику и хранение оригиналов в архиве позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность процесса увольнения.

Для более детального ознакомления с примерами и шаблонами акта рекомендуем обратиться к материалам КонсультантПлюс и использовать проверенные образцы, адаптированные под специфику вашей организации.