С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2020 году порядок ведения трудовых записей претерпел существенные изменения. Однако законодательство сохранило возможность использования бумажного формата для тех сотрудников, которые не отказались от него на предыдущем месте работы или которые впервые устраиваются на работу до определённой даты. Ниже подробно рассмотрены все нюансы, которые необходимо знать кадровому специалисту и бухгалтеру при оформлении бумажной трудовой книжки (БТК) для newly hired (вновь принятых) сотрудников.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовой деятельности» (п. 5 ст. 2).
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – порядок ведения трудовых книжек.
• Постановления ПФР и СФР, регулирующие переход на ЭТК и ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей.

Согласно п. 5 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ, сотрудник имеет право в любой момент отказаться от бумажного документа в пользу электронного, но работодатель не может принудительно перевести его на ЭТК без его согласия.

Кто может получить бумажную трудовую книжку при приёме на работу?

Сотрудники, ранее не отказавшиеся от БТК

Если на предыдущем месте работы сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, он вправе предъявить её новому работодателю. В этом случае наниматель обязан:

1. Принять книжку и внести её в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Продолжать вести записи в ней от руки, соблюдая стандартные правила (записи о приёме, переводе, увольнении, наградах и т.д.).
3. Не требовать от сотрудника отказа от своего выбора и не инициировать переход на ЭТК без его согласия.

Вновь принятые сотрудники, впервые устраивающиеся на работу

С 1 января 2020 г. государство перешло на электронный формат ведения трудовых записей. Поэтому:

• Для сотрудников, которые впервые начинают трудовую деятельность после 1 января 2026 г;, оформлять бумажную трудовую книжку не требуется.
• Для тех, кто устраивается на работу впервые в 2025 году, бумажная книжка также не нужна – сразу начинается ведение ЭТК.

Исключение составляют случаи, когда сотрудник явно выразил желание вести бумажный документ (подал соответствующее заявление до приёма). Тогда работодатель обязан уважить его выбор и завести БТК.

Дистанционные (удаленные) работники

Дистанционный сотрудник имеет те же права, что и офисный:

• Если он ранее не отказался от БТК, он может предоставить её работодателю в электронном виде (скан или фото) для внесения записей, либо при личной встрече передать оригинал.
• Если у него никогда не было бумажной книжки и он впервые устраивается на работу после , оформлять БТК не нужно – сразу открывается ЭТК.

Порядок действий работодателя при приёме сотрудника с бумажной трудовой книжкой

1. Проверка документа – убедиться, что книжка заполнена корректно, нет подчисток, все записи заверены подписями и печатями предыдущего работодателя.
2. Внесение в книгу учёта – зарегистрировать принятую БТК в специальном журнале (книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей). В журнале указываются: ФИО сотрудника, серия и номер книжки, дата приёма, основание (трудовой договор).
3. Ведение записей – все последующие кадровые события (приём, перевод, увольнение, награды, взыскания и т.д.) вносятся от руки в бумажную книжку согласно инструкции по заполнению ТК.
4. Хранение – после увольнения книжка возвращается сотруднику, а копия (или выписка) остаётся в личном деле работника в соответствии с требованиями архивного хранения.
5. Информирование СФР – сведения о сотруднике, который ведёт БТК, передаются в Социальный фонд России в рамках обычного отчётного процесса (форма СЗВ‑ТД).

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Сотрудник может инициировать переход на ЭТК в любой момент, подав заявление работодателю. После получения заявления:

• Работодатель прекращает внесение записей в БТК с даты, указанной в заявлении.
• Все накопленные сведения из бумажной книжки переносятся в электронный формат (через личный кабинет на портале «Работа в России» или через ПФР).
• БТК остаётся у сотрудника как документ, подтверждающий стаж до перехода.

Важно: обратный переход с ЭТК на бумажную форму законодательно не предусмотрен. После перехода на электронный формат вернуться к ведению бумажной книжки невозможно.

Особенности оформления для сотрудников, принятых до

Для работников, принятых до введения ЭТК, бумажная трудовая книжка остаётся основным документом до тех пор, пока они не подадут заявление о переходе на ЭТК. В этом случае:

• Книжка продолжает вестись в обычном порядке.
• При переходе на ЭТК все ранее сделанные записи переносятся в электронный вид.

Рекомендации для кадровой службы

• Сформировать чек‑лист при приёме нового сотрудника: проверка наличия БТК, запрос заявления о выборе формата ведения трудовой книжки, внесение в журнал учёта;
• Обеспечить обучение специалистов по правилам заполнения бумажных ТК и работе с электронными кабинетами ПФР/СФР.
• Хранить копии всех принятых бумажных книжек в электронном архиве (сканированные копии) для быстрого доступа при необходимости восстановления стажа.
• Своевременно информировать сотрудников о их праве отказаться от БКТ и перейти на ЭТК, размещая информацию во внутренних порталах и на информационных стендах.

Бумажная трудовая книжка остаётся востребованным документом для тех сотрудников, которые не отказались от неё на предыдущем месте работы или которые выразили явное желание вести учёт на бумаге. Для вновь принятых работников, впервые устраивающихся на работу после , оформление БТК не требуется – сразу начинается ведение электронной трудовой книжки. Работодатель обязан уважать выбор сотрудника, не принуждать его к переходу на ЭТК и соблюдать установленный порядок учёта и хранения бумажных трудовых книжек.

Соблюдение данных правил позволит избежать споров с сотрудниками, штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечит прозрачность и надёжность учёта трудовой деятельности в организации.