Оформление декретного отпуска – один из самых важных моментов в трудовых отношениях женщины‑работницы.
Правильная запись в трудовой книжке гарантирует, что отпуск будет полностью засчитан в трудовой и страховой стаж, а также позволит избежать конфликтов с работодателем.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления и записи декретного отпуска:
- Трудовой кодекс РФ, статья 255 – «Отпуска по беременности и родам»;
- Трудовой кодекс РФ, статья 260 – «Отпуск по уходу за ребёнком»;
- Постановление Правительства РФ № 99 от «Об утверждении порядка оформления и ведения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России № 1‑н от «Об образцах записей в трудовых книжках».
Когда и кем делаеться запись
- Кто записывает? Запись в трудовую книжку делает работодатель (или уполномоченный представитель отдела кадров) в течение пяти рабочих дней после получения от работницы официального приказа о предоставлении декретного отпуска.
- Какие документы нужны?
- Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска (образец ниже);
- Больничный лист (листок нетрудоспособности) в электронном виде или в бумажной форме;
- Приказ работодателя «О предоставлении отпуска по беременности и родам» (или «Об отпуске по уходу за ребёнком»).
- Сроки записи. По статье 255 ТК РФ запись должна быть сделана в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа. Если срок пропущен, работница имеет право потребовать исправления записи в судебном порядке.
Что именно записывается
В трудовой книжке делается одна запись, охватывающая оба периода – отпуск по беременности и родам (140 дней) и отпуск по уходу за ребёнком (до 3 лет). Запись оформляется в следующем виде:
<Дата начала отпуска> – <Дата окончания отпуска> Декретный отпуск (отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком) № приказа <номер> от <дата> (при необходимости – указание кода ОКТМО)
– Декретный отпуск (отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком) № 45 от
Пояснения к элементам записи
- Дата начала отпуска – первый день, когда работница перестаёт выполнять свои должностные обязанности (обычно это день, следующий за последним рабочим днём перед отпуском).
- Дата окончания отпуска – последний день отпуска (включительно). Если отпуск продлён, в запись указывается новый срок.
- Наименование отпуска – в современных книжках используется термин «Декретный отпуск», который объединяет оба периода.
- Номер и дата приказа – обязательный элемент, позволяющий быстро найти оригинал документа в архиве предприятия.
- Код ОКТМО (по желанию) – указывается в случае, если предприятие обязано вести учёт по территориальному коду.
Пошаговая инструкция для работодателя
- Получить от сотрудницы заявление о предоставлении декретного отпуска (см. образец ниже).
- Сформировать приказ «О предоставлении отпуска по беременности и родам» (или «Об отпуске по уходу за ребёнком») и подписать его.
- Получить от сотрудницы больничный лист (листок нетрудоспособности) в электронном виде через портал Госуслуг или в бумажной форме.
- Внести запись в трудовую книжку в соответствии с образцом.
- Сделать копию записи (фото/скан) и приложить её к личному делу работника.
- Уведомить сотрудницу о том, что запись сделана, и предоставить ей копию приказа.
Образец заявления сотрудницы
Заявление должно быть написано в свободной форме, но обязательно должно содержать:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Дата подачи заявления;
- Требуемый период отпуска (дата начала и примерная дата окончания);
- Подпись.
<Дата> 2026 г. Директору ООО «Пример» Иванову И.И. от Ивановой Марии Петровны, инженера‑технолога Заявление Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам с г. по г. (140 календарных дней) и отпуск по уходу за ребёнком до г. в соответствии со ст. 255 ТК РФ. Подпись ___________________ г.
Как запись влияет на трудовой и страховой стаж
- Отпуск по беременности и родам полностью входит в трудовой и страховой стаж (140 дней).
- Отпуск по уходу за ребёнком также засчитывается в стаж, но только в том объёме, который предусмотрен законодательством (до 3 лет). При этом в расчёте страховых выплат учитывается весь период ухода.
- Запись в трудовой книжке фиксирует эти периоды, что позволяет работнице получать полные выплаты по пенсии, а также право на ежегодный основной отпуск (рабочий год считается с учётом декретного периода).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли оформить запись в трудовой книжке позже пяти рабочих дней?
Теоретически запись должна быть сделана в течение пяти дней. Если срок просрочен, работница имеет право потребовать исправления записи через инспекцию труда или суд.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись «Отпуск по беременности и родам», а потом берётся отпуск по уходу за ребёнком?
В современных книжках рекомендуется объединять оба периода в одну запись «Декретный отпуск». Если запись уже сделана отдельно, следует добавить к ней уточнение о продлении до даты окончания ухода за ребёнком.
Влияет ли запись на расчёт отпускных выплат?
Да. Поскольку отпуск считаеться рабочим периодом, в расчёте среднего заработка за отпускные учитываются все выплаты, полученные до начала декрета, а также надбавки, если они были начислены в течение декретного периода.
Можно ли работать в декретный отпуск и как это отразится в книжке?
Работать в декрете разрешено (по совместительству, частичная занятость), но при этом необходимо оформить отдельный трудовой договор. Декретный отпуск в книжке остаётся без изменений – запись фиксирует период, когда работница имела право на получение пособия.
Типичные ошибки при записи и как их избежать
- Неправильный порядок дат. Дата начала должна предшествовать дате окончания; часто ошибочно ставят обратный порядок.
- Отсутствие номера приказа. Без номера и даты приказа запись считается неполной и может быть оспорена.
- Разделение периода на две записи. По новому образцу рекомендуется использовать одну запись «Декретный отпуск», иначе может возникнуть путаница при расчёте стажа.
- Не учитывается продление. При продлении отпуска (например, до 3 лет) необходимо оформить новый приказ и добавить к существующей записи уточнение о продлении.
- Запись сделана в чужой графе. В трудовой книжке есть отдельные графы для «Отпусков» и «Отпусков по беременности и родам». Записывайте в графу, предназначенную для «Отпусков», но указывайте точный тип отпуска в тексте.
Корректная запись декретного отпуска в трудовой книжке – это гарантия прав работницы и защита интересов работодателя. Следуя законодательным требованиям, используя правильный образец записи и своевременно оформляя все сопутствующие документы, можно избежать большинства трудовых споров.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.
Дата публикации статьи: